Görev Tanımı
PP1.4.GT.0263, R2, Ekim 2022
Görev Adı: Mevlana Ofis Personeli
Kod: GT263
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Mevlana Programı giden/gelen öğrenci ve gelen personel başvuru işlemlerini yürütmek (öğrenci başvurularının teslim alınması ve formların imza transkript gibi eksiklerinin kontrolü)
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenciler için oryantasyon programı hazırlamak,
- Hareketliliğe hak kazanan öğrencilerin karşı kurumlara başvuru ve kabul işlemlerini takip etmek
- Kabul edilen öğrenci ve personelin pasaport ve vize işlemlerinde ofis tarafından sağlanacak belgeleri hazırlamak ve öğrencilere ulaştırmak
- Mevlana ile ilgili resmi yazıları yazmak, takip etmek ve dosyalamak
- Hareketlilik süresince öğrencilerin ve personelim ofisle ve bölümleri ile koordinasyonunu sağlamak, ilgili belgelerin işlem süreçlerini takip etmek
- Transkriptleri ulaşan öğrencilere transkriptlerini teslim etmek, dönüş evraklarını kontrol etmek ve dönüş işlemlerini evraklarını kontrol ederek kalan ödemenin yapılabilmesi için dosyalarını hazırlamak,
- Mevlana programı ile ilgili bilgi almak için gelen öğrencilere programla ilgili detaylı bilgi vermek,
- Web sayfasındaki bilgileri kontrol ederek güncel tutmak
- Mevlana Programı ile ilgili duyuruları Üniversite genelinde duyurmak
- Proje Bazlı Mevlana Programı başvurularının YÖK’e gönderilmesi işlemlerini takip etmek
- Mevlana Programı ile ilgili olarak YÖKSİS’e veri girişini yapmak
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
- Mevlana Kurum Koordinatörü
Aranan Nitelikler
Ofis programlarını kullanabilme, kültürlerarası iletişim becerisi
Revizyon Geçmişi
Revizyon Numarası
Revizyon Gerekçesi
Revizyon Tarihi
2
25.10.2022
Görev Adı: Mevlana Ofis Personeli
Kod: GT263
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Mevlana Programı giden/gelen öğrenci ve gelen personel başvuru işlemlerini yürütmek (öğrenci başvurularının teslim alınması ve formların imza transkript gibi eksiklerinin kontrolü)
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenciler için oryantasyon programı hazırlamak,
- Hareketliliğe hak kazanan öğrencilerin karşı kurumlara başvuru ve kabul işlemlerini takip etmek
- Kabul edilen öğrenci ve personelin pasaport ve vize işlemlerinde ofis tarafından sağlanacak belgeleri hazırlamak ve öğrencilere ulaştırmak
- Mevlana ile ilgili resmi yazıları yazmak, takip etmek ve dosyalamak
- Hareketlilik süresince öğrencilerin ve personelim ofisle ve bölümleri ile koordinasyonunu sağlamak, ilgili belgelerin işlem süreçlerini takip etmek
- Transkriptleri ulaşan öğrencilere transkriptlerini teslim etmek, dönüş evraklarını kontrol etmek ve dönüş işlemlerini evraklarını kontrol ederek kalan ödemenin yapılabilmesi için dosyalarını hazırlamak,
- Mevlana programı ile ilgili bilgi almak için gelen öğrencilere programla ilgili detaylı bilgi vermek,
- Web sayfasındaki bilgileri kontrol ederek güncel tutmak
- Mevlana Programı ile ilgili duyuruları Üniversite genelinde duyurmak
- Proje Bazlı Mevlana Programı başvurularının YÖK’e gönderilmesi işlemlerini takip etmek
- Mevlana Programı ile ilgili olarak YÖKSİS’e veri girişini yapmak
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
- Mevlana Kurum Koordinatörü
Aranan Nitelikler
Revizyon Geçmişi
| Revizyon Numarası | Revizyon Gerekçesi | Revizyon Tarihi |
|---|---|---|
| 2 | 25.10.2022 |