ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP1.2, R1, Ocak 2022

Eğitim ve Öğretim Uygulama Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Eğitim-öğretimle ilgili tüm süreçlerin mevzuata uygun şekilde yürütülebilmesini sağlamak
Rektörlükten gelen yazılar (senato kararları, daire başkanlıklarından gelen yazılar vb.) Fakülte/Enstitü/ /Yüksekokul Kurul Kararları Bölüm, program anabilim / ana sanat dallarından gelen talepler Öğrencilerin bireysel talepleri (dilekçe, başvuru formu vb.) Uluslararası öğrenci başvuruları Özel kurumlardan gelen talepler OMÜ İş Takvimi	Ofis ortamı Teknolojik altyapı, donanım ve ofis yazılımları İnsan kaynakları EBYS KAYSİS ve yasal mevzuat Öğrenci işleri otomasyonu UZEM EBS	Eğitim - öğretim faaliyetlerine ilişkin duyuru / bilgilendirmeler Belge (sınav giriş belgesi, öğrenci belgesi, transkript vb.) Ders görevlendirme yazıları Ders öğrenci listeleri Ders programı Fiziki ve teknik altyapı talep yazıları Ders yoklama belgeleri Sınav/mülakat sonuç belgeleri Ders raporları Staj raporları İntibak komisyonu kararları Öğrenciye özel belgeler Disipline ilişkin kararlar Mezuniyet belgeleri (Diploma, ekleri vb.) Raporlar

Faaliyetler

F1.2.1 Eğitim-Öğretim Hazırlık İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Eğitim-öğretim hizmetlerinin nitelikli ve paydaşların ihtiyaçlarını karşılayabilecek şekilde sunulmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Program ve Ders İçeriklerinin Güncellenmesi Ders Açma Taleplerinin Yapılması Haftalık Ders İçeriklerinin Hazırlanması ve Duyurulması Ders Muafiyet ve İntibak İşlemlerinin Tamamlanması Bilgilendirme ve duyuru işlemlerinin yapılması	Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Bölüm Başkanı Bölüm Kurulu Dekan Fakülte/Enstitü Kurulu Fakülte/Yüksekokul/MYO/Enstitü Sekreteri Muafiyet ve İntibak Komisyonu Öğrenci İşleri Daire Başkanı Öğretim Elemanı YO/MYO Kurulu	PP.1.2.PRS.0006 OMÜ ENGELLİ ÖĞRENCİLER EĞİTİM-ÖĞRETİM UYGULAMALARI USUL VE ESASLAR PP.1.2.PRS.0023 OMÜ DERS MUAFİYETİ VE İNTİBAK İŞLEMLERİ UYGULAMA USUL VE ESASLARI PP.1.1.FR.0020-Müfredat Değişiklik ve Ders İntibak Düzenleme Formu PP.1.1.FR.0001-Ders Açma Talep Formu PP.1.2.FR.0041-Ders Muafiyet Başvuru Formu PP.1.2.FR.0042-Öğrenci Ders Muafiyet Bildirim Formu (Lisans-Önlisans) PP.1.2.FR.0043-Ders Saydırma İşlem Formu(Lisansüstü) PP.1.2.FR.0081-İntibak Dersi Ekleme Formu PP.1.2.FR.0088-Ders Görevlendirme Formu PP.1.1.PRS.0003 OMÜ EĞİTİM KOMİSYONU YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0009 OMÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM PROGRAMLARINDA UZMANLIK ALAN DERSİ YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0016 OMÜ ÖNLİSANS, LİSANS VE LİSANSÜSTÜ DÜZEYİNDEKİ PROGRAMLARA ULUSLARARASI ÖĞRENCİ YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0018 OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ PP.3.2.PRS.0001 OMÜ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ UZMANLIK EĞİTİM ÖĞRETİM VE SINAV YÖNERGESİ PP.1.2.İŞA.0006 Ders Muafiyeti ve İnt. İş Akış Süreci PP.1.3.İŞA.0034-Bilgi Paketi Oluşturma ve Güncelleme İş Akış Süreci	EBYS EBS UZEM Birim WEB Sayfaları UBS AVYS ÜNİKYS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG572 Hatalı yapılan ders intibak işlemi sayısı KG573 EBS’ye aktarılmamış güncellenen ders içeriklerinin sayısı KG574 Program kazanımları ile uyumlaştırılmamış ders çıktıları sayısı
Riskler: Üniversitemiz fakülte/yüksekokullarında okutulan B1 seviyesi İngilizce dersleri ve bazı fakültelerdeki mesleki İngilizce derslerinin yüksekokulumuz tarafından yürütülmekte olması nedeniyle yüksekokulumuzda yeterli sayıda İngilizce öğretim görevlisi olmamasından dolayı birimlerden gelen görevlendirme talep yazılarına öğretim görevlisi görevlendirmesi yapılmasında zorluk çekilmesi ve tedbir alınmazsa farklı risklerin oluşabileceği Muafiyet/intibak işlemlerinin geç yapılması nedeniyle öğrencilerin derslere geç başlaması Öğretim elemanlarının tutumu sebebiyle program çıktısına katkısı bulunmayan derslerin müfredatta yer alması İş güvenliği önlemlerinin malzeme ve bakım onarım yönünden sürdürülebilir olmaması Program ve ders içeriklerinin zamanında güncellenmemesi nedeniyle öğrencinin yanlış derse kayıtlanması Eğitim öğretim hazırlıkları sürecinde, personelimizin yıllık izin, mazeret izni, hastalık, vb. gibi durumlarında eğitim öğretim faaliyetlerine verilen destek hizmetinin aksaması

F1.2.2 Derslerin Yürütülmesi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Eğitim-öğretim sürecinin OMÜ’nün stratejik planına uygun olarak ve paydaşların ihtiyaçları çerçevesinde yürütülmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ, UZAKTAN EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ
Ders materyallerinin temini ve Online dersler için içeriklerin geliştirilmesi İş yeri eğitimi ve staj eğitimi için danışmanlık hizmetlerinin yürütülmesi Öğrencilerin devam durumunun takibi	Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Bölüm Başkanı Dekan Öğretim Elemanı UZEM İçerik Geliştirme Birimi Personeli	PP.1.2.FR.0003-İş Yeri Eğitimi ve Uygulaması Öğrenci Başvuru Formu PP.1.2.FR.0010-İş Yeri Eğitimi ve Uygulaması Dersleri Öğrenci Yerleştirme Formu PP.1.2.FR.0014-İş Yeri Uygulaması Dersi Değerlendirme Formu PP.1.2.FR.0018-Staj Değerlendirme Formu PP.1.2.FR.0037-Eğitim Öğretim Performansı Değerlendirmesi Öğretim Elemanı Geri Bildirim Formu PP.1.2.PRS.0008 OMÜ UZAKTAN EĞİTİM TEZSİZ YÜKSEK LİSANS PROGRAMI YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0007 OMÜ UZAKTAN EĞİTİM ÖNLİSANS VE LİSANS YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0005 OMÜ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0014 OMÜ ÖNLİSANS, LİSANS ÖĞRETİMİ UYGULAMALI DERSLER YÖNERGESİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM VE ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ PP.1.2.İŞA.0005 Sınav Sonucuna Yapılan İtirazın Değerlendirilmesine İlişkin İş Akış Süreci PP.1.3.İŞA.0031-Ders Kayıt İşlemleri İş Akış Süreci PP.1.3.İŞA.0032-Ders Seçimi Danışmanlık İş Akış Süreci PP.1.2.FR.0005- İş Yeri Uygulması Öğrenci Devam Takip Çizelgesi	EBYS EBS UZEM Birim WEB Sayfaları AVYS Google Classroom eders.omu.edu.tr ÜNİKYS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG575 AVYS’ye materyal yüklenmeyen ders sayısı KG576 İşyeri eğitimi yapan öğrenci sayısının işyerinde eğitime başvuran öğrenci sayısına oranı
Riskler: İşyeri eğitimi yapılabilecek işyeri sayısı yetersiz olmasına bağlı olarak işyeri eğitimi yapmak isteyen öğrencilerin bu olanaktan yararlanamaması Bölümlerimizde teknolojik yeni nesil konuların aktarılmasında gerekli olan lisanslı programların olmaması Uzaktan Eğitim Usul ve Esasları'nda yapılan değişiklikliklerin UZEM uygulamalarınında neden olacağı sorunlar Uzaktan eğitim programlarındaki belirlenen kontenjanların yeteri kadar dolmaması

F1.2.3 Ders Ölçme ve Değerlendirmelerin Yapılması

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Eğitim-öğretim sürecinin sağlıklı işlemesi açısından mevzuata aykırı iş ve işlemlerin önüne geçmek, eğitim hizmetlerini belirli standartlar çerçevesinde yürütmek ve öğrencilerin eğitim hizmetlerinden en üst seviyede istifade etmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Dönem içi ve dönem sonu ölçme ve değerlendirmelerin yapılması Öğrencilerden itiraz dilekçelerinin alınması İtirazların öğretim elemanı tarafından değerlendirilmesi Gerekli not düzeltmelerinin yapılması	Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Bölüm Başkanı Dekan Eğitim Öğretim Performansını Ölçme, Değerlendirme ve Geliştirme Komisyonu Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Öğretim Elemanı Yüksekokul Yönetim Kurulu	PP.1.2.FR.0058-Mazeret Sınavı Başvuru Formu(Lisansüstü-Lisans-Ön Lisans) PP.1.2.FR.0064-Sınav Notlarına İtiraz Dilekçesi PP.1.2.FR.0082-Not Düzeltme Formu(Lisans-Önlisans) PP.1.2.FR.0101-Sınav Notu İtiraz Formu PP.1.2.FR.0102-Sınav Sorusuna İtiraz Formu PP.1.2.PRS.0008 OMÜ UZAKTAN EĞİTİM TEZSİZ YÜKSEK LİSANS PROGRAMI YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0007 OMÜ UZAKTAN EĞİTİM ÖNLİSANS VE LİSANS YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0005 OMÜ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0014 OMÜ ÖNLİSANS, LİSANS ÖĞRETİMİ UYGULAMALI DERSLER YÖNERGESİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM VE ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ PP.1.2.İŞA.0005 Sınav Sonucuna Yapılan İtirazın Değerlendirilmesine İlişkin İş Akış Süreci	EBYS EBS Birim WEB Sayfaları Google Classroom UBS ÜNİKYS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG577 Düzeltilen not sayısının toplam not itiraz sayısına oranı
Riskler: Yetersiz/yanlış ölçme ve değerlendirme sebebiyle öğrencilerin başarı durumunun yanlış belirlenmesi

F1.2.4 Öğrenci Disiplin İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Eğitim-öğretim sürecinin sağlıklı işlemesi açısından hukuka ve mevzuata aykırı iş ve işlemlerin önüne geçmek, eğitim hizmetlerini belirli standartlar çerçevesinde yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ
Mevzuata aykırı davranan öğrencilerle ilgili işlemlerin başlatılması Disiplin işlemlerinin tamamlanması Teklif edilen cezaların disiplin kurullarında karara bağlanması	Dekan Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Fakülte/Yüksekokul/MYO/Enstitü Disiplin Kurulu HM Hukuk İşleri Ofisi Personeli Hukuk Müşaviri	PP.1.2.FR.0045-Disiplin Ceza Formu YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI ÖĞRENCİ DİSİPLİN YÖNETMELİĞİ	EBYS EBS Birim WEB Sayfaları ÜNİKYS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG578 Üst mahkeme tarafından reddedilen disiplin cezası sayısı
Riskler: Dosyanın yanlış değerlendirmesi nedeniyle üst mahkemece disiplin cezası kararın bozulması

F1.2.5 Uzmanlık Eğitimi ile İlgili İş ve İşlemler

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Eğitim-öğretim hizmetlerinin belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak amacıyla istenen nitelikli insan gücünü oluşturmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Çekirdek eğitim müfredatının hazırlanması Uzmanlık alan derslerinin verilmesi Uzmanlık tezlerinin hazırlanması ve sunulması	Dekan Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Öğretim Elemanı	PP.1.1.FR.0002-Uzmanlık Alan Dersi Öneri Formu PP.1.2.FR.0073-Uzmanlık Eğitimi Bitirme Sınavı Tutanağı PP.1.2.PRS.0009 OMÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM PROGRAMLARINDA UZMANLIK ALAN DERSİ YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0004 OMÜ TIP FAKÜLTESİ TIPTA UZMANLIK EĞİTİMİ YÖNERGESİ PP.3.2.PRS.0001 OMÜ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ UZMANLIK EĞİTİM ÖĞRETİM VE SINAV YÖNERGESİ	EBYS EBS Birim WEB Sayfaları KALEM Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG579 Uzmanlık belgesi hatalı düzenlenen kişi sayısı
Riskler: Uzmanlık belgesi tescil işlemlerinin zamanında yapılmaması sebebiyle uzmanlık öğrencilerinin mecburi hizmete geç başlamaları

F1.2.6 Eğitim-Öğretim Performansı Değerlendirme İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Eğitim-öğretim hizmetlerinin belirlenen amaç ve hedeflere ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmek ve gerekli düzeltmeleri yapmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
Öğretim elemanı değerlendirme dosyasının teslim edilmesi ve değerlendirilmesi Öğrencilerin öğretim elemanı ders değerlendirmelerini yapması Amir öğretim elemanı değerlendirmesi	Bölüm Başkanı Dekan Eğitim Öğretim Performansını Ölçme, Değerlendirme ve Geliştirme Komisyonu Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Öğretim Elemanı	PP.1.2.FR.0037-Eğitim Öğretim Performansı Değerlendirmesi Öğretim Elemanı Geri Bildirim Formu PP.1.2.FR.0038-Eğitim Öğretim Performansı Birim Geri Bildirim Formu PP.1.2.FR.0006-Eğitim Öğretim Performansı Birim Amiri Değerlendirme Formu PP.4.3.PRS.0011 OMÜ PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ	EBYS EBS Birim WEB Sayfaları EOPD Yazılımı ÜNİKYS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG580 Performans değerlendirmesi yapılamayan öğretim elemanı/üyesi sayısının toplam öğretim üyesi/elemanı sayısına oranı KG581 Ders tanıtım dosyasını sisteme yüklemeyen öğretim üyesi/elemanı sayısının toplam öğretim üyesi/elemanı sayısı
Riskler: Öğretim elemanlarının ders tanıtım dosyalarını zamanında hazırlamaması sebebiyle performans değerlendirmesinin aksaması Amir değerlendirmesinin objektif olmaması sebebiyle öğretim elemanı eğitim öğretim performansının doğru değerlendirilememesi

F1.2.7 Eğitimde Revizyon İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Eğitim-öğretim hizmetlerinin kalite güvence sistemine uygun şekilde bütüncül bir yaklaşımla gerçekleştirilmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
Program çıktılarının güncellenmesi ve ölçme değerlendirme işlemlerinin geliştirilmesi Paydaş görüşlerinin program revizyonlarına yansıtılması Ara ve sonuç raporlarının değerlendirilerek nihai raporun oluşturulması Revizyonların gerçekleştirilmesi	Bölüm Başkanı Dekan Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörü Öğretim Elemanı Senato	PP1.2.KLV.0002-Eğitimde Revizyon İzleme ve Yönlendirme Kılavuzu	EBYS ÜNİKYS Elektronik Ortam EBS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG582 Paydaş görüşü alınmadan güncellenen program sayısı KG583 Ara ve sonuç raporunu zamanında göndermeyen birim sayısı
Riskler: Program/ders güncelleme işlemlerinde paydaş görüşü alınmaması nedeniyle dış değerlendirme süreçlerinden bulgu/iyileştirilecek yön alınması
Fırsatlar: Eğitimde revizyon işlemlerinin yapılması ile tüm bölüm/programlarının akreditasyon alt yapı hazırlıklarının sağlanması