Görev Tanımı
PP5.1.GT.0596, R0, Ekim 2026
Görev Adı: Sekreterlik Hizmetleri Birim Yöneticisi
Kod: GT596
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Rektörün çalışma programını, günlük, haftalık ve aylık faaliyet takvimini planlamak, takip etmek ve koordinasyonunu sağlamak.
- Rektörün kurum içi ve kurum dışı görüşme, toplantı, ziyaret, tören ve diğer programlarına ilişkin hazırlıkları yapmak, gerekli koordinasyonu sağlamak ve takip etmek.
- Rektörlüğe yapılan görüşme ve randevu taleplerini değerlendirmek, planlamak ve ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak.
- Rektörlüğe gelen ziyaretçilerin karşılanması, ağırlanması ve yönlendirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.
- Rektörlük makamının temsil, protokol ve ağırlama hizmetlerinin ilgili mevzuat ve protokol kuralları çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.
- Sorumlu olduğu birimin sevk ve idaresini sağlamak.
- Sorumlu olduğu personelin çalışma saatleri ve izinlerinin kontrolünü sağlamak.
- Birimin evrak, arşiv ve yazışma işlemlerinin düzenli, etkin ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.
- Amirleri tarafından verilen ve görev alanı ile ilgili diğer görevleri yerine getirmek.
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
- Şube Müdürü
Aranan Nitelikler
- Üniversitelerin en az lisans programlarından mezun olmak.
Revizyon Geçmişi
Revizyon Numarası
Revizyon Gerekçesi
Revizyon Tarihi
0
26.10.2026
Görev Adı: Sekreterlik Hizmetleri Birim Yöneticisi
Kod: GT596
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Rektörün çalışma programını, günlük, haftalık ve aylık faaliyet takvimini planlamak, takip etmek ve koordinasyonunu sağlamak.
- Rektörün kurum içi ve kurum dışı görüşme, toplantı, ziyaret, tören ve diğer programlarına ilişkin hazırlıkları yapmak, gerekli koordinasyonu sağlamak ve takip etmek.
- Rektörlüğe yapılan görüşme ve randevu taleplerini değerlendirmek, planlamak ve ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak.
- Rektörlüğe gelen ziyaretçilerin karşılanması, ağırlanması ve yönlendirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.
- Rektörlük makamının temsil, protokol ve ağırlama hizmetlerinin ilgili mevzuat ve protokol kuralları çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.
- Sorumlu olduğu birimin sevk ve idaresini sağlamak.
- Sorumlu olduğu personelin çalışma saatleri ve izinlerinin kontrolünü sağlamak.
- Birimin evrak, arşiv ve yazışma işlemlerinin düzenli, etkin ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.
- Amirleri tarafından verilen ve görev alanı ile ilgili diğer görevleri yerine getirmek.
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
- Şube Müdürü
Aranan Nitelikler
- Üniversitelerin en az lisans programlarından mezun olmak.
Revizyon Geçmişi
| Revizyon Numarası | Revizyon Gerekçesi | Revizyon Tarihi |
|---|---|---|
| 0 | 26.10.2026 |