Görev Tanımı
PP5.2.GT.0451, R3, Nisan 2026
Görev Adı: Doküman Yönetimi Ofis Personeli
Kod: GT451
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürüne uygun olarak doküman yönetimi işlemlerini yürütmek,
- Yeni doküman taleplerinde uygun sürece ait kodlama işlemlerini P.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürüne uygun olarak yapmak,
- Dokümanları, standart şablona uygun hale getirmek,
- Doküman değişiklik/ekleme/silme işlemlerini PP.5.2.LST.0001 Ana Doküman Listesine işlemek,
- Standart şablona uygun hale gelen dokümanları ÜNİKYS yazılımına yüklemek, duyurularını yapmak,
- Prosedür/Yönerge gibi PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürü'nde belirtilen Mevzuat Komisyonu onayından geçen doküman değişiklik-eklemelerin KAYSİS’e yüklenmesi hususunda Hukuk Müşavirliği'ne bilgi vermek,
- Doküman işlemlerini PP.5.2.İŞA.0017 Doküman Yönetimi İş Akış Süreci’ne uygun olarak yürütmek
- ÜNİKYS’de Doküman Talebi işlemlerini gerçekleştirmek: doküman taleplerini günlük olarak kontrol etmek, taleplerin PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürü’ne uygunluğunu değerlendirmek,
- ÜNİKYS’de Doküman talebi onaylanan dokümanları uygun şablona yerleştirmek, doğru kategori altında yayınlamak ve dokümanın duyuru işlemlerini gerçekleştirmek,
- ÜNİKYS’de Dokümanların süreç faaliyetinde ilgili yerlere tanımlanmasını sağlamak,
- Dokümanların aktif/pasif durumlarını takip etmek ve sistem üzerinde ilgili işlemleri yapmak,
- Doküman işlemlerine yönelik bilgi notları vb. kaynakları hazırlamak ve güncelliğini takip etmek,
- Doküman işlemleri için kullanıcılara destek vermek ve yönlendirme yapmak,
- Doküman işlemlerine dair istatistiki bilgileri içeren raporlamaları gerçekleştirmek ve takibini yapmak,
- PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürü’nü 6 aylık periyotlarda izlemek ve ihtiyaç halinde güncellemek,
- ÜNİKYS Doküman Yönetimi modülündeki eksiklikleri tespit ederek iyileştirmelere katkı sunmak.
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
Diğer Doküman Yönetimi Ofis Personeli
Aranan Nitelikler
657 Devlet Memurları Kanununa tabi olmak
Revizyon Geçmişi
Revizyon Numarası
Revizyon Gerekçesi
Revizyon Tarihi
1
21.09.2022
2
Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir.
24.05.2024
3
1215 No'lu Doküman güncelleme talebi nedeniyle güncellenmiştir.
16.04.2026
Görev Adı: Doküman Yönetimi Ofis Personeli
Kod: GT451
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürüne uygun olarak doküman yönetimi işlemlerini yürütmek,
- Yeni doküman taleplerinde uygun sürece ait kodlama işlemlerini P.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürüne uygun olarak yapmak,
- Dokümanları, standart şablona uygun hale getirmek,
- Doküman değişiklik/ekleme/silme işlemlerini PP.5.2.LST.0001 Ana Doküman Listesine işlemek,
- Standart şablona uygun hale gelen dokümanları ÜNİKYS yazılımına yüklemek, duyurularını yapmak,
- Prosedür/Yönerge gibi PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürü'nde belirtilen Mevzuat Komisyonu onayından geçen doküman değişiklik-eklemelerin KAYSİS’e yüklenmesi hususunda Hukuk Müşavirliği'ne bilgi vermek,
- Doküman işlemlerini PP.5.2.İŞA.0017 Doküman Yönetimi İş Akış Süreci’ne uygun olarak yürütmek
- ÜNİKYS’de Doküman Talebi işlemlerini gerçekleştirmek: doküman taleplerini günlük olarak kontrol etmek, taleplerin PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürü’ne uygunluğunu değerlendirmek,
- ÜNİKYS’de Doküman talebi onaylanan dokümanları uygun şablona yerleştirmek, doğru kategori altında yayınlamak ve dokümanın duyuru işlemlerini gerçekleştirmek,
- ÜNİKYS’de Dokümanların süreç faaliyetinde ilgili yerlere tanımlanmasını sağlamak,
- Dokümanların aktif/pasif durumlarını takip etmek ve sistem üzerinde ilgili işlemleri yapmak,
- Doküman işlemlerine yönelik bilgi notları vb. kaynakları hazırlamak ve güncelliğini takip etmek,
- Doküman işlemleri için kullanıcılara destek vermek ve yönlendirme yapmak,
- Doküman işlemlerine dair istatistiki bilgileri içeren raporlamaları gerçekleştirmek ve takibini yapmak,
- PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürü’nü 6 aylık periyotlarda izlemek ve ihtiyaç halinde güncellemek,
- ÜNİKYS Doküman Yönetimi modülündeki eksiklikleri tespit ederek iyileştirmelere katkı sunmak.
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
Aranan Nitelikler
Revizyon Geçmişi
| Revizyon Numarası | Revizyon Gerekçesi | Revizyon Tarihi |
|---|---|---|
| 1 | 21.09.2022 | |
| 2 | Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir. | 24.05.2024 |
| 3 | 1215 No'lu Doküman güncelleme talebi nedeniyle güncellenmiştir. | 16.04.2026 |