ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Geri

F5.1.5 Arşiv Yönetimi Faaliyeti

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarılması suretiyle kurumsal arşivin oluşturulması kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanılarak, gelen belgelerin kaydı havalesi ve işleme alınması aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütmektir.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Standart dosya planına göre belgenin dosyalanması, Belgelerin saklama süreleri sonunda imhası Belgelerin kurum arşivinde elektronik olarak arşivlenmesi	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı Kurum Arşiv Personeli ORT-Birim Arşiv Personeli ORT-EBYS Kullanıcısı ORT-Yazı İşleri Personeli	PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ	EBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG782 Saklama Süreleri Doğru Belirmeden Yapılan Dosyalama sayısı
Fırsatlar: Belgelerin yıpranmasının önlenmesi Fiziki alan ve insan kaynağından tasarruf edilmesi Hızlı bir şekilde belgeye ulaşılması, kullanıcının araştırma sürecinin kısalması