ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP1.4, R1, Ocak 2024

Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: ckurnaz@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği sürecinde yapılan tüm iş, işlem ve faaliyetlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla kontrol edilebilirlik ve şeffaflık kriterlerinin sağlanması, bu kriterler ışığında Üniversitenin hedeflediği uluslararasılaşma hedeflerine ulaşılması
YÖK, Türkiye Ulusal Ajansı, Avrupa Komisyonu ve diğer ilgili kurumların duyuruları ve yazıları Rektörlük yazıları Bireysel başvurular (Personel, Öğrenci) Birimlerden gelen talepler Yurtdışındaki kurumlardan gelen işbirliği talepleri Proje ara ve nihai raporları OMÜ İş Takvimi	Ofis ortamı Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları İnsan kaynakları EBYS KAYSİS Üniversitelerarası işbirliği protokolleri (Erasmus, Mevlana, Uluslararası İşbirlikleri vb.) Online başvuru sistemi, Öğrenci işleri otomasyonu YÖS başvuru ve yerleştirme sistemi YÖK’ün eğitim-öğretim ve değişim programları ile ilgili yönetmelikleri AB Eğitim ve Gençlik Programları Program Rehberleri Erasmus Uygulama El Kitabı TURNA Sistemi ECAS Sistemi SALTO-Youth Sistemi	İşbirliği protokolleri Tanıtım materyalleri (broşür, afiş vb.) Duyurular ve bilgilendirmeler Ders bilgi paketi YÖS sınav sonuçları Tanınma belgesi Katılım belgeleri Sertifikalar Öğrenci aday gösterme belgesi Öğrenciye özel dokümanlar Veriler ve raporlar Proje Başvuruları

Faaliyetler

F1.4.1 Uluslararası ortak eğitim programlarının açılmasına katkıda bulunmak

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemizde yürütülen uluslararası ortak eğitim öğretim programlarının sayısını artırarak uluslararası kampüs hedefine yaklaşmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Uluslararası ortak eğitim programlarıyla ilgili bilgilendirmelerin ve duyuruların yapılması Program başvurularıyla ilgili teknik destek sağlanması	Erasmus Kurum Koordinatörü Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı Uluslararası İşbirlikleri Koordinatörü	PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ	Web Sayfası EBYS Evrak Arşivleme ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG606 Yapılan program başvurusu sayısının bir önceki yıla göre artış oranı
Riskler: Hareketliliğini tamamlamayan, evraklarını ibraz etmeyen öğrenci/personel bulunması durumunda önceden ödenen hibenin geri alınamamasından doğacak mali zararlar İngilizce verilen derslerin sayısının halen az olması nedeniyle gerçekleşebilecek düşük talep
Fırsatlar: Akademik birimlerin uluslararası ortak programlarla ilgili farkındalığının ve istekliliğinin artması

F1.4.2 Uluslararası hareketlilik programlarından Üniversite genelinde yaygın olarak faydalanılmasına katkıda bulunmak

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanmayı Üniversite genelinde yaygınlaştırarak öğrencilerin ve personelin uluslararası bilgi, beceri yetkinliklerini artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanan birimlerin/programların takip edilmesi Üniversite genelinde öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi Hareketlilik faaliyeti olmayan birimler başta olmak üzere öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi	Erasmus Birim Koordinatörü Erasmus Kurum Koordinatörü Mevlana Kurum Koordinatörü	PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ	EBYS Birim Web sayfası Evrak Arşivleme ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG607 Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanan birim sayısı KG608 Üniversite genelinde öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantısı sayısı KG609 Birimlerde öğrencilere ve koordinatörlere yönelik yapılan bilgilendirme toplantı sayısı
Riskler: Akademik birimlerin bu programlar içinde yer almak istememesi durumunda başvuru yapılamayacak olması Program koordinatörlüklerindeki yıl içindeki iş yoğunluğu nedeniyle hedeflenen sayıda toplantı düzenlenememesi
Fırsatlar: Uzaktan Erişim Teknolojilerinin gelişmesiyle özellikle kampüs dışı birimlere çevrimiçi toplantılarla ulaşarak bilgilendirme yapılabilmesi “Evde Uluslararasılaşma” adı verilen çevrimiçi uluslararası hareketlilik faaliyetleri yurtdışına farklı sebeplerden gidemeyen öğrencilerin de hareketlilik faaliyetlerine katılabilmesi

F1.4.3 Uluslararası işbirliği ve tanıtım faaliyetleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitenin uluslararası işbirliği yapabileceği kurum/kuruluş sayısını ve işbirliği alanlarını artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Çalışma alanına giren ulusal/uluslararası eğitim, fuar, konferans, seminer vb. etkinliklere katılım Üniversitenin uluslararası düzeyde tanıtımına yönelik her türlü materyalin hazırlanmasına katkıda bulunmak Üniversite ile diğer ülkelerdeki örgün ve yaygın eğitim kurumları arasında kültürel, sanatsal, bilimsel alanlar ile eğitim‒öğretim konularında ortak faaliyetler Uluslararası ilişkiler alanına giren konularda Üniversite içinde her türlü duyuru, tanıtım ve bilgilendirmeyi yaparak yazışma, haberleşme ve belge hazırlama konularında teknik destek sağlamak	Erasmus Birim Koordinatörü Erasmus Kurum Koordinatörü Mevlana Birim Koordinatörü Mevlana Kurum Koordinatörü OMÜ-YÖS Koordinatörü Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı Uluslararası İşbirlikleri Koordinatörü Uluslararası Öğrenci Ofisi Personeli Uluslararası Öğrenci Koordinatörü	PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ	EBYS Birim Web Sayfası Etkinlik Raporları ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG610 Katılım sağlanan fuar, konferans, seminer vb. etkinlikler sonucu gerçekleşen işbirliği faaliyeti sayısı
Riskler: Mali nedenlerle etkinliklere katılım sağlanamaması
Fırsatlar: Uzaktan Erişim Teknolojilerinin bu tür faaliyetlere erişimi kolaylaştırması ve maliyetleri düşürmesi

F1.4.4 Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği ile ilgili işlemler

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesinde Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Erasmus Hibe Başvurusu Erasmus Başvurularının alınması Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş, ödeme ve dönüş işlemlerinin yapılması Raporlama	Erasmus Birim Koordinatörü Erasmus Kurum Koordinatörü ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı	PP.4.2.FR.0011-Banka Hesap Açma-Kapama Formu PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.İŞA.0004-Erasmus Giden Öğrenci İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0007-Erasmus Giden Akademik Personel İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0009-Erasmus Giden İdari Personel İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0010-Erasmus Staj Hareketliliği İş Akış Süreci	EBYS Evrak Arşivleme ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG611 Hareketlilik faaliyetini gerçekleştiren öğrenim öğrencisi sayısının seçilen öğrenci sayısına oranı KG612 Erasmus hareketlilik faaliyetini gerçekleştiren staj öğrencisi sayısının seçilen öğrenci sayısına oranı KG613 Erasmus hareketlilik faaliyetini gerçekleştiren akademik personel sayısının seçilen personele oranı KG614 Hareketlilik faaliyetini gerçekleştiren idari personel sayısının seçilen personele oranı
Riskler: Feragat eden öğrenci/personel nedeniyle hibe kullanım oranlarının düşmesi Hareketliliğini tamamlamayan, evraklarını ibraz etmeyen öğrenci/personel bulunması durumunda önceden ödenen hibenin geri alınamamasından doğacak mali zararlar
Fırsatlar: Öğrenci ve personelin program hakkındaki farkındalığının artması

F1.4.5 Mevlana Değişim Programı ile ilgili işlemler

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Mevlana Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Mevlana Hibe Başvurusu Mevlana Başvurularının alınması Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş ve dönüş işlemlerinin yapılması Raporlama	Mevlana Birim Koordinatörü Mevlana Kurum Koordinatörü ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi	PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.İŞA.0002-Mev. Giden Öğr.İş Akış Süreci	EBYS Evrak Arşivleme Web sayfası ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG615 Mevlana Hareketlilik faaliyeti gerçekleştiren öğrenci sayısının seçilen öğrenci sayısına oranı KG616 Mevlana öğrenci hareketliliğinde kullanılan bütçenin tahsis edilen bütçeye oranı KG617 Mevlana personel hareketliliğinde kullanılan bütçenin tahsis edilen bütçeye oranı
Riskler: Hibelerde önceden öngörülemeyen düşüşler olması halinde faydalanma sayısının düşmesi Feragat eden öğrenci/personel nedeniyle hibe kullanım oranlarının düşmesi
Fırsatlar: Öğrenci ve personelin program hakkındaki farkındalığının artması

F1.4.6 İkili İşbirlikleri ile giden öğrenciler ile ilgili işlemler

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: İkili İşbirliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Başvuruların alınması Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş ve dönüş işlemlerinin yapılması		PP.1.4.PRS.0002 OMÜ ULUSLARARASI İŞBİRLİKLERİ (PROTOKOLLER) KAPSAMINDAKİ ÖĞRENCİ VE PERSONEL DEĞİŞİM UYGULAMA YÖNERGESİ PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.İŞA.0014-İkili İşbi. Giden Öğrenci İş Akış Süreci	EBYS Evrak Arşivleme Web sayfası ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG624 İkili İşbirlikleri gelen öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı KG625 İkili İşbirlikleri gelen personel sayısının bir önceki yıla oranı
Riskler: İkili işbirliği programları ödeneksiz olduğu için düşük hareketlilik sayıları olması

F1.4.7 Üniversiteye gelen yabancı öğrencilerin/personelin işlemlerini yürütmek ve izlemek

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversiteye gelen uluslararası öğrenci ve personelin işlemlerini etkin ve şeffaf şekilde yürüterek Üniversitemizin uluslararası alandaki itibarına katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Erasmus programıyla gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek Mevlana programıyla gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek İkili İşbirliği kapsamında gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek Derece öğrencilerinin başvuru ve kayıt işlemlerini yürütmek ve izlemek	Uluslararası Öğrenci Ofisi Personeli	PP.1.4.PRS.0002 OMÜ ULUSLARARASI İŞBİRLİKLERİ (PROTOKOLLER) KAPSAMINDAKİ ÖĞRENCİ VE PERSONEL DEĞİŞİM UYGULAMA YÖNERGESİ PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.İŞA.0013-İkili İşbir. Gelen Öğrenci İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0001-Mevlana Gelen Öğrenci İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0003-Mevlana Gelen Akademik Personel İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0005-Erasmus Gelen Öğrenci İş Akış Süreci	Web Sayfası Evrak Arşivi EBYS ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG620 Erasmus gelen öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı KG621 Erasmus gelen personel sayısının bir önceki yıla oranı KG622 Mevlana gelen öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı KG623 Mevlana gelen personel sayısının bir önceki yıla oranı KG624 İkili İşbirlikleri gelen öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı KG625 İkili İşbirlikleri gelen personel sayısının bir önceki yıla oranı KG626 Yeni kayıt yaptıran uluslararası öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı
Fırsatlar: Samsun’un eskisine kıyasla öğrenciler tarafından daha tercih edilir konuma gelmesi Üniversitede disiplinlerarası ve İngilizce programların sayısının artmakta olması

F1.4.8 Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin için oryantasyon, sosyal ve kültürel programlar düzenlemek

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin üniversiteye ve çevreye sosyal ve kültürel uyumunu uyumunu sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Değişim öğrencileri için uyum programı Derece öğrencileri için uyum programı Sosyal ve kültürel programlar	Uluslararası Öğrenci Ofisi Personeli	PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ PP.1.4.İŞA.0013-İkili İşbir. Gelen Öğrenci İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0001-Mevlana Gelen Öğrenci İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0003-Mevlana Gelen Akademik Personel İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0005-Erasmus Gelen Öğrenci İş Akış Süreci PP.1.4.İŞA.0017-Uluslararası Öğrenci Ofisi İş Akış Süreci	EBYS Web Sayfası ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG627 Düzenlenen programlara katılan öğrencilerin gelen öğrencilere oranı
Riskler: Değişim öğrencilerinin geliş tarihlerindeki farklılıklar sebebiyle tüm öğrencilerin programlara katılamaması
Fırsatlar: Uzaktan Erişim Sistemleriyle katılımın artması

F1.4.9 Yurt içi ve yurt dışında yapılacak olan Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını (OMÜ-YÖS) koordine etmek ve yürütmek

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını (OMÜ-YÖS) Sınavının bilinirliğini ve tercih edilirliğini yükselterek Üniversitemizin uluslararası itibarına katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: UZAKTAN EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ
YÖS sınavının yapılacağı merkezlerle ilgili işlemler YÖS Sınavı başvuru işlemleri YÖS Sınavı gerçekleştirme işlemleri	OMÜ-YÖS Koordinatörü	PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ	Web sayfası EBYS Evrak Arşivleme ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG628 OMÜ-YÖS Sınavına giren öğrenci sayısındaki artış oranı
Fırsatlar: Ülkemize gelmek isteyen öğrenci talebinin artması nedeniyle sınava giriş sayılarının artışı

F1.4.10 Üniversitenin İngilizce web sayfasının hazırlanmasına katkıda bulunmak

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversite ile ilgili haber ve duyuruların yurtdışından siteye giren potansiyel öğrenciler ve paydaşlar için erişilebilir olmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Çeviri hizmeti (haber ve duyurular)		PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ	Web sayfası
İzleme Kriterleri: KG629 Yıl içinde yapılan haber çeviri sayısı
Fırsatlar: Web sayfalarının üniversiteyi tercih etme aşamasında incelenen ilk kaynak olması