Süreç Yönetimi

• Sorumlu olduğu süreçle ilgili kalite dokümanlarını sürekli gözden geçirip gerekli gördüğü doküman değişikliklerini süreç yöneticisine bildirmek
• Risk ve Fırsat Yönetimine ilişkin fakülte/MYO/YO risk ve fırsatları Prosedüre uygun olarak değerlendirmek ve güncelleme işlemlerinin yapılmasını sağlamak
• Yönetimin Gözden Geçirmesi işlemlerinde KYS Performans Raporlarının hazırlanması ve analizlerinin yapılarak YGG 1. Kademe Raporu sonucuna göre (YGG 2. Kademe raporunda yer almayan kararlar için) Düzeltici iyileştirici faaliyet (DİF) planlamak
• İç ve Dış Tetkik ziyaretlerinde hazır bulunmak ve ilgili kişilere yardımcı olmak 

Veri ve Göstergeler

• Veri/göstergelere ait bilgilerin doğruluğunu ve zamanında girilesini sağlamak
• Birim hedeflerini bölüm hedeflerini de göz önünde bulundurarak belirlenmesini sağlamak ve hedeflerin gerçekleşme durumlarını izlemek

• İç ve dış paydaşlardan elde edilen geri bildirimlerin toplanması, incelenmesi, değerlendirilmesi ve analiz edilmesine yönelik çalışmaları koordine etmek
• Geri bildirim sonuçlarının Birim İç Değerlendirme Raporu (BİDR) hazırlık süreçlerinde kullanılmasını sağlamak ve paydaş görüşlerinin kalite güvence süreçlerine yansıtılmasına katkıda bulunmak
• Geri bildirimler sonucunda belirlenen iyileştirmeye açık alanlara yönelik Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetleri (DİF) planlamak, uygulanmasını ve sonuçlarını izlemek, geri bildirim süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek
• Geri bildirim sonuçlarının ilgili bölüm, program ve alt birimlerle paylaşılmasını sağlamak ve alınan aksiyonların izlenmesine katkıda bulunmak, sonuçları ilgili birimlerle paylaşmak ve sürekli iyileştirme çalışmalarına katkı sağlamak 

İç değerlendirme İşlemleri

• Birim iç değerlendirme raporunu doğru ve güncel kanıtlara göre hazırlamak
• Kalite komisyonu tarafından ayrıca istenebilecek olan kurum iç değerlendirme raporuna ilişkin kanıt belgelerin doğruluğunu sağlamak
• BİDR Değerlendirmesi sonucunda belirlenen iyileştirilecek alanların analizi yapılarak düzeltici iyileştirici faaliyet (DİF) planlamak

Eğitimde Revizyon İşlemleri

• Eğitimde Revizyon Kılavuzu (ERK) kapsamında gerçekleştirilmesi gereken iş ve işlemlerle ilgili çalışmaların koordinasyonunu sağlamak, kontrol kriterlerine uygun olarak düzeltmeleri yapmak ve Eğitim-Öğretim Koordinatörlüğüne yılda bir kez raporlamak
• Tüm programlarda ERK’nın uygulanmasını sağlamaya yönelik Dekanlık/Müdürlük adına uygunluk kontrollerini yaparak yardımcı olmak
• Ders/program bilgi paketlerine ilişkin bilgilerin (ders kazanımları, TYYÇ vb.) güncel ve eksiksiz olmasını sağlamak. 

Akreditasyon İşlemleri

• Birim “Eğitim Öğretim Performansı Değerlendirmesine ait” raporlarını analiz etmek, değerlendirmek
• Değerlendirme sonucuna göre 70 puanın altında alan öğretim elemanları için bilgilendirme eğitimleri düzenlenmesini sağlamak
• Program akreditasyonu süreçlerini izlemek, akredite edilmiş program sayısını artırmak amacıyla gerekli çalışmaları yürütmek,
• Akreditasyon ve Mentör Uygulama Programı çalışmalarını izlemek ve akreditasyon süreçlerine ilişkin değerlendirmelerde bulunmak,
• Akreditasyon kuruluşlarının ziyaretlerinde hazır bulunmak ve ilgili kişilere yardımcı olmak 

İyileştirme Yönetimi

• Yürütmüş olduğu faaliyetleri değerlendirmek, gerekli gördüğü durumlarda düzeltici iyileştirici faaliyet (DİF) tasarlamak, açılan DİF kayıtlarının gerçekleşme durumlarını takip etmek
• Kalite Güvence Sisteminin içselleştirilmesi amacıyla bölüm düzeyinde periyodik bilgilendirme eğitimlerinin düzenlenmesini sağlamak
• KGS İşlem Takvimi doğrultusunda yapılacak işlemlerin koordinasyonunu sağlamak
• ÜNİKYS’de yürütülen “Eylem Planı”, “Yönetim Görevi”, “İç tetkik”, “YGG” ve “Süreç Yönetimi” işlemlerini Fakülte/MYO/YO adına takip etmek, gerekli durumlarda DİF oluşturulmasını sağlamak

Kararların Uygulanması ve İzlenmesi

• Alınan kararları yazılı hale getirmek ve arşivlemek
• Kararları ilgili birim/bölüm/program ile alt birimlere duyurmak ve sonuçlarını izlemek,

Kalite Komisyonuna Karşı Sorumluluk

• Yılda en az bir kere kurum iç değerlendirme çalışmaları öncesinde birimlerinde gerçekleştirilen kalite güvence faaliyetleri ile sonuçlarına ilişkin sunumu hazırlamak
• Birim kalite komisyonları yıllık çalışmalarını (hazırlanan sunumun) OMÜ Kalite Komisyonu toplantısına katılarak sunmak ((Birim kalite komisyonu başkanı (süreç/birim yöneticisi) tarafından))

Öğrenci Kalite Süreçleri

• Kalite güvencesi süreçlerine öğrenci katılımını ve kalite kültürünü yaygınlaştırmayı sağlamak üzere çalışmalar yürütmek
• Birim öğrenci kalite komisyonu üyesi olarak görevlendirilen temsilcilerin birim kalite komisyonunda görevlendirilmesini sağlamak,
• Birim kalite komisyonu toplantıları ve alınan bu toplantılarda alınan kararlara katılımını sağlamak

• Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.

• Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.

• Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

• Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.

• İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.

• Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.

• Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.

• PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.

• Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.

• Birim Kalite Komisyonu

• Akademik birimlerde; Dekan, MYO Müdür, Fakülte/YO/MYO Sekreteri, Bölüm Başkanı görevlerinde bulunmak
• İdari birimlerde; Daire Başkanı, Şube Müdürü veya organizasyon şemasında yer alan “birim yönetici” görevini yürüten yöneticiler