ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Faaliyet

Geri

F5.1.3 Yazı İşleri ve Evrak Yönetimi

Faaliyet Adımları	Görevli	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşiv oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanmak, gelen belgeleri kayıt ve havale yoluyla işleme almak aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Fiziksel evrakın EBYS’ye kayıt İşlemi Kurum içi ve dışından Ebys’ye gelen evrakın havalesi Fiziksel kayıt olan evrakın zimmet işlemi	Evrak Kayıt Ofisi Personeli Evrak Yönetimi Birimi Yöneticisi GEN Yazı İşleri Birimi Yöneticisi İç Yazışma Ofisi Personeli ORT-Yazı İşleri Personeli	EBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG776 Gereği zamanında yapılmamış evrak sayısı (yıllık) KG777 Üst yazı veya eklerinde hata olması nedeniyle iade/iptal edilen evrak sayısı (yıllık) KG778 Gönderilemeyen KEP (Kayıtlı elektronik posta) sayısı
Fırsatlar: Kurumsal iş süreçlerini azaltıp kamu hizmetleri için daha çok vakit harcanması Kamu kurumlarının daha etkin, daha hızlı ve daha az maliyetle hizmet sunması bürokratik sürecin azalması daha çok bilime katkı sağlaması Kağıt ortamının ortadan kaldırılıp tasarruf edilmesi Kuruma olan güvenin artması Kuruma olan itibarın artması Kurumlar arasında işbirliğinin artması, paydaşlar ile daha kolay ve etkili bilgi paylaşımı yapma fırsatının olması(E-devlet)