ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP4.3, R3, Ocak 2025

İnsan Kaynakları Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: ckurnaz@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: İnsan Kaynakları sürecinde yapılan tüm iş, işlem ve faaliyetlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla kontrol edilebilirlik ve şeffaflık kriterlerinin sağlanması, bu kriterler ışığında toplumsal faydaya dönüşen hizmet vermek
Atama Onayı Personel Hareketleri Onayı İlan Birimlerle Yapılan Yazışmalar Dilekçe ve Başvuru Evrakları Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı Hukuk ve Mevzuat Müdürlüğü ve YÖK’e yapılan Kadro talebi Kurum/Kuruluşlarla yapılan Yazışmalar Eğitim Plan ve Programı İlgili Yönetim Kurulu Kararı Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Protokoller Görevlendirme Yazısı Toplu İş Sözleşmesi SGK işe giriş-işten ayrılış bildirgesi Jüri Ödeme Beyannamesi Rapor/İzin Formları Aile Durum Bildirimi Aile Yardımı Bildirimi Yabancı Dil Sınav Sonuç Belgesi Kesintilere İlişkin Listeler (SGK, Vergi, BES, Sendika, Kefalet, Kişi Borcu, İcra Vs.) Ek Ders Beyannamesi Akademik Teşvik Ödeneği Kesin Listesi Yolluk Bildirim Formu Ek Ödemelere İlişkin Puantajlar OMÜ İş Takvimi	Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları İnsan Kaynağı EBYS UBYS Yazılımı Eğitim Materyalleri Fiziki Mekân Enerji (doğalgaz, elektrik vb.) Yasal Mevzuat ÜNİPA Yazılımı HİTAP Yazılımı OMÜ Personel Performans Yazılımı OMÜ İş Analizi Yazılımı OMÜ İKPORTAL Yazılımı (Hizmet İçi Eğitim Sistemi) OMÜ ÜNİKYS Yazılımı YÖKSİS KAYSİS İŞKUR Yazılımı Uzaktan Eğitim Kapısı (Cumhurbaşkanlığı İnsan Kaynakları Ofisi Yazılımı) Kamu E-Uygulama (Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı Yazılımı) Jüri Otomasyon Programı Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS) DMİS TABİM Yazılımı	Atama Onayı Personel Hareketleri Onayı Derece ve Terfi işlemleri Sözleşme Tebliğ ve İlan Göreve Başlama ve Görevden Ayrılış Yazısı Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Yazışmalar İlgili Yönetim Kurulu Kararı Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Protokoller Eğitim Plan ve Programı Personel Hizmet Belgesi Profesörlük ve emeklilik belgesi Katılım Belgesi/ Başarı Belgesi/Teşekkür Belgesi/ Fidan Sertifikası Eğitim Raporları Sınav ve Mülakat Hizmet Dökümü Belgesi Soruşturma Raporu Ödeme Emri Belgesi Muhasebe İşlem Fişi SGK Bildirgeleri Muhtasar Beyanname Maaş ve Ücret Bordroları Çeşitli Ödemeler Bordrosu Banka Listesi Kesintilere ilişkin listeler (SGK, Vergi, BES, Sendika, Kefalet, Kişi Borcu, İcra Vs.)

Faaliyetler

F4.3.1 Atama Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Atama Faaliyetlerinin sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir ve geliştirilebilir olmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Atama onayları Naklen/Açıktan yeniden ve açıktan atama işlemleri TUS, DUS ve YDUS eğitimi için yapılan atama işlemleri Profesör, Doçent, Dr. Öğretim Üyesi ve öğretim elemanı adayları ile 4/B'li sözleşmeli personelin ilan ve başvuru işlemleri Sürekli işçi alım işlemleri Profesör ve Doçent adaylarının dosya ve jüri işlemleri Sözleşmeli personelin sözleşme imza işlemleri Akademik personelin görev süresi uzatılması işlemleri Kadro değişiklikleri işlemleri Dolu-boş ve saklı kadro ve kadro aktarımı işlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı PDB Atama İşlemleri Birim Sorumlusu PDB Atama İşlemleri Birim Yöneticisi PDB Atama Ofisi Personeli PDB İlan ve Başvuru İşlemleri Ofisi Personeli PDB Kadro İşlemleri Ofisi Personeli Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı	PP.4.3.PRS.0006 OMÜ TIP FAKÜLTESİ ÖĞRETİM ÜYELERİNİN ÖZEL HASTANELER VE VAKIF YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI HASTANELERİNDE ÇALIŞTIRILMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR PP.4.3.GEN.0001-OMÜ İŞ KANUNUNA TABİ PERSONEL GENELGESİ PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.4.3.FR.0004 Dr. Öğr. Üyesi İlk Defa Başvuran Adaylar ve Süre Uzatımı İçin Bilimsel Dosya Ön Değerlendirme Sonuç Tutanağı Formu PP.4.3.FR.0005 Dr. Öğr. Üyesi Deneme Dersi Değerlendirme Formu PP.4.3.FR.0007 Dr. Öğr. Üyesi Süre Uzatma Puanlama Çizelgesi PP.4.3.FR.0008 Öğretim Elemanı Başvuru Formu PP.4.3.FR.0021 Akademik Personel Alımı Giriş Sınav Sonuçları Formu PP.4.3.FR.0024 Personel Bilgi Formu PP.4.3.FR.0034 Öğretim Üyesi Bilgi Formu (Profesör ve Doçentler İçin) PP.4.3.FR.0035 Sözleşmeli Personel Başvuru Formu (657, 4-B) PP.4.3.FR.0031 Mecburi Hizmet Yükümlüleri İçin Talep Formu (Bağlı Olduğu Kurum) PP.4.3.FR.0032 Mecburi Hizmet Yükümlüleri İçin Nakil Talep Formu (Talep Sahibi Kurum) PP.4.3.FR.0092 Aday Memur Staj Değerlendirme Belgesi Şablonu PP.4.3.FR.0093 Devlet Memuru Yemin Belgesi Şablonu PP.4.3.FR.0009 Öğretim Üyesi Atama Jüri Üyeliği Görevi İçin Ücret Beyan Formu PP.4.3.FR.0096 Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı Emsal Ücret Hesaplama Formu PP.4.3.FR.0022 Akademik Giriş Sınav Sonuçları Formu / Başvuran Adayların Ön Değerlendirme Sonuçları Formu PP.5.1.PRS.0010 OMÜ İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ KURULLARI YÖNERGESİ PP.4.3.PRS.0007 OMÜ ÖĞRETİM ÜYESİ YETİŞTİRME PROGRAMI YÖNERGESİ PP4.3.İŞA.0027-Kadro Dağıtım Cetvellerinin Hazırlanması İş Akışı PP4.3.İŞA.0001-1416 SK GÖRE ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0002-AKADEMİK PERSONEL AÇIKTAN ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0003-ASKERLİK DÖNÜŞÜ ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0004-ATANAN PERSONELİN İŞE BAŞLAMA İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0005-DİĞER ÖĞRETİM ELEMANI ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0006-İDARİ PERSONEL AÇIKTAN ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0007-İDARİ PERSONEL NAKLEN ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0008-ÖĞRETİM ÜYESİ ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0009-ÖĞRETİM ÜYESİ İLAN İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0010-TUS,DUS VE YDUS ATAMALARI İŞ AKIŞI PP4.3.İŞA.0011-Ücretsiz İzin Dönüşü Atama İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0014-Yeniden Atama İşlemleri İş Akışı PP.4.3.FR.0119 Özgeçmiş Şablonu PP.4.3.FR.0109 Akademik Yükseltme ve Atamalarda Adayın İlanda Belirtilen Ek Koşullara Uygunluk Beyan Formu PP.4.3.FR.0108 Adayın Asgari Koşulları Sağladığına İlişkin Beyanname Formu PP.4.3.FR.0111 Dekanlık Müdürlük Ön değerlendirme Komisyonu Kontrol Listesi PP.4.3.FR.0110 Rektörlük Ön değerlendirme Komisyonu Kontrol Listesi	EBYS ÜBYS HİTAP Yazılımı YÖKSİS Kamu e-uygulama İŞKUR e-şube e-bütçe Dijital Ortam ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG680 Yıl içerisinde süresi içinde gerçekleştirilemeyen atama sayısının gerçekleştirilen atama sayısına oranı
Riskler: Atama belgelerinin sahte olması Hakemlerin dosyayı süresi içinde gönderememesi nedeniyle atama işlemlerinin süresi içinde gerçekleştirilememesi
Fırsatlar: Atama belgelerinde noter onaylı veya kare kodlu e-devlet çıktısı istendiğinden otomasyon üzerinden sahteciliğin önüne geçilmesi

F4.3.2 Emeklilik ve Görevden Ayrılma (Özlük İşlemleri)

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Emeklilik ve Görevden Ayrılma Faaliyetlerinin sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir ve geliştirilebilir olmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Nakil giden ve istifa eden personel işlemleri Emeklilik işlemleri Askere sevk ve askerlik dönüşünde göreve başlama işlemleri Nakil giden personelin özlük dosyası gönderimi	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı PDB Ayrılış İşlemleri Ofisi Personeli PDB Özlük İşlemleri Birim Sorumlusu PDB Özlük İşlemleri Birim Yöneticisi Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı	PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.4.3.FR.0018 İlişik Kesme Formu (Personel) PP.4.3.FR.0019 Personel Hareketleri Onayı Formu PP.4.3.FR.0031 Mecburi Hizmet Yükümlüleri İçin Talep Formu (Bağlı Olduğu Kurum) PP.4.3.FR.0032 Mecburi Hizmet Yükümlüleri İçin Nakil Talep Formu (Talep Sahibi Kurum) PP.4.3.FR.0065 Görev Yeri Belgesi Şablonu (Ayrılan) PP.4.3.PRS.0007 OMÜ ÖĞRETİM ÜYESİ YETİŞTİRME PROGRAMI YÖNERGESİ PP4.3.İŞA.0031-Ücretsiz İzin İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0058-Emeklilik Nedeniyle Görevden Ayrılma İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0059-İstifa Nedeniyle Görevden Ayrılma İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0060-Naklen Atama Nedeniyle Görevden Ayrılma İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0061-Ölüm Nedeniyle Görevden Ayrılma İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0062-Ücretsiz İzne Ayrılma İş Akışı PP4.3.İŞA.0003-ASKERLİK DÖNÜŞÜ ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI	EBYS ÜBYS ÜNİPA Yazılımı HİTAP Yazılımı YÖKSİS Kamu e-uygulama İŞKUR e-şube e-bütçe Dijital Ortam ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG681 Yıl içerisinde görevden ayrılma veya vefat durumunda birimlerden ve otomasyon sistemlerinden ilişiği kesilmemiş personel sayısının ilişiği kesilmiş personel sayısına oranı KG682 Hitap ve ÜNİPA sisteminden unutulan ya da eksik yapılan ayrılma işlemleri sayısı
Riskler: Yaş haddinden emekli olacak personelin yaş süresini aşması Hitap ve ÜNİPA sisteminden ayırma işlemlerinin unutulması ya da eksik yapılması

F4.3.3 Personel Görevlendirme Faaliyetleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Personel Görevlendirme Faaliyetlerinin sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir ve geliştirilebilir olmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Ders görevlendirme işlemleri Yurtiçi-Yurtdışı görevlendirme işlemleri 2547 sayılı Kanun 13/b-4 maddesine göre görevlendirme işlemleri Yabancı Uyruklu sözleşmeli personel çalıştırılması ile ilgili işlemler	Dekan Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı PDB Ders Görevlendirme İşlemleri Ofisi Personeli PDB Görevlendirme İşlemleri Birimi Sorumlusu PDB Görevlendirme İşlemleri Birimi Yöneticisi PDB Yurtiçi/Yurtdışı Görevlendirme Ofisi Personeli Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı Üniversite Yönetim Kurulu	PP.4.3.PRS.0006 OMÜ TIP FAKÜLTESİ ÖĞRETİM ÜYELERİNİN ÖZEL HASTANELER VE VAKIF YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI HASTANELERİNDE ÇALIŞTIRILMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR PP.4.3.GEN.0001-OMÜ İŞ KANUNUNA TABİ PERSONEL GENELGESİ PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.4.3.FR.0020 Görevlendirme Formu (31. madde) PP.4.3.FR.0030 Kefalet Senedi Şablonu (35. Madde) PP.4.3.FR.0028 Yüklenme Senedi ve Muteber İmzalı Müteselsil Kefalet Senedi Şablonu (33-A) PP.4.3.FR.0046 2547 Sayılı Kanunun 40/A Maddesi Kapsamında Üniversite İçi Öğretim Elemanı Görevlendirme Formu PP.4.3.FR.0052 Geçici Görevlendirme Formu PP.4.3.FR.0009 Öğretim Üyesi Atama Jüri Üyeliği Görevi İçin Ücret Beyan Formu PP.4.3.PRS.0001 OMÜ AKADEMİK PERSONEL YURTİÇİ VE YURTDIŞI GÖREVLENDİRME YÖNERGESİ PP.5.1.PRS.0010 OMÜ İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ KURULLARI YÖNERGESİ PP.4.3.PRS.0007 OMÜ ÖĞRETİM ÜYESİ YETİŞTİRME PROGRAMI YÖNERGESİ PP4.3.İŞA.0021-2547 S.K. 40-B.Md.Göre Görevlendirme Detay İş Akışı PP4.3.İŞA.0022-Konferans, Sempozyum Ve Seminer Görevlendirme İş Akışı PP4.3.İŞA.0056-Yabancı Dil Eğitimi İçin Gönderilen Araştırma Görevlisi İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0013-Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı Çalıştırılması İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0015-2547 S.K. 13-B Md.Göre Görevlendirme İş Akışı PP4.3.İŞA.0016-2547 S.K. 31.Md.Göre Görevlendirme İş Akışı PP4.3.İŞA.0017-2547 S.K. 35.Md.Göre Görevlendirme İş Akışı PP4.3.İŞA.0018-2547 S.K. 38.Md.Göre Görevlendirme İş Akışı PP4.3.İŞA.0019-2547 S.K. 39.Md.Göre Görevlendirme İş Akışı PP4.3.İŞA.0020-2547 S.K. 40.Md. Göre Görevlendirme İş Akışı PP.4.3.FR.0096 Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı Emsal Ücret Hesaplama Formu	EBYS UBYS ÜNİPA Yazılımı YÖKSİS Dijital Ortam ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG683 Birimlerin personel ihtiyacı taleplerine personel yetersizliği nedeni ile görevlendirilemeyen personel sayısının talep edilen personel sayısına oranı

F4.3.4 Özlük İşlemleri Faaliyetleri (Terfi ve İzin işlemleri)

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Özlük İşlemleri Faaliyetlerinin (Terfi ve İzin işlemleri) sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir ve geliştirilebilir olmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Personelin izin işlemlerinin sistem üzerinden kontrolü ve destek hizmetleri Personelin hizmet ve çalıştığına dair belgeleri ile pasaport işlemleri İntibak işlemleri Derece, kademe ve kıdem terfi işlemleri Özlük dosyalarının arşiv işlemleri Personel sistemi (ÜBYS) destek hizmetleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı PDB İzin İşlemleri Ofisi Personeli PDB Özlük İşlemleri Birim Sorumlusu PDB Özlük İşlemleri Birim Yöneticisi PDB Özlük İşlemleri Personeli PDB Terfi İşlemleri Ofisi Personeli Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı	PP.4.3.GEN.0001-OMÜ İŞ KANUNUNA TABİ PERSONEL GENELGESİ PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.4.3.FR.0016 Aile Durumu Bildirimi Formu PP.4.3.FR.0017 Aile Yardımı Bildirimi Formu PP.4.3.FR.0019 Personel Hareketleri Onayı Formu PP.4.3.FR.0001 Mal Bildirim Formu PP.4.3.FR.0042 Hususi Damgalı Pasaport Formu PP.4.3.FR.0038 Görev Yeri Belgesi Talep Formu PP.4.3.FR.0031 Mecburi Hizmet Yükümlüleri İçin Talep Formu (Bağlı Olduğu Kurum) PP.4.3.FR.0032 Mecburi Hizmet Yükümlüleri İçin Nakil Talep Formu (Talep Sahibi Kurum) PP.4.3.FR.0058 Sürekli İşçi Doğum Sonrası Ücretsiz İzin Talep Dilekçesi Şablonu PP.4.3.FR.0060 Sürekli İşçi Kısmi Süreli Çalışma Talep Dilekçesi Şablonu PP.4.3.FR.0062 İdari İzin Görev Formu PP.4.3.FR.0064 Görev Yeri Belgesi Şablonu (Çalışan) PP.4.3.FR.0066 Görev Yeri Belgesi Şablonu (ÖYP, Arş.Gör.) PP.4.3.FR.0092 Aday Memur Staj Değerlendirme Belgesi Şablonu PP.4.3.FR.0044 Hizmet Damgalı Pasaport Talep Formu PP.5.1.PRS.0010 OMÜ İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ KURULLARI YÖNERGESİ PP.4.3.PRS.0007 OMÜ ÖĞRETİM ÜYESİ YETİŞTİRME PROGRAMI YÖNERGESİ PP4.3.İŞA.0031-Ücretsiz İzin İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0032-Yan Ödeme Cetvellerinin Hazırlanması İş Akışı PP4.3.İŞA.0023-Derece Ve Terfi İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0028-Mal Beyanı İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0029-Pasaport Başvuru İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0030-Sürekli İşçilerin İzin Güncelleme İş Akışı PP4.3.İŞA.0024-Görev Yeri Belgesi Hazırlama İş Akışı PP4.3.İŞA.0025-İntibak İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0026-İzin İşlemleri İş Akışı	EBYS ÜBYS ÜNİPA Yazılımı HİTAP Yazılımı YÖKSİS Kamu e-uygulama İŞKUR e-şube e-bütçe Dijital Ortam ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG684 Yıl içerisinde unutulan personelin terfi sayısının toplam terfi sayısına oranı
Riskler: HİTAP girişinin yanlış ya da eksik olması nedeniyle para cezasının uygulanması Personelin kıdem ve kademe derece terfilerinin geç işlenmesi
Fırsatlar: İzinlerin sistem üzerinden takip edilmesi ve raporlanması yapılabildiğinden, maliyet ve arşiv yeri tasarrufu sağlanması

F4.3.5 Eğitim Faaliyetleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Eğitim Faaliyetlerinin sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir ve geliştirilebilir olması ile personelin motivasyonunun yükseltilmesi, verimliliğinin arttırılması ve mesleki bilgi birikiminin geliştirilmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Hizmet içi eğitim planlarının yapılması Hizmet içi, aday memur, oryantasyon ve staj eğitimi işlemleri Kurum içi, kurum dışı ve hizmet içi eğitimlerin raporlanması İşe başlama eğitimlerinin takibi ve arşivlenmesi Hizmet içi eğitimlerinin personel memnuniyeti ölçümleri Performans değerlendirme puanları kapsamında personelin hizmet içi eğitimlerinin ayarlanması	Eğitim Kurulu Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı PDB Hizmet İçi Eğitim Ofisi Personeli PDB İnsan Kaynakları Planlama Birimi Yöneticisi PDB İnsan Kaynakları Planlama Birim Sorumlusu PDB İnsan Kaynakları Planlama Ofisi Personeli Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı Sınav Komisyonu	PP.4.3.GEN.0001-OMÜ İŞ KANUNUNA TABİ PERSONEL GENELGESİ PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.4.3.FR.0026 İşe Başlama Eğitimi Formu PP.4.3.FR.0069 Eğitim Değerlendirme Formu (Yüz yüze) PP.4.3.FR.0073 Hizmet İçi Eğitim Katılım Belgesi İmza Listesi Formu PP.4.3.FR.0074 Hizmet İçi Eğitim Katılım Belgesi Listesi Formu PP.4.3.FR.0075 Hizmet İçi Eğitim Katılım Listesi Formu (Kurum Dışı) PP.4.3.FR.0076 Hizmet İçi Eğitim Katılım Listesi Formu PP.4.3.FR.0077 Hizmet İçi Eğitim Kurum Dışı Katılım Yoklama Listesi Formu PP.4.3.FR.0078 Hizmet İçi Eğitim Katılım Yoklama Listesi Formu PP.4.3.FR.0079 Kurum içi Hizmet İçi Eğitim Listesi Formu PP.4.3.FR.0080 Özel Soru Formatlı Hizmet İçi Eğitim Katılım Listesi Formu PP.4.3.FR.0083 Hizmet İçi Eğitim Talepleri Formu PP.4.3.FR.0092 Aday Memur Staj Değerlendirme Belgesi Şablonu PP.4.3.FR.0100 Hizmet İçi Eğitim Öncesi Sınavı ve Cevap Anahtarı Şablonu PP.4.3.FR.0101 Hizmet İçi Eğitim Sonrası Sınavı ve Cevap Anahtarı Şablonu PP.4.3.FR.0102 Hizmet İçi Eğitim Öncesi Sınavı Cevap Kağıdı Şablonu PP.4.3.FR.0103 Hizmet İçi Eğitim Sonrası Sınavı Cevap Kağıdı Şablonu PP.4.3.FR.0094 Hizmet İçi Eğitim Planı Şablonu PP.4.3.FR.0070 Dışarıdan Alınan Eğitim Listesi Formu PP.4.3.PRS.0011 OMÜ PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ PP.4.3.PRS.0012 OMÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM YÖNERGESİ PP4.3.İŞA.0034-Hizmetiçi Eğitim İş Akışı PP4.3.İŞA.0033-Aday Memur Temel Eğitim İş Akışı	EBYS ÜBYS PDB web sayfası OMÜ İKPORTAL Yazılımı (Hizmet İçi Eğitim Sistemi) OMÜ Personel Performans Yazılımı Uzaktan Eğitim Kapısı (Cumhurbaşkanlığı İnsan Kaynakları Ofisi Yazılımı) UZEM Portal Yazılımı Dijital Ortam ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG685 Yıl içerisinde planlanmadığı halde gerçekleştirilen hizmet içi eğitim sayısının toplam eğitim sayısına oranı KG686 Yıl içerisinde planlanıp gerçekleştirilmeyen hizmet içi eğitim sayısının toplam eğitim sayısına oranı KG687 Hizmet içi eğitime katılan personel ile ilgili müşteri memnuniyeti oranı
Riskler: Hizmet içi eğitimlere katılanların memnuniyet oranının düşük olması, verim alınamaması Birimlerin yaptığı hizmet içi eğitim faaliyetlerini ve dışarıdan alınan eğitim bilgilerini düzenli olarak paylaşmaması dolayısıyla güncel verilerin bulunmaması Planlandığı halde yoğunluk veya öngörülemeyen dışsal koşullar sebebiyle eğitimlerin gerçekleştirilememesi
Fırsatlar: İKPORTAL sisteminin kurulması. Yüz yüze yapılamayan eğitimlerde online eğitimlerin gerçekleştirilmesi Oryantasyon eğitimlerinin standartlaştırılması ve yeni başlayan personele online olarak eğitimlerin verilebilir olması Eğitim kurulunda memnuniyet oranı düşük eğitimler olur ise önlem alınması için önleyici faaliyet kararlarının alınması Hizmet içi eğitimler idari personeli kapsamakla beraber akademik personele göre eğitimlerin de düzenlenmesi

F4.3.6 İdari Personel Sınav Destek Hizmetleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: İdari Personel Sınav Destek Hizmetlerinin sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir ve geliştirilebilir olması ile insan kaynaklarının yetkinliklerine göre doğru değerlendirilmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: UZAKTAN EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ
Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavı ilan ve başvuru işlemleri GYUD sınavı diğer kurum talepleri ve protokol işlemleri Sınav kurulu sekretarya işlemleri Sınav sorularının hazırlanması ve basım süreci işlemleri Sınav sonrası talep, şikâyet ve dava işlemleri İşe alımlarda vb. durumlarda sınav destek işlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı PDB İnsan Kaynakları Planlama Birimi Yöneticisi PDB İnsan Kaynakları Planlama Birim Sorumlusu PDB Sınav Destek Hizmetleri Ofisi Personeli Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı Sınav Kurulu	PP.4.3.GEN.0001-OMÜ İŞ KANUNUNA TABİ PERSONEL GENELGESİ PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.4.3.FR.0071 İdari Personel Görevde Yükselme Sınavı Başvuru Formu PP.4.3.FR.0072 İdari Personel Görevde Yükselme Sınavı Başvuru Dilekçesi Şablonu PP.4.3.FR.0081 İdari Personel Unvan Değişikliği Sınavı Başvuru Formu PP.4.3.FR.0082 İdari Personel Unvan Değişikliği Sınavı Başvuru Dilekçesi Şablonu PP.4.3.PRS.0012 OMÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM YÖNERGESİ PP4.3.İŞA.0035-Görevde Yükselme Eğitim Ve Sınav İşlemleri İş Akışı	EBYS ÜBYS PDB web sayfası Dijital Ortam ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG688 Unvan değişikliği ve görevde yükselme sınavları ile ilgili gelen şikayet sayısı KG689 Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavı ile ilişkili (yapılan yanlış işlem veya kişinin haksızlığa uğradığını düşünmesi vb nedenler) kaybedilen dava sayısının açılan toplam dava sayısına oranı KG690 İşe alım sınavı/mülakatı sürecinde yapılan yanlış işlem veya kişinin haksızlığa uğradığını düşünülmesi ile ilgili kaybedilen dava sayısının toplam açılan dava sayısına oranı
Riskler: Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavı sürecinde yapılan yanlış işlem veya kişinin haksızlığa uğradığını düşünmesi sonucunda dava açılması İşe alım sınavı/mülakatı sürecinde yapılan yanlış işlem veya kişinin haksızlığa uğradığını düşünmesi sonucunda dava açılması Sınav süreçlerinde sorularda basım hatası veya hatalı soru bulunması
Fırsatlar: Sözlü sınav aşamasında UZEM tarafından mülakat süreci kameraya alınarak hesap verilebilirlik ve şeffaflık ilkelerine uyulması

F4.3.7 İnsan Kaynakları Planlama Faaliyetleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: İnsan Kaynakları Planlama Faaliyetlerinin sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir ve geliştirilebilir olması ile insan kaynakları iş analizinin yapılmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
İnsan kaynakları planlamaları ve iş analizi Personel memnuniyeti ölçümlemesi Nakil/açıktan yeniden atanma başvuru işlemleri Raporlama İşlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İş Analizi Ekibi ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Yöneticisi PDB Atama İşlemleri Birim Sorumlusu PDB Atama İşlemleri Birim Yöneticisi PDB İnsan Kaynakları Planlama Birimi Yöneticisi PDB İnsan Kaynakları Planlama Birim Sorumlusu PDB İnsan Kaynakları Planlama Ofisi Personeli Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı	PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.4.3.PRS.0011 OMÜ PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ PP.4.3.PRS.0012 OMÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM YÖNERGESİ	EBYS ÜBYS OMÜ İş Analizi Yazılımı OMÜ Personel Performans Yazılımı OMÜ ÜNİKYS Yazılımı OMÜ İKPORTAL Yazılımı (Hizmet İçi Eğitim Sistemi) Uzaktan Eğitim Kapısı (Cumhurbaşkanlığı İnsan Kaynakları Ofisi Yazılımı) Dijital Ortam Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG691 Yıl içerisinde personel tarafından talep edilen yer değişikliği sayısının toplam personel sayısına oranı KG692 Yıl içerisinde personelin yer değişikliği talebi doğrultusunda görevlendirilme sayısının yer değişikliği talep sayısına oranı
Riskler: İş analizlerinin / personel ihtiyacının tam olarak belirlenememesi /yapılamaması
Fırsatlar: İş analizinin ve personel ihtiyacının ölçümlemesinin yapılabilmesi için iş analizi yazılımının kurulması Kurulan yazılım sayesinde iş analizi raporlarının yönetim tarafından kolayca elde edilebilmesi doğrultusunda planlamanın doğru yapılabilmesi

F4.3.8 Disiplin İşlemleri Faaliyetleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Disiplin İşlemleri Faaliyetlerinin sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir ve geliştirilebilir olmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ
İlgili birimlerden, Hukuk müşavirliği ve bilgi edime biriminden istenilen evrak ve dokümanları hazırlama ve cevaplandırma Disiplin işlemleri ile ilgili sekretarya çalışmaları İlgili yönetmelikler çerçevesinde alınan Hukuki kararların Hukuk Müşavirliğince Başkanlığımıza bildirilmesi ve işleme alınması	Genel Sekreter PDB Disiplin İşlemleri Ofisi Personeli PDB Özlük İşlemleri Birim Sorumlusu PDB Özlük İşlemleri Birim Yöneticisi Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı	PP.4.3.GEN.0001-OMÜ İŞ KANUNUNA TABİ PERSONEL GENELGESİ PP.5.1.PRS.0010 OMÜ İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ KURULLARI YÖNERGESİ PP4.3.İŞA.0036-İşçi Disiplin Soruşturma İş Akışı PP4.3.İŞA.0038-Personel Ceza Soruşturması İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0039-Personel Disiplin Soruşturma İşlemleri İş Akışı	EBYS ÜBYS YÖKSİS Kamu e-uygulama Dijital Ortam Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG693 Disiplin işlemleri yürütülen personel sayısının toplam personel sayısına oranı KG694 YÖKSİS, Kamu e-uygulama ve sicil defterine işlenmeyen disiplin cezası sayısı
Riskler: Hukuk Müşavirliğinden veya soruşturmanın yürütüldüğü ilgili birimden gönderilen soruşturma dosyalarında disiplin cezası alan personelin almış olduğu disiplin cezalarının YÖKSİS, Kamu e-uygulama ve sicil defterine işlenmemesi

F4.3.9 Maaş Tahakkuk İşlemleri Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Maaş Tahakkuk İşlemlerinin sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir ve geliştirilebilir olmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
İşçi Maaş Tahakkuk İşlemleri Memur Maaş Tahakkuk İşlemleri SGK işyeri açma işlemleri SGK işe giriş / işten ayrılış işlemleri Bildirge/Beyanname İşlemleri İş kazası, iş göremezlik vb. işlemleri Doğum yardımı, ölüm yardımı ve diğer sosyal haklara ilişkin işlemler İşçi ilave tediye işlemleri Harcırah (yolluk) işlemleri Fazla mesai işlemleri Ek ders işlemleri İcra, nafaka ve diğer kesinti işlemleri Kıdem, ihbar, iş sonu vb. tazminatı işlemleri Yabancı uyruklu öğretim elemanı ücret tespit işlemleri Hukuki süreçlerden kaynaklı tahakkuk işlemleri Jüri üyeliği tahakkuk İşlemleri	Genel Sekreter İMİD İşçi Tahakkuk Ofisi Personeli İMİD İşçi Tahakkuk Ofisi Sorumlusu İMİD Memur Tahakkuk Ofisi Sorumlusu Maaş Tahakkuk Birimi Personeli Maaş Tahakkuk Birimi Sorumlusu Maaş Tahakkuk Birimi Yöneticisi ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi Rektör Rektör Yardımcısı	PP.4.3.PRS.0010 OMÜ EMEKLİLİK YAŞ HADDİNİ DOLDURMUŞ ÖĞRETİM ÜYELERİNİN SÖZLEŞMELİ OLARAK ÇALIŞTIRILMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR PP.4.3.GEN.0001-OMÜ İŞ KANUNUNA TABİ PERSONEL GENELGESİ PP.4.3.FR.0047 İşçi Gece Vardiyası Puantaj Formu PP.4.3.FR.0049-İşçi Çalışma Puantaj Formu PP.4.3.FR.0050 Çeşitli Ödeme Bordrosu Formu PP.4.3.FR.0051 Geçici Görev Yollukları Kontrol Formu PP.4.3.FR.0054 Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi Formu PP.4.3.FR.0059Sürekli İşçi Fazla Çalışma Puantajı Formu PP.4.3.FR.0052 Geçici Görevlendirme Formu PP.4.3.FR.0095 Sürekli İşçi Fazla Çalışma Talep Formu PP.4.3.FR.0009 Öğretim Üyesi Atama Jüri Üyeliği Görevi İçin Ücret Beyan Formu PP.4.3.FR.0096 Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı Emsal Ücret Hesaplama Formu PP.4.3.FR.0089 Taşıt Yardım Puantaj Formu PP.4.3.FR.0090 Yemek Yardımı Aylık Toplam Çalışma Süreleri Formu PP.4.3.FR.0088 İdari Personel Fazla Mesai Puantaj Formu PP.4.3.FR.0048 İşçi Ulusal Bayram, Genel Tatil Çalışma Puantaj Formu PP.4.3.PRS.0001 OMÜ AKADEMİK PERSONEL YURTİÇİ VE YURTDIŞI GÖREVLENDİRME YÖNERGESİ PP4.3.İŞA.0046-İşçi Maaş Tahakkuk İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0040-5510 Sk. 4a Sgk Yeni İşyeri Açma İş Akışı PP4.3.İŞA.0041-İdari Personel İlk Atama Ve Açıktan Atama Tahakkuk İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0042-İşçi Doğum,Ölüm,Evlilik,Doğal Afet Yardımı İş Akışı PP4.3.İŞA.0043-İşçi E-Bildirge Girişi İş Akışı PP4.3.İŞA.0044-İşçi İlave Tediye İş Akışı PP4.3.İŞA.0045-İşçi Kıdem Tazminatı Ödeme İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0047-İşçi Mesai Tahakkuk İşlemi İş Akışı PP4.3.İŞA.0048-Jüri Ödemeleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0049-Maaş Tahakkuk İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0050-Memur Emekli Keseneği İş Akışı PP4.3.İŞA.0054-Personel Fazla Mesai Ödeme İşlemleri İş Akışı PP4.3.İŞA.0057-Yolluk Tahakkuk İşlemleri İş Akışı	ÜBYS MYS Sistemi KBS Sistemi DMİS Sistemi TABİM Yazılımı Dijital Ortam Fiziksel Arşiv ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG695 Maaş işlemleri eksik/hatalı yapılan personel sayısının toplam personel sayısına oranı KG696 Eksik/hatalı düzenlenen bildirge/beyanname sayısının toplam bildirge/beyanname sayısına oranı
Riskler: Yasal kesintilerin (İcra, sendika aidatı, kefalet aidatı, bireysel emeklilik, kişi borcu vb.) yapılmaması veya hatalı yapılması nedeniyle maaş/ücretlerin yanlış tahakkuk ettirilmesi ve cezai müeyyide riski Diğer birimler tarafından gönderilen Personel Hareket Onayı, puantaj, ek ders vb. bilgi ve belgelerdeki hatalardan dolayı maaş, ücret ve ek ödemelerin yanlış tahakkuk ettirilmesi riski Maaş ve ücret evraklarının zamanında ödeme birimine gönderilememesi nedeniyle zamanında maaş ve ücretlerin ödenememe riski Bildirge, beyanname, iş kazası, rapor, ücretsiz izin vb. bilgilerin SGK’ya hatalı bildirilmesi veya zamanında/hiç bildirilmemesi nedeni ile idari para ceza uygulanma riski
Fırsatlar: Maaş işlemlerinde bilgisayar yazılımlarının kullanılması

F4.3.10 Performans Değerlendirme İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Performans Değerlendirme İşlemlerinin sürdürülebilir, kontrol edilebilir, hesap verilebilir, geliştirilebilir ve personel performansının ölçümlenebilir olması ile başarılı personelin ödüllendirilmesi ve personelin geliştirilmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesinin güncel tutulması ve kriterlerinin değerlendirmeye sunulması Performans değerlendirme sisteminin kullanıma hazır hale getirilmesi Performans değerlendirme veri girişi kontrolü Performans değerlendirme sistemi teknik desteğinin sağlanması İtiraz değerlendirme komisyonu sekretarya işlemleri Performans değerlendirme kurum içi ve dışı itirazların cevaplandırılması	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İnsan Kaynakları Yönetim Kurulu PDB İnsan Kaynakları Planlama Birimi Yöneticisi PDB İnsan Kaynakları Planlama Birim Sorumlusu PDB İnsan Kaynakları Planlama Ofisi Personeli Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı	PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.4.3.PRS.0011 OMÜ PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ PP.4.3.PRS.0012 OMÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM YÖNERGESİ PP4.3.İŞA.0063 Performans Değerlendirme İş Akışı	EBYS ÜBYS OMÜ Personel Performans Yazılımı ÜNİKYS Yazılımı Dijital Ortam Fiziksel Arşiv
İzleme Kriterleri: KG697 Personelin performansını ölçümlemede dış kurumlara şikâyet edilme ve dava sayısının performansı değerlendirilen personel sayısına oranı
Riskler: Personel performansının ölçümlemesinde gerekli ödül ve yaptırımların yasal dayanağının olmaması Personelin performansını ölçümlemede personelin motivasyonun düşmesi ve neticesinde ilgili kurumlara itirazda bulunması, dava açılması.
Fırsatlar: Performans Değerlendirmesinin yapılabiliyor olması ve performans değerlendirme yönergesi ile standartlaştırılması Zaman ve maliyet tasarrufu açısından performans değerlendirme yazılımının olması Kurulan yazılımın ÜNİPA ve iş analiz sistemi ile entegre çalışması sonucunda personel bilgileri ile ilgili raporların performans yazılımından sağlanabilmesi