| Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşiv oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanmak, gelen belgeleri kayıt ve havale yoluyla işleme almak aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. |
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: |
| Faaliyet Adımları |
Görevli |
Bilgi/Tarif Dokümanları |
Kayıt Ortamı |
- Fiziksel evrakın UBYS’ye kayıt İşlemi
- Kurum içi ve dışından UBYS’ye gelen evrakın havalesi
- Fiziksel kayıt olan evrakın zimmet işlemi
- KEP'e gelen evrakların kayıt ve havale işlemleri
- KEP ile gönderilen evrakın mühür ve postalama işlemleri
- Standart dosya planına göre belgenin dosyalanması,
- Belgelerin saklama süreleri sonunda imhası
- Belgelerin kurum arşivinde elektronik olarak arşivlenmesi
|
Evrak Kayıt Ofisi Personeli
Evrak Yönetimi Birimi Yöneticisi
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı
Kurum Arşiv Personeli
ORT-Birim Arşiv Personeli
ORT-EBYS Kullanıcısı |
PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.1.PRS.0006 OMÜ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEMİ KULLANMA USUL VE ESASLARI
|
|
| İzleme Kriterleri: KG776 Gereği zamanında yapılmamış evrak sayısı (yıllık)
KG777 Üst yazı veya eklerinde hata olması nedeniyle iade/iptal edilen evrak sayısı (yıllık)
KG782 Saklama Süreleri Doğru Belirmeden Yapılan Dosyalama sayısı
KG1175 KEP sistemine gelen kutusuna düşüp kayda alınamayan evrak sayısı (hatalı ve mükerrer)
KG1176 KEP sistemine giden kutusuna düşüp gönderilemeyen evrak sayısı |
| Fırsatlar: Kurumsal iş süreçlerini azaltıp kamu hizmetleri için daha çok vakit harcanması
Kamu kurumlarının daha etkin, daha hızlı ve daha az maliyetle hizmet sunması bürokratik sürecin azalması daha çok bilime katkı sağlaması
Kağıt ortamının ortadan kaldırılıp tasarruf edilmesi
Kuruma olan güvenin artması
Kuruma olan itibarın artması
Kurumlar arasında işbirliğinin artması, paydaşlar ile daha kolay ve etkili bilgi paylaşımı yapma fırsatının olması(E-devlet)
Fiziki alan ve insan kaynağından tasarruf edilmesi
Personelin elektronik süreçleri daha iyi takip etmesi sonucunda işin hızlanması
Elektronik süreçte bilgi belge alışverişini etkin, hızlı güvenli bir şekilde yaparak kağıt ve zamandan tasarruf edilmesi
Hızlı bir şekilde belgeye ulaşılması, kullanıcının araştırma sürecinin kısalması
Belgelerin yıpranmasının önlenmesi |