Task Definition

PP5.2.GT.0451, R2, May 2024

Task Name: Doküman Yönetimi Ofis Personeli

Code: GT451

Critical Task: No

Task, Authority and Responsibilities

  • PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürüne uygun olarak doküman yönetimi işlemlerini yürütmek,
  • EBYS’den PP.5.2.FR.0001-Doküman Ekleme - Değiştirme Talep Formu ile gelen doküman ekleme, değiştirme silme taleplerini almak ve değerlendirmek,
  • Yeni doküman taleplerinde uygun sürece ait kodlama işlemlerini P.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürüne uygun olarak yapmak,
  • Dokümanları, standart şablona uygun hale getirmek,
  • Doküman değişiklik/ekleme/silme işlemlerini PP.5.2.LST.0001 Ana Doküman Listesine işlemek,
  • Standart şablona uygun hale gelen dokümanları ÜNİKYS yazılımına yüklemek, duyurularını yapmak
  • Prosedür/Yönerge gibi PP.5.2.PRS.0002 OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedürü'nde belirtilen Mevzuat Komisyonu onayından geçen doküman değişiklik-eklemelerin KAYSİS’e yüklenmesi hususunda Hukuk Müşavirliğine bilgi vermek.

Joint Responsibility

  • Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.

  • Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.

  • Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

  • Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.

  • İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.

  • Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.

  • Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.

  • PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.

  • Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.

Power of Attorney

Diğer Doküman Yönetimi Ofis Personeli

Qualifications

657 Devlet Memurları Kanununa tabi olmak

Revision History

Revision Number Revision Explanention Revision Date
1 21.09.2022
2 Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir. 24.05.2024