Görev Tanımı
PP5.2.GT.0367, R4, Aralık 2024
Görev Adı: Süreç Yönetimi Ofisi Personeli
Kod: GT367
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Süreç kartlarını ÜNİKYS’de tanımlamak, güncelleme işlemlerini gerçekleştirmek
- Süreç kartlarına ilişkin güncelleme ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili süreç yöneticisine iletmek
- Süreç planlarına ilişkin güncelleme taleplerini değerlendirmek ve gerekli ise üst yönetime sunmak
- Süreç kartlarına ilişkin süreç yöneticilerine gerekli bilgilendirme/eğitimler yapmak
- Kalite Sorumluları ile belirli periyotlarla bilgilendirme toplantıları düzenlenmek
- Kalite Yönetim Süreci ile ilgili değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerini yapmak
- Paydaş İlişkileri Sürecine ait değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerinin yapmak
- Kalite Yönetim ve Paydaş İlişkileri Süreci işlemlerinin kurumda uygulanmasında standartlara ve mevzuata uygunluğunu sağlamak
- Görev tanımlarının süreçlere ve organizasyon yapısına uygunluğunun kontrol edilerek ÜNİKYS'ye tanımlamak ve duyurmak
- Kalite Koordinatörlüğüne ait görev tanımlarının güncelliğinin kontrolünü yapmak
- Süreç yönetimine uygun birim organizasyonel yapısının oluşturulmasını ve işleyişini sağlamak, takibini yapmak
- Ortak süreç kartlarına (Eğitim Öğretim Planlama, Eğitim Öğretim Uygulama, Bilgi Üretimi, Bilgi Transferi Süreçleri) ait işlemlerin gerçekleştirilmesi (Bilgi/Tarif Dokümanları, faaliyetler, görev tanımları, izleme kriterlerine ait hedef ve gerçekleşme durumu uygunluğunu sağlamak
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
Diğer Süreç İzleme Ofisi Personeli
Aranan Nitelikler
En az lisans mezunu olmak
Revizyon Geçmişi
Revizyon Numarası
Revizyon Gerekçesi
Revizyon Tarihi
2
19.09.2022
3
Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir.
24.05.2024
4
Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir.
13.12.2024
Görev Adı: Süreç Yönetimi Ofisi Personeli
Kod: GT367
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Süreç kartlarını ÜNİKYS’de tanımlamak, güncelleme işlemlerini gerçekleştirmek
- Süreç kartlarına ilişkin güncelleme ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili süreç yöneticisine iletmek
- Süreç planlarına ilişkin güncelleme taleplerini değerlendirmek ve gerekli ise üst yönetime sunmak
- Süreç kartlarına ilişkin süreç yöneticilerine gerekli bilgilendirme/eğitimler yapmak
- Kalite Sorumluları ile belirli periyotlarla bilgilendirme toplantıları düzenlenmek
- Kalite Yönetim Süreci ile ilgili değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerini yapmak
- Paydaş İlişkileri Sürecine ait değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerinin yapmak
- Kalite Yönetim ve Paydaş İlişkileri Süreci işlemlerinin kurumda uygulanmasında standartlara ve mevzuata uygunluğunu sağlamak
- Görev tanımlarının süreçlere ve organizasyon yapısına uygunluğunun kontrol edilerek ÜNİKYS'ye tanımlamak ve duyurmak
- Kalite Koordinatörlüğüne ait görev tanımlarının güncelliğinin kontrolünü yapmak
- Süreç yönetimine uygun birim organizasyonel yapısının oluşturulmasını ve işleyişini sağlamak, takibini yapmak
- Ortak süreç kartlarına (Eğitim Öğretim Planlama, Eğitim Öğretim Uygulama, Bilgi Üretimi, Bilgi Transferi Süreçleri) ait işlemlerin gerçekleştirilmesi (Bilgi/Tarif Dokümanları, faaliyetler, görev tanımları, izleme kriterlerine ait hedef ve gerçekleşme durumu uygunluğunu sağlamak
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
Aranan Nitelikler
Revizyon Geçmişi
| Revizyon Numarası | Revizyon Gerekçesi | Revizyon Tarihi |
|---|---|---|
| 2 | 19.09.2022 | |
| 3 | Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir. | 24.05.2024 |
| 4 | Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir. | 13.12.2024 |