Süreç

Geri
PP4.1, R1, Aralık 2019

Satın Alma Süreci

PDF Oluştur
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: fyazici@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması amaçlanmaktadır.
GİRDİLER KAYNAKLAR ÇIKTILAR

  • Stratejik Plan

  • Yatırım Programı

  • Yatırım/Araştırma Projeleri

  • Satın Alma Talepleri

  • İhtiyaç Raporları

  • Satın Alma Oluru

  • İhale Onay Belgesi

  • Doğrudan Temin Onay Belgesi

  • Avans / Kredi Onayı

  • Teklifler

  • Şikayet Başvuruları

  • Bilgi Edinme Talepleri

  • Fatura/İrsaliye

  • Teminatlar

  • Mal, Hizmet, Yapım İşi

  • Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazıları

  • Teknik Şartname

  • İdari Şartname

  • Sözleşme

  • Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı

  • Taşınır İşlem Fişi

  • OMÜ İş Takvimi

  • Ofis Ortamı

  • Teknolojik Altyapı, Donanım ve Yazılımlar

  • İnsan Kaynağı

  • Bütçe

  • Ambar

  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

  • Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)

  • Mevzuat Bilgi Sistemi

  • Resmi Gazete

  • Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)

  • Kamu İhale Bülteni

  • Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)

  • Gazeteler

  • DMO E-Satış Portalı

  • BAP Otomasyon Sistemi

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)

  • Mali Yönetim Sistemi (MYS)

  • OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (KALEM)

  • İhtiyaç Raporları

  • Teknik Şartname

  • İdari Şartname

  • Sözleşme Tasarısı

  • Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli

  • Satın Alma Oluru

  • İhale Onay Belgesi

  • Doğrudan Temin Onay Belgesi

  • Avans / Kredi Onayı

  • Doğrudan Temin Teklif Mektubu

  • Satın Alma İlanları

  • Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı

  • Tek Kaynaktan Temin Formu

  • Zeyilname

  • İhale Komisyonu Görevlendirme Yazıları

  • İhale Komisyonu Tutanakları

  • İhale Komisyonu Kararı

  • İhale Sonuç İlanı

  • İşe Başlama Talimatı

  • Sözleşmeye Davet Yazıları

  • Sözleşme

  • Satın Alma Dosyası

  • Mal, Hizmet, Yapım İşi

  • Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı

  • Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı

  • Tedarikçi Değerlendirme Listeleri

  • Ödeme Emri Belgesi

  • Taşınır İşlem Fişi
Faaliyetler

F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Süreci

Göster
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
ORT-Harcama Yetkilisi
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI
    İzleme Kriterleri:

    Riskler:

    Satın alma taleplerinin geç yapılması nedeniyle planlama yapılamaması ve mali kayıp yaşanması riski
    Stokta olmasına rağmen yapılan talepler nedeniyle mali kayıp yaşanması riski
    Birimlerin mevcut ödenek üzerinde mal ve hizmet talebinde bulunması, talebin karşılanamaması nedeniyle faaliyetin belirli bir süre aksaması riski

    F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti

    Göster
    Faaliyetin Amacı:
    Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: EĞİTİM FAKÜLTESİ
    Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
    Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
    İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
    Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
    Satın Alma Birim Yöneticisi
    Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
    PP.4.1.PRS.0001 OMÜ TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI
      İzleme Kriterleri:

      Riskler:

      Usulüne uygun olarak hazırlanmayan şartnameler nedeniyle alımların gecikmesi/yapılamaması

      F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti

      Göster
      Faaliyetin Amacı:
      Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
      Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
      Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
      İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
      Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
      Satın Alma Birim Yöneticisi
      Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
        İzleme Kriterleri:

        Riskler:

        Yaklaşık maliyetin gizliliğinin ihlali nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması
        Yaklaşık maliyetin hatalı tespit edilmesi nedeniyle yüksek fiyattan alım yapılması

        F4.1.4 İhale Usulü İle Satınalma

        Göster
        Faaliyetin Amacı:
        Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
        Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
        ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
        ORT-Harcama Yetkilisi
        İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
        Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
        Satın Alma Birim Yöneticisi
        ORT-İhale Yetkilisi
          İzleme Kriterleri:

          Riskler:

          İhale komisyonunun toplanamaması nedeniyle ihalenin yapılamaması
          İhale ilanı ve dokümanda yapılan hatalar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması
          İhaleye yapılan itirazlar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması.

          F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma

          Göster
          Faaliyetin Amacı:
          Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
          Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
          ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
          ORT-Harcama Yetkilisi
          Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
          Satın Alma Birim Yöneticisi
          Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
            İzleme Kriterleri:

            Riskler:

            Yüksek oranda doğrudan temin yapılmasını nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması

            F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma

            Göster
            Faaliyetin Amacı:
            Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
            Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
            ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
            ORT-Harcama Yetkilisi
            Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
            Satın Alma Birim Yöneticisi
            Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
              İzleme Kriterleri:

              Riskler:

              Kredi ve avansların süresi içinde kapatılmaması

              F4.1.7 Muayene ve Kabul Faaliyeti

              Göster
              Faaliyetin Amacı:
              Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
              Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
              ORT-Muayene ve Kabul Komisyonu
                İzleme Kriterleri:

                Riskler:

                Denetim, muayene ve kabul işlemlerinin usulüne uygun yapılmaması nedeniyle şartnameyi karşılamayan mal, hizmet veya yapım işinin teslim alınması
                Yüklenicinin taahhüdünü yerine getirmemesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması
                Sözleşmenin imzalanamaması veya feshedilmesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması

                F4.1.8 Taşınır İşlemleri

                Göster
                Faaliyetin Amacı:
                Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
                Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
                ORT-Harcama Yetkilisi
                ORT-Taşınır Kayıt Yetkilisi
                ORT-Taşınır Kontrol Yetkilisi
                İMİDB Taşınır Yönetim Birimi Yöneticisi
                PP.4.5.GEN.0003-OMÜ ZİMMETTEKİ TAŞINIRLARIN İADESİ HAKKINDA GENELGE
                  İzleme Kriterleri:

                  Riskler:

                  Depodaki malzemenin uygun şartlarda muhafaza edilmemesinden dolayı bozulması nedeniyle mali kayıplar yaşanması.
                  Hurdalık alanında güvenlik tedbirlerinin alınmaması sonucu hırsızlık vb olayların yaşanması nedeniyle mali kayıplar yaşanması
                  Kayıttan Düşme Komisyonunun işin ehli kişilerden oluşturulmaması sonucu; kullanılabilir malzemenin hurdaya ayrılması nedeniyle mali kayıp yaşanması

                  İzleme Kriterleri

                  Kod İzleme Kriteri Durumu İzleme Sıklığı İlgili Birimler Gerçekleşen Değer
                  İK4.1.1.1 Satın alması gerçekleşen dosya sayısının satın alınmasına karar verilmiş (alıma çıkılmış) dosya sayısına oranı Aktif 12 0 Hedefler
                  İK4.1.2.1 Hatalı/Eksik teknik şartnameden dolayı iptal edilen ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı Aktif 12 0 Hedefler
                  İK4.1.3.1 Gerçekleşen ihalelerdeki toplam ihale bedelinin toplam yaklaşık maliyete oranı Aktif 12 0 Hedefler
                  İK4.1.4.1 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı değişiklik/düzeltme yapılan ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı Aktif 12 0 Hedefler
                  İK4.1.4.2 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı iptal edilen ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı Aktif 12 0 Hedefler
                  İK4.1.4.3 Ön mali kontrolden uygun görüş alamayan taahhüt evrakı sayısının toplam taahhüt evrakı sayısına oranı Aktif 12 0 Hedefler
                  İK4.1.5.1 Toplam doğrudan temin tutarının toplam ihale tutarına oranı Aktif 12 0 Hedefler
                  İK4.1.6.1 Süresinde kapanmayan avans/kredi sayısının toplam kredi/avans sayısına oranı Aktif 12 0 Hedefler
                  İK4.1.7.1 İhalelerde Muayene ve Kabul Komisyonu raporlarına ilişkin kabul edilen toplam itiraz sayısının toplam Muayene ve Kabul Komisyonu raporları sayısına oranı Aktif 12 0 Hedefler
                  İK4.1.8.1 Talebin depodan ortalama karşılanma süresi Aktif 12 0 Hedefler
                  v1.6.27
                  EN