Süreç

PP4.8, R1, Ocak 2023

Yapım İşleri Süreci

SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Yatırım programına ve Üniversitemiz vizyonuna uygun olarak yeni binalar yapmak, Üniversitemize ait binaların bakım onarım ve tadilatlarını yapmak, Üniversitemizin elektrik, su, iletişim, ısınma gibi ihtiyaçlarını gidermek için her türlü yatırım ve bakım onarımını yapmak
GİRDİLER KAYNAKLAR ÇIKTILAR
  • Yıllık Yatırım Programı

  • Birimler arası Yazışma

  • Yapım İşleri Teknik Şartnamesi

  • Bakım İstek Talep Formu

  • İl Mahalli Çevre Kurulu Kararı

  • Isı Ölçümleri

  • Proje

  • Periyodik Bakım Planı

  • Tapu

  • Taşınmaz Tahsis Kararları

  • Kamulaştırma Kararı

  • Görev Planı

  • Birimlerden Gelen Talepler

  • Peyzaj Projesi

  • Mekansal ve Yapısal İhtiyaç Tespiti

  • Taşınmaz Malın Bulunduğu Yer

  • Mevkii ve Sınırları

  • Kamulaştırma Bedeli Tespiti

  • Stratejik Plan

  • Kanun ve Yönetmelikler

  • İş Talep Yazısı

  • Periyodik Bakımlar

  • Daire Başkanlığının Görevlendirme Yazısı

  • OMÜ İş Takvimi

  • Ofis Ortamı

  • Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis

  • Yazılımları

  • İnsan Kaynağı

  • EBYS

  • KAYSİS Yasal Mevzuatı

  • Doğalgaz

  • Katı Yakıt ve Akaryakıt

  • Elektrik

  • Su

  • Klima ve Soğutma Sistemleri

  • Aydınlatma Malzemeleri

  • Isı merkezi ve Isıtma Sistemleri

  • CADD Yazılımları

  • Motorlu Araçlar

  • Bitkisel Üretim

  • Ağaç Atölyesi

  • Keşif metraj ve Proje Programları

  • Ölçme ve Kontrol Ekipmanları

  • Sözleşme

  • Proje Planı

  • Kamulaştırma ile İlgili Bilgi ve Belgeler

  • Proje

  • Fizibilite Raporu

  • Vaziyet Planı

  • Zemin Etüt Raporu

  • Kontrol Raporu

  • Geçici/Kesin Kabul Tutanağı

  • Fiziki Mekân İstatistiki Bilgileri

  • Yapım İşleri İhale Dökümanları

  • Bakım Onarım İstatistikleri ve Raporları

  • Haritalar

  • Muayene ve Kabul tutanağı

  • Sözleşme

  • Temiz İçme Suyu

  • Taşınmaz Cetvelleri

  • Peyzaj Düzenlemesi

  • Yapım İşlerin Proje ve Şartnameye Uygun Olarak Tamamlanması

  • Bakım Onarım Yapılan Cİhazların veya Binaların Sağlam Bir Şekilde Teslim Edilmesi

  • Teknik Ölçüm Raporları

  • Arsa Bedel Tespiti

  • Tapu

  • Metraj ve Yaklaşık Maliyet

Faaliyetler

F4.8.1 Etüd Proje ve Keşif İşleri

Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz proje ihtiyacının karşılanması ve ihaleye çıkılması için gerekli belgelerin hazırlanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Üniversitenin fiziki mekân ve altyapı ihtiyaçları ile mevcut binalarının onarım ihtiyaçlarına ilişkin taleplerin bildirimi.
  • Talep uygunluğunun değerlendirilmesi.
  • Proje, Teknik Şartnamelerin hazırlanması
  • Yaklaşık maliyetin hazırlanması
 
Elektrik Proje Ofisi Personeli
Etüt Proje Ofisi Sorumlusu
Etüt Proje Şube Müdürü
İnşaat Proje Personeli
Makina Proje Ofisi Personeli
PP.4.1.FR.0029-Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli
PP.4.1.İŞA.0002-Şartname Hazırlama İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0003-Yaklaşık Maliyet Hazırlama İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0001-Proje Hazırlama İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0011-Bina Bakım Onarım İş Akış Süreci
  • CAD Programları

  • EBYS

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri:

KG750 Çizilen proje sayısı
KG751 Zamanında teslim edilmeyen proje sayısının toplam proje sayısına oranı

Riskler:

Ham suyun aşırı derece kirli olması nedeniyle içme suyu elde edilememesi
Mekanik ve elektriksel arızalar nedeniyle sisteme su verilememesi
Teknik personel sayısının yetersizliği nedeniyle halihazır haritaların zamanında hazırlanamaması
Teknik Personel Yetersizliği nedeniyle projelerin zamanında hazırlanamaması
İhtiyaç duyulan listenin değişmesi nedeniyle projenin zamanında hazırlanamaması
Yükleniciden kaynaklanan nedenlerle İşin süresi içerisinde tamamlanamaması
Mevzuat gereği teknik personelde bulunması gereken çalışma belgelerinin bulunmaması
Teknik personellerin mevzuat değişiklikleri ile ilgili eğitimleri alamaması nedeniyle projelerin mevzuata uygun hazırlanamaması

Fırsatlar:

Personelin teknik becerisini geliştirecek yeni teknolojilere uyum sağlayacak eğitimlerin verilmesi

F4.8.2 Yapı Denetim İşleri

Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz tarafından yapılan yapım ihalelerinin mevzuata uygun olarak sonuçlandırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Yüklenici firmaya yer tesliminin yapılması
  • Yüklenici firmanın yaptığı imalatları projeye uygunluğunun yerinde denetlenmesi ve uygun olmayan imalatların düzeltilmesinin sağlanması
  • Yüklenicinin talebi üzerine hakediş düzenlenmesi
  • Gerekli durumlarda ilave iş, iş eksilişi, iş artışı, imalat değişikliği olurları alınarak bu olurlara uygun imalatların yaptırılması
  • Geçici kabul belgesinin düzenlenerek, kabul heyetinin oluşturulması
  • Kabul heyetine eşlik edilerek geçici kabulün yapılması
Yapı Denetim Personeli
Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı
Yapım Şube Müdürü
PP.4.8.FR.0009-Malzeme Çıkış Formu
PP.4.8.İŞA.0002-İnşaat Kontrollüğü İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0011-Bina Bakım Onarım İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0012-Geçici Kabul İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0013-Hakediş Hazırlama İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0014-Kesin Kabul İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0015-Yapım Yönetim İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0016-Yeni Bina ve Tesis Yapımı İş Akış Süreci
  • EBYS

  • MYS

  • Hakediş Programı

  • EKAP

  • Cad Programları

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri:

KG752 Yüklenici firmanın ihale konusu işi zamanında teslim etmeme oranı
KG753 O yıla ait ödeneğin harcanma oranı
KG754 İş kazası sayısı

Riskler:

Alınması gereken güvenlik önlemlerin alınmaması nedeniyle oluşan iş kazaları
İmalatın proje uygunsuzluğu imalat yapılan eşyaların istenilen standartlarda olmaması, uygun olmayan malzemeler nedeniyle oluşan sorunlar
İdareden kaynaklanan nedenlerle işlerin zamanında tamamlanamaması

Fırsatlar:

Mesleki fuarlara katılarak yeni teknoloji ve ürünlerin tanınarak üniversitemizde uygulanması

F4.8.3 Makine İşletme

Faaliyetin Amacı: Yapılardaki, ısıtma, soğutma, sıhhi tesisat sistemlerinin işletilmesi ve bakım onarımının yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Arıza ya da bakım formunun birimi havale edilmesi
  • Yapılacak çalışmaların planlanarak malzeme teminin yapılması
  • Arızanın giderilmesi
  • Planlanan bakım onarımların yapılması
Altyapı Şube Müdürü
Makina İşletme Ofisi Personeli
Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı
PP.4.8.FR.0002-Teknik Servis Onarım Talep İşlem Formu
PP.4.8.FR.0003-Aylık Teknik Bakım ve Onarım Çizelgesi
PP.4.8.FR.0004-Periyodik Bakım Takip Formu
PP.4.8.FR.0005-Cihaz Bakım Takip Formu
PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu
PP.4.8.İŞA.0004-Makine Periyodik Bakım Hizmetleri İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0006-Isıtma İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0007-Soğutma İşlemi İş Akış Süreci
  • EBYS

  • ÜNİKYS
  • Fiziki Arşiv

  • Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri:

KG755 Üniversitede meydana gelen su arızası sayısı
KG756 Buhar hatlarında meydana gelen arıza sayısı
KG757 Tamamlanmayan makine bakım onarım talep sayısının toplam talep sayısına oranı

Riskler:

Kullanılan malzemenin zamanında temin edilememesi, bakım onarım işlemlerinin zamanında yapılamaması nedeniyle meydana gelen sorunlar

Fırsatlar:

Mesleki fuarlara katılarak yeni teknoloji ve ürünlerin tanınarak üniversitemizde uygulanması
Teknik personele yeni teknolojiler ve uygulamalarla ilgili eğitimler verilmesi

F4.8.4 Isıtma ve Soğutma

Faaliyetin Amacı: Üniversitemize ait binalardaki ısıtma ve soğutma işlemlerinin yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  •  Buhar kazanlarının işletilmesi
  • Eşanjör merkezinin işletilmesi
  • Klima havalandırma sisteminin işletilmesi
 
Altyapı Şube Müdürü
Isı Merkezi Birimi Personeli
Isı Merkezi Sorumlusu
Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı
PP.4.8.FR.0003-Aylık Teknik Bakım ve Onarım Çizelgesi
PP.4.8.FR.0004-Periyodik Bakım Takip Formu
PP.4.8.FR.0005-Cihaz Bakım Takip Formu
PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu
PP.4.8.İŞA.0005-Tesisler Periyodik Bakım İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0006-Isıtma İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0007-Soğutma İşlemi İş Akış Süreci
  • EBYS

  • ÜNİKYS
  • Fiziki Arşiv

  • Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri:

KG758 Üniversitede meydana gelen klima arızası sayısı
KG759 Yapılarda meydana gelen ısıtma arızası sayısı
KG760 Isıtma ve soğutma ile ilgili Bakım Onarım işlerinin zamanında yapılmaması nedeniyle oluşan arıza sayısı

Riskler:

Kullanılan malzemenin zamanında temin edilememesi, bakım onarım işlemlerinin zamanında yapılamaması nedeniyle meydana gelen sorunlar
Alınması gereken güvenlik önlemlerinin alınmaması nedeniyle oluşan iş kazaları
Bakım Onarım işlerinin zamanında yapılmaması nedeniyle oluşan arızalar
Mevzuat gereği teknik personelde bulunması gereken çalışma belgelerinin bulunmaması

Fırsatlar:

Verimsiz cihazların daha verimli cihazlarla değiştirilmesi neticesinde elektrik tüketiminin azaltılması
Binalara yalıtım yapılması suretiyle ısınma giderinin azaltılması
Teknik personele yeni teknolojiler ve uygulamalarla ilgili eğitimler verilmesi

F4.8.5 Elektrik İşletme

Faaliyetin Amacı: Üniversitemizdeki binaların elektrik talebinin kesintisiz olarak karşılanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Arıza yada bakım formunun birime havale edilmesi,
  • Yapılacak çalışmaların planlanarak malzeme teminin yapılması
  • Arızanın giderilmesi yada planlanan çalışmanın yapılması
  • Bakım onarım yapılması
Elektrik İşletme Ofisi Personeli
Elektrik İşletme Ofisi Sorumlu Yardımcısı
İşletmeler Şube Müdürü
Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı
PP.4.8.FR.0010-Jeneratör Periyodik Bakım Formu
PP.4.8.FR.0004-Periyodik Bakım Takip Formu
PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu
PP.4.8.İŞA.0008-Elektrik Periyodik Bakım Hizmetleri İş Akış Süreci
  • EBYS

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri:

KG761 İhtiyaç halinde iken jeneratörlerin çalışmama durumu sayısı
KG762 Yüksek Gerilim Arıza Sayısı

Riskler:

Kullanılan malzemenin zamanında temin edilememesi, bakım onarım işlemlerinin zamanında yapılamaması nedeniyle meydana gelen sorunlar
Alınması gereken güvenlik önlemlerin alınmaması nedeniyle oluşan iş kazaları
Elektrik kesintisi nedeniyle işlerin veya eğitim öğretimin aksaması

Fırsatlar:

Verimsiz armatürlerin daha verimli armatürlerle değiştirilmesi neticesinde elektrik tüketiminin azaltılması
Teknik personele yeni teknolojiler ve uygulamalarla ilgili eğitimler verilmesi

F4.8.6 İçme Suyu

Faaliyetin Amacı: Üniversitemize ait Kurupelit Kampüsünün temiz su ihtiyacının karşılanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Karakavuk göleti ve iletim hatlarının işletilmesi
  • Temiz su arıtma tesisi işletilmesi
 
Altyapı Şube Müdürü
Temiz su Arıtma Tesisi Birimi Personeli
Temiz su Arıtma Tesisi Birimi Sorumlusu
Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı
PP.4.8.FR.0004-Periyodik Bakım Takip Formu
PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu
PP.4.8.İŞA.0009-İçme Suyu İş Akış Süreci
PP.4.8.İŞA.0005-Tesisler Periyodik Bakım İş Akış Süreci
  • EBYS

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri:

KG763 Kullanılan su miktarı (TON)
KG764 Su kalitesi hedefleri doğrultusunda yapılan analizlerde uygun olmayan sonuçların toplam analiz sayısına oranı

Riskler:

Alınması gereken güvenlik önlemlerin alınmaması nedeniyle oluşan iş kazaları
Ham su alınan göletin kullanım süresinin dolması
Su kalite hedeflerinin tutturulamaması

Fırsatlar:

Enerji birimi tarafından belirlenen tedbirlerinin alınarak maliyetlerin düşürülmesi
Teknik personele yeni teknolojiler ve uygulamalarla ilgili eğitimler verilmesi

F4.8.7 Kamulaştırma Harita İşlemleri

Faaliyetin Amacı: Üniversitemize ait bina ve mekansal ihtiyaçların karşılanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Gelişim Planı Hazırlanması
  • Altyapı Haritası Hazırlanması
  • Şerh Kaldırma İşlemi
  • Bina ruhsat işlemleri
Etüt Proje Şube Müdürü
Harita ve Kamulaştırma Birimi Personeli
Temiz su Arıtma Tesisi Birimi Sorumlusu
Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı
PP.4.8.İŞA.0010-Harita ve Kamulaştırma İş Akış Süreci
  • EBYS

  • CAD Programları

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri:

KG765 Ruhsatlı bina sayısının toplam bina sayısına oranı
KG766 Halihazır harita alımı alanı yapılan alan
KG767 Üniversite kampüs Gelişim Planı içerisinde tematik harita hazırlanma sayısı

Riskler:

İnşaat ruhsatı olmadan çalışmaya başlanması
Halihazır harita yapım bölgelerinde uydu ölçüm sistemlerinin çalışmaması

Fırsatlar:

Üniversitemize ait gelişim planının onaylanarak yapılan tüm inşaatların bu plana uygun olarak yapılması

F4.8.8 Telefon Santrali İşletmesi

Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz hatlarına gelen telefon çağrılarının ve üniversitemiz tarafından yapılan çağrıların kesintisiz olarak gerçekleştirilmesi
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Çağrı merkezinin işletilmesi
  • Telefon santrali işletilmesi
  • Yeni telefon hattı tesisi
 
Telefon Santral Ofisi Personeli
Telefon Santral Ofisi Sorumlusu
Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı
PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu
PP4.4.İŞA.0003-Telefon ve faks sistemlerinin işletilmesi iş akış süreci
  • EBYS
  • Çağrı Hizmetleri Yazılımı
  • ÜNİKYS
  • Fiziki Arşiv
  • Elektronik Ortam
 
İzleme Kriterleri:

KG768 Cevaplanmayan çağrıların toplam çağrılara oranı
KG769 Çağrı merkezi ile ilgili KALEM ya da CİMER’e yapılan başvuru sayısı
KG770 Cevaplanan çağrılarda ortalama çağrı bekleme süresi

Riskler:

Personel yetersizliğinden dolayı çağrıların geç cevaplanması
Santral donanım ve yazılım arızalarından dolayı çağrıların cevaplanamaması

Fırsatlar:

Vardiya sistemine geçilmesi