ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Faaliyet

Geri

F5.2.1 Süreç Yönetimi

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitede yürütülen süreçlerin kalite güvence sistemine uygun olarak izlenmesi ve iyileştirilmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Süreç Kartlarının Takip İşlemleri Doküman Taleplerinin Alınması ve Değerlendirilmesi İşlemleri Dokümanların Oluşturulması ve Yayınlanması İşlemleri Risk Bildirimlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi Risk güncelleme işlemleri Fırsat Yönetim İşlemleri	Doküman Yönetimi Ofis Personeli Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Risk ve Fırsat Yönetimi Ofis Personeli	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu PP.5.2.FR.0026 Risk ve Fırsat Kayıt Formu PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0001-Doküman Ekleme - Değiştirme Talep Formu (Talebinizi Sistem Üzerinden Oluşturmak İçin Tıklayınız) PP.5.2.LST.0001 Ana Doküman Listesi	ÜNİKYS EBYS Fiziki ortam
İzleme Kriterleri: KG787 Güncellenen doküman sayısının toplam doküman sayısına oranı KG788 Hatalı güncellenen doküman sayısının toplam güncellenen doküman sayısına oranı KG789 Uygun görülmeyen doküman talep sayısı KG790 Uygun görülmeyen risk bildirim sayısı KG791 Yüksek risk grubunda yer alan risk sayısının toplam risk sayısına oranı
Riskler: Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması YGG sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi Birimlerin risklerini doğru değerlendirememeleri nedeniyle sürecin başarı performansının düşmesi Olasılık/etkilerin doğru belirlenememesi nedeniyle risk puanının hatalı olması Yüksek risk grubundaki risklere DİF açılmaması nedeniyle riskin düşürülememesi Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması İç tetkik sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi
Fırsatlar: İç kaynaklarla üretilen OMÜ’ye özgü KALEM yazılımının kullanılıyor olması KALEM Doküman yönetimi modülü ile kontrolsüz doküman kullanımının minimuma indirilmesi KALEM Risk ve Fırsat modülü ile üniversitenin risk ve fırsatlarının anlık takip edilebilir olması