ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Faaliyet

Geri

F5.2.2 Doküman Yönetimi

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitenin akademik ve idari birimlerinde yürütülen faaliyetlerde kullanılan dokümanların standartlaştırılmasını sağlamak, tanımlanan ilke ve kurallara uygun doküman oluşturmak, dokümanları gözden geçirmek, dokümanları güncellemek ve düzenlemek, dokümanların kontrolsüz kullanımını engellemek, dokümanların tanımlanmış onay mekanizmaları doğrultusunda yayınlanmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Dokümanların oluşturulması Doküman taleplerinin alınması ve değerlendirilmesi işlemleri Dokümanların prosedüre uygun hale getirilmesi Dokümanların yayınlanması ve duyurulması işlemleri	Doküman Yönetimi Ofis Personeli Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ Organizasyon El Kitabı PP.5.2.İŞA.0017 Doküman Yönetimi İş Akış Süreci PP.5.2.TAL.0003 Doküman Oluşturma Talimatı PP.5.2.LST.0001 Ana Doküman Listesi PP.5.2.FR.0001-Doküman Ekleme - Değiştirme Talep Formu (Talebinizi Sistem Üzerinden Oluşturmak İçin Tıklayınız)	UBYS ÜNİKYS Fiziki Ortam Dijital ortam
İzleme Kriterleri: KG787 Güncellenen doküman sayısının toplam doküman sayısına oranı KG789 Uygun görülmeyen doküman talep sayısı
Riskler: Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması