Süreç

PP1.1, R1, Ocak 2022

Eğitim ve Öğretim Planlama Süreci

SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ, KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Üniversitenin varlık sebebi olan eğitim faaliyetlerinin ihtiyaca uygun şekilde tasarlamak
GİRDİLER KAYNAKLAR ÇIKTILAR
  • Rektörlük yazıları (YÖK talep-talimat, ÖSYM, Senato)   

  • İhtiyaç analizleri

  • Bölüm/Program/Anabilim/Anasanat Dalı teklifleri

  • Fakülte/Yüksekokul/ Enstitü Kurulu Kararları

  • OMÜ İş Takvimi

  • Ofis ortamı

  • Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları

  • İnsan kaynakları

  • EBYS

  • KAYSİS ve yasal mevzuat

  • Otomasyon sistemleri

  • Stratejik plan  

  • Yeni Program açılmasına ilişkin teklif dosyası

  • Yeni personel talep yazısı

  • Personel görevlendirme talep yazısı

  • Fiziki altyapının düzenlenmesine ilişkin talep yazıları

  • Başvuru ve kabul koşulları

  • Ders bilgi paketi

  • Müfredat oluşturma veya güncelleme teklif yazısı

  • Kontenjan talep yazısı

  • Raporlamalar

Faaliyetler

F1.1.1 Yeni Eğitim Programının/Bölümün Planlanması ve Program Açma Dosyasının Hazırlanması

Faaliyetin Amacı: Eğitim öğretim hizmetlerini çeşitlendirmek, paydaş ihtiyaçlarını karşılamak ve yeni açılacak programa ilişkin gerekli dokümanları toplayarak program açma dosyasını hazırlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • İhtiyaç analizinin yapılması
  • Programın planlanması
  • Program tanımının yapılması
  • Müfredatın oluşturulması
  • Program açma dosyasının hazırlanması
Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı
Anabilim/Anasanat Dalı Kurulu
Bölüm Başkanı
Dekan
Öğretim Elemanı
PP.1.2.PRS.0034 OMÜ UZAKTAN-KARMA EĞİTİM YÖNERGESİ
PP.1.1.PRS.0003 OMÜ EĞİTİM KOMİSYONU YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0017 OMÜ ÖNLİSANS LİSANS ÖĞRETİMİ STAJ YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0014 OMÜ ÖNLİSANS, LİSANS ÖĞRETİMİ UYGULAMALI DERSLER YÖNERGESİ
PP.1.1.PRS.0001 OMÜ MESLEK YÜKSEKOKULLARI KOORDİNATÖRLÜĞÜ (MEYOK) YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
PP1.2.KLV.0002-Eğitimde Revizyon İzleme ve Yönlendirme Kılavuzu
PP.1.3.İŞA.0034-Bilgi Paketi Oluşturma ve Güncelleme İş Akış Süreci
PP.1.3.İŞA.0035-Yeni Bölüm ve Programların Açılması İş Akış Süreci
  • Elektronik Ortam

  • ABAYS

  • ÜNİKYS

  • Fiziksel Ortam

İzleme Kriterleri:

KG566 Paydaş görüşü alınmayan program/bölüm başvuru dosyası sayısı

Riskler:

İhtiyaç analizinin yanlış yapılması, paydaş görüşlerinin alınmaması sebepleriyle açılan programın doluluk oranının düşük olması
Olgunlaşmamış başvuru dosyası nedeniyle program açılamaması

F1.1.2 Program Değerlendirme ve Onay İşlemleri

Faaliyetin Amacı: Başvuru yapılan program dosyasını değerlendirmek ve uygun görülen dosyaları YÖK’e göndermek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Program açma dosyasının fakülte/enstitü kurulunda değerlendirilmesi
  • Program açma dosyasının eğitimde revizyon komisyonunda ve eğitim komisyonunda görüşülmesi
  • Program açma dosyasının senatoya sunulması
  • Program açma dosyalarına ilişkin senato kararının iletilmesi
  • Program açma dosyasının YÖK’e gönderilmesi
  • Onay/Red Durumunun ilgili birimlere duyurulması
Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı
Anabilim/Anasanat Dalı Kurulu
Dekan
Eğitim Komisyonu
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
Fakülte/Enstitü Kurulu
Fakülte/Yüksekokul/MYO/Enstitü Sekreteri
GEN Yazı İşleri Birimi Yöneticisi
Kurul/Komisyonlar Sekreterya Personeli
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
Öğretim Elemanı
ORT-Yazı İşleri Personeli
Rektör
Senato
PP.1.1.PRS.0003 OMÜ EĞİTİM KOMİSYONU YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
PP1.2.KLV.0002-Eğitimde Revizyon İzleme ve Yönlendirme Kılavuzu
PP.1.3.İŞA.0035-Yeni Bölüm ve Programların Açılması İş Akış Süreci
  • EBYS

  • ABAYS

  • ÜNİKYS
  • Fiziksel Ortam

İzleme Kriterleri:

KG567 Olgunlaşmamış başvuru dosyası sebebiyle (öğretim elemanı, fiziksel altyapı yetersizliği vb.) eğitim komisyonu tarafından birimlere geri gönderilen program açma başvurusu sayısı
KG568 YÖK tarafından kabul edilmeyen program açma başvurusu sayısının toplam YÖK’e program açma başvuru sayısına oranı

Riskler:

Program açma başvuru dosyasının hatalı olması sebebiyle (yanlış veya eksik evrakın bulunması, dosyanın komisyon/kurullarca yanlış anlaşılması vb.) sebebiyle program açma dosyasının YÖK tarafından reddedilmesi
Programa ilişkin temel tanımlamaların iyi yapılmaması sebebiyle ulusal mesleki yeterlilikler ölçütlerine uygun olmayan program açılması
İş yükü hesaplamalarının gerçeği yansıtmaması sebebiyle öğrenci başarısının düşmesi

F1.1.3 Bölüm Program/Bölüm Akreditasyon İşlemleri

Faaliyetin Amacı: Bölüm/Program faaliyetlerinin ulusal ve uluslararası alanda tanınırlığını arttırmak ve tescil ettirmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Akreditasyon kuruluşu kriterlerine göre hazırlık dosyasının oluşturulması
  • İç değerlendirme raporunun hazırlanması
  • Saha ziyareti ve değerlendirme işlemlerinin yapılması
  • Akreditasyon yenileme işlemleri
Bölüm Başkanı
Dekan
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
Öğretim Elemanı
  • Elektronik Ortam

  • Fiziki Arşiv

  • ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:

KG569 Akredite olan program sayısının toplam program sayısına oranı
KG570 Akredite olamayan program sayısının toplam akreditasyon başvuru sayısına oranı

Riskler:

Program tanıtım bilgilerinin uygulama ile aynı olmaması nedeniyle akredite olunamaması
Rapor oluşturulurken güncel ve tutarlı verilere ulaşılamaması nedeniyle sürecin zamanında tamamlanamaması

Fırsatlar:

Programlara tercih oranının arttırılması
Akredite programlar ile üniversiteye daha nitelikli öğrencilerin çekilmesi

F1.1.4 Kariyer Hizmetleri

Faaliyetin Amacı: Üniversite öğrencilerine kariyer danışmanlığı yapmak, staj yapılacak kurum sayısını arttırmak, öğrenci ve mezunlara mesleki yeterliklerini artırmalarına ve alanlarındaki yeni gelişmeleri takip etmelerine yönelik eğitimler vermek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KARİYER MERKEZİ
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Kariyer danışmanlığı işlemleri
  • İş ve staj duyuru işlemleri
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
ORT-Sekreter
PP.2.1.PRS.0002 OMÜ KARİYER MERKEZİ YÖNERGESİ
  • Elektronik Ortam

  • Fiziki Arşiv

  • ÜNİKYS
  • EBYS

İzleme Kriterleri:

KG189 Kariyer Merkezi çalışmaları kapsamında öğrenci ve mezunlara yönelik gerçekleştirilen faaliyet sayısı

Riskler:

Kariyer eğitimi ve etkinliklerle ile ilgili çalışmaların yetersiz olması nedeniyle kariyer hizmetlerinin niteliğinin düşmesi
Akademik birimlerin öğrencilerine yönelik kariyer planlamalarına desteklerinin olmaması nedeniyle sürecin etkin yürütülmemesi
Öğrenci ve mezunların kariyerlerine yönelik, Kariyer Danışmanlığı yapabilecek personel ile idari personelin olmaması sebebiyle hizmetlerin zamanında tamamlanamaması

Fırsatlar:

Üniversitemiz ile Samsun Çalışma ve İş Kurumu (İŞKUR) arasında imzalanan protokolle öğrenci ve mezunlarımıza Mesleki Danışmanlık Hizmetleri verilmesi ve böylece mezun memnuniyetinin artması (İŞKUR İş Kulubü tarafından eğitim ve seminerler düzenlemeleri CV hazırlama, mülakat ve öz geçmiş teknikleri, iş arama süreçleri vb. konularda eğitim verilmesi için Akademik birimlere iletilmiştir).
Cumhurbaşkanlığı İnsan Kaynakları Ofisi tarafından içerikleri sunulan üniversite öğrencilerinde kariyer farkındalığı yaratmak ve onlara kariyer yolculuklarında destek sağlamak için önerilen “Kariyer Planlama” dersinin birinci sınıf öğrencilerine zorunlu ders olarak verilmesinin Kariyer Faaliyeti niteliğinin artırması