Process
PP4.4, R2, January 2024
Bilişim Süreci
PROCESS COORDINATOR: ckurnaz@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Üniversitemiz Eğitim - Öğretim, Araştırma ve Geliştirme ile İdari Faaliyetlerinde, bilişim teknolojilerini kullanmak, düzenlemek ve yaygınlaştırılmasını sağlamak
ENTRIES
RESOURCES
OUTPUTS
-
Uzak Erişim Talep Formu
-
Sunucu Bakım Planı
-
Teknik Servis Talep Formu
-
Web Sorumlusu Bildirim Formu
-
E-Posta Açma Talep Formu
-
Birimler Arası Yazışmalar
-
Personel Başvurusu
-
Dış Kaynaklı Veriler
-
Ağ İzleme Aracı Verileri
-
İnternet Bağlantı Problemi Bildirimi
-
Sunucu İzleme Aracı Verileri
-
OMÜ İş Takvimi
-
Ofis ortamı
-
Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları
-
İnsan Kaynağı
-
ÜBYS
-
KAYSİS
-
Sunucular
-
Ağ Alt Yapısı
-
Yazılımlar (sanallaştırma - güvenlik – izleme- trafik kayıtları (log)- yedekleme -test)
-
Güvenlik Duvarı Yazılımları
-
Lisanslı virüs önleme Yazılımları
-
Lisanslı Yazılımlar
-
E-posta Alt yapısı
-
Web Alan Adı
-
Web Sitesi
-
USOM
-
ULAKBİM
-
Trafik ve hareket izleme (Loglama)yazılımı
-
Sistem odası
-
IP Telefon
-
Bilişim Destek Masası
-
Yedeklenen Veri
-
Yazılım Planı ve Envanteri
-
Kullanıcı Yetki Listesi
-
Teknik Destek Birimi Faaliyet Raporu
-
Verilen ağ hizmeti
-
Birimler arası yazışmalar
-
Engelli siteler ve alanlar listesi (blacklist)
-
Verilen Sunucu Hizmeti
-
Teknik Şartname
-
Network Kuralları
-
Hurdaya Ayırma Tutanağı
-
IP Telefon yapılandırma
-
Güncelleme işlemi
-
Kullanıcı eğitimi
-
Tanımlanan veya silinen e-posta adresi
-
Tanımlanan veya silinen alan adı
-
Kablolu Ağ erişimi
-
Kablosuz Ağ Erişimi
-
Web Sitesi
-
Lisanslı yazılımlar
Activities
F4.4.1 Bilişim Donanımları İşlemleri
Goal of the Activity: Üniversitemiz Eğitim - Öğretim ve İdari Faaliyetlerinde kullanılacak Bilişim Donanımları işlemlerine destek sağlamak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Bilişim donanımlarına ait taleplerin alınması.
- Bilişim donanımlarına gelen taleplere göre arıza / durum tespitinin yapılması.
- Bilişim donanımlarına yapılan arıza / durum tespitine göre bakım / onarımın yapılması.
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı
BİDB Bilişim Ağları Yönetim Birimi Personeli
BİDB Bilişim Ağları Yönetim Birimi Sorumlusu
BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Personeli
BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Sorumlusu
BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Personeli
BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Sorumlusu
PP.4.1.PRS.0001 OMÜ TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI
-
-
ÜBYS
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG698 Bilişim donanımlarına gelen arıza taleplerinin çözümlenme oranı
Risks: Bilişim Donanımlarının teknolojik ömürlerini tamamlayarak yeni nesil cihazlara hizmet verememesi.
Opportunities: Teknolojik ömrünü tamamlayan bilişim donanımlarının yeni nesil cihazlarla yenilenerek teknolojinin takibinin sağlanması
F4.4.2 Bilişim Ağları Yönetimi
Goal of the Activity: Üniversitemiz Eğitim - Öğretim ve İdari Faaliyetlerinde kullanılan İnternet bağlantısının sürekliliğini sağlamak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Bilişim Ağlarına ait donanım ve yazılımlardan gelen olay logları, ayrıca son kullanıcılardan gelen taleplerin alınması.
- Bilişim Ağlarına ait olay logları, ayrıca son kullanıcılardan gelen taleplere göre arıza / durum tespitinin yapılması.
- Bilişim Ağlarına ait yapılan arıza / durum tespitine göre bakım / onarımın yapılması.
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı
BİDB Bilişim Ağları Yönetim Birimi Personeli
BİDB Bilişim Ağları Yönetim Birimi Sorumlusu
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
-
-
ÜBYS
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG699 İnternete erişim kesinti süresi
Risks: Kampüs ve binalarda yapılan imalat ve altyapı çalışmalarında Fiberoptik kablo hattının koparılması.
Bilişim ağlarına ait donanımlarda meydana gelebilecek arızalar.
Opportunities: Tüm kampüslerde bulunan Bilişim ağları altyapısının yenilenerek bağlantı hızlarının arttırılması
F4.4.3 Bilgisayar Sunucu Hizmetleri ve Altyapı Güvenliği
Goal of the Activity: Üniversitemiz Eğitim - Öğretim ve İdari Faaliyetlerinde kullanılan Sunucu Hizmetleri ve Altyapı Güvenliğini sağlamak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Bilgisayar Sunucu Hizmetleri ve Altyapı Güvenliği Donanım ve yazılımlarının rutin kontrolleri, gelen olay logları ve son kullanıcılardan gelen taleplerin alınması.
- Rutin kontrol, gelen olay logları ve son kullanıcılardan gelen taleplere göre arıza / durum tespitinin yapılması.
- Bilgisayar Sunucu Hizmetleri ve Altyapı Güvenliğine ait yapılan arıza / durum tespitine göre bakım / onarımın yapılması.
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı
BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Personeli
BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Sorumlusu
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
PP.4.4.PRS.0004 OMÜ BİLGİ GÜVENLİĞİ YEDEKLEME PROSEDÜRÜ
-
-
ÜBYS
- ÜNİKYS
- Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG700 Filtrelenemeyen spam e-posta sayısının filtrelenen spam e-posta sayısına oranı
KG701 Hizmet sunucularının servis dışı kalma süresi
Risks: Siber saldırılar.
E-posta şifrelerinin ele geçirilmesi.
Opportunities: Sunucu hizmeti veren donanım ve yazılımlar sürekli güncel tutularak sunucu hizmetinin devamlılığının sağlanması
F4.4.4 Web ve E-posta Hizmetleri
Goal of the Activity: Üniversitemiz Akademik / İdari Personeline ve Öğrencilerine E-Posta hizmeti ve tüm birimlere web servisi hizmetlerini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Web ve E-posta hizmetleri için son kullanıcılardan gelen taleplerin alınması.
- Web hizmetleri ile ilgili gelen taleplere göre durum tespiti yapılarak gelen talebin çözümlenmesi.
- E-posta hizmetleri ile ilgili gelen taleplere göre durum tespiti yapılarak gelen talebin çözümlenmesi.
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı
BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Personeli
BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Sorumlusu
BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Personeli
BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Sorumlusu
BİDB Web Birimi Personeli
BİDB Web Birimi Sorumlusu
ORT- Birim Web Sorumlusu
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
-
-
ÜBYS
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG702 Web ve e-posta hizmetleri gelen talebin cevaplanma süresi
Risks: Web sayfası yönetim şifrelerinin unutulması ya da başkalarınca ele geçirilmesi.
Web sayfalarından verilerin silinmesi.
Opportunities: Tüm sistemlerin düzenli olarak yedeklenmesi ile veri kaybı ihtimalinin en aza indirilmesi
F4.4.5 Destek Masası Hizmetleri
Goal of the Activity: Üniversitemiz Akademik / İdari Personeline ve Öğrencilerine Destek Masası Hizmeti sağlamak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Bilişim cihazları ile ilgili son kullanıcılardan gelen taleplerin alınması.
- Gelen taleplere göre durum tespiti yapılarak gelen talebin çözümlenmesi.
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı
BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Personeli
BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Sorumlusu
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
-
-
ÜBYS
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG703 Destek Masasından talep edilen hizmetin karşılanma süresi
Risks: Bilişim Cihazlarına virüs bulaşması.
Opportunities: Bilişim Cihazlarında kullanılan tüm programların lisanslı olarak kurulması
F4.4.6 Yazılım Geliştirme
Goal of the Activity: Üniversitemiz Akademik / İdari Personeli ve Öğrencilerinin yazılım ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak.
Units in Which the Activity Is Carried Out: SİBER GÜVENLİK VE BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ, UZAKTAN EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Yazılım ihtiyaçları ile ilgili son kullanıcılardan gelen taleplerin alınması.
- Gelen taleplere göre durum tespiti yapılarak gelen talebin çözümlenmesi.
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
-
-
ÜBYS
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG704 Gerçekleşen yazılım projeleri sayısının talep edilen yazılım projeleri sayısına oranı
Risks: Geliştirilen yazılımların mevcut yazılımlar ile entegre çalışamaması.
Opportunities: Yeni geliştirilen yazılımların ortak bir yazılım dili belirlenerek devamlılığının sağlanması
F4.4.7 UBYS Yönetim Faaliyeti
Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerini elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşiv oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanmak, sistem hakkında gelen sorunlara çözüm üretmek ve kurumsal süreçleri hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
• UBYS Kullanıcı Birim Ekleme İşlemi
• UBYS Kullanıcı Desteği
• UBYS Form Yönetimi
• Elektronik İmza Temini
ORT-UBYS Kullanıcısı
UBYS Yönetimi Ofisi Personeli
PP.5.1.PRS.0006 OMÜ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEMİ KULLANMA USUL VE ESASLARI
-
UBYS
- ÜNİKYS
- Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG780 Sisteme eklenemeyen form sayısı
KG780 Sisteme eklenemeyen form sayısı
Bilişim Süreci
| PROCESS COORDINATOR: ckurnaz@omu.edu.tr | ||
| RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI | ||
| AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| GOAL OF PROCESS: Üniversitemiz Eğitim - Öğretim, Araştırma ve Geliştirme ile İdari Faaliyetlerinde, bilişim teknolojilerini kullanmak, düzenlemek ve yaygınlaştırılmasını sağlamak | ||
| ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
|---|---|---|
|
|
|
F4.4.1 Bilişim Donanımları İşlemleri
| Goal of the Activity: Üniversitemiz Eğitim - Öğretim ve İdari Faaliyetlerinde kullanılacak Bilişim Donanımları işlemlerine destek sağlamak. | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı BİDB Bilişim Ağları Yönetim Birimi Personeli BİDB Bilişim Ağları Yönetim Birimi Sorumlusu BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Personeli BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Sorumlusu BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Personeli BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Sorumlusu |
PP.4.1.PRS.0001 OMÜ TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI |
|
| Tracking Criterion: KG698 Bilişim donanımlarına gelen arıza taleplerinin çözümlenme oranı |
|||
| Risks: Bilişim Donanımlarının teknolojik ömürlerini tamamlayarak yeni nesil cihazlara hizmet verememesi. |
|||
| Opportunities: Teknolojik ömrünü tamamlayan bilişim donanımlarının yeni nesil cihazlarla yenilenerek teknolojinin takibinin sağlanması |
|||
F4.4.2 Bilişim Ağları Yönetimi
| Goal of the Activity: Üniversitemiz Eğitim - Öğretim ve İdari Faaliyetlerinde kullanılan İnternet bağlantısının sürekliliğini sağlamak. | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı BİDB Bilişim Ağları Yönetim Birimi Personeli BİDB Bilişim Ağları Yönetim Birimi Sorumlusu |
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI |
|
| Tracking Criterion: KG699 İnternete erişim kesinti süresi |
|||
| Risks: Kampüs ve binalarda yapılan imalat ve altyapı çalışmalarında Fiberoptik kablo hattının koparılması. |
|||
| Opportunities: Tüm kampüslerde bulunan Bilişim ağları altyapısının yenilenerek bağlantı hızlarının arttırılması |
|||
F4.4.3 Bilgisayar Sunucu Hizmetleri ve Altyapı Güvenliği
| Goal of the Activity: Üniversitemiz Eğitim - Öğretim ve İdari Faaliyetlerinde kullanılan Sunucu Hizmetleri ve Altyapı Güvenliğini sağlamak. | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Personeli BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Sorumlusu |
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI PP.4.4.PRS.0004 OMÜ BİLGİ GÜVENLİĞİ YEDEKLEME PROSEDÜRÜ |
|
| Tracking Criterion: KG700 Filtrelenemeyen spam e-posta sayısının filtrelenen spam e-posta sayısına oranı |
|||
| Risks: Siber saldırılar. |
|||
| Opportunities: Sunucu hizmeti veren donanım ve yazılımlar sürekli güncel tutularak sunucu hizmetinin devamlılığının sağlanması |
|||
F4.4.4 Web ve E-posta Hizmetleri
| Goal of the Activity: Üniversitemiz Akademik / İdari Personeline ve Öğrencilerine E-Posta hizmeti ve tüm birimlere web servisi hizmetlerini sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Personeli BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Sorumlusu BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Personeli BİDB Bilişim Sistemleri Yönetim Birimi Sorumlusu BİDB Web Birimi Personeli BİDB Web Birimi Sorumlusu ORT- Birim Web Sorumlusu |
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI |
|
| Tracking Criterion: KG702 Web ve e-posta hizmetleri gelen talebin cevaplanma süresi |
|||
| Risks: Web sayfası yönetim şifrelerinin unutulması ya da başkalarınca ele geçirilmesi. |
|||
| Opportunities: Tüm sistemlerin düzenli olarak yedeklenmesi ile veri kaybı ihtimalinin en aza indirilmesi |
|||
F4.4.5 Destek Masası Hizmetleri
| Goal of the Activity: Üniversitemiz Akademik / İdari Personeline ve Öğrencilerine Destek Masası Hizmeti sağlamak. | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Personeli BİDB Bilişim Cihazları Teknik Destek Birimi Sorumlusu |
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI |
|
| Tracking Criterion: KG703 Destek Masasından talep edilen hizmetin karşılanma süresi |
|||
| Risks: Bilişim Cihazlarına virüs bulaşması. |
|||
| Opportunities: Bilişim Cihazlarında kullanılan tüm programların lisanslı olarak kurulması |
|||
F4.4.6 Yazılım Geliştirme
| Goal of the Activity: Üniversitemiz Akademik / İdari Personeli ve Öğrencilerinin yazılım ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak. | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: SİBER GÜVENLİK VE BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ, UZAKTAN EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı | PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI |
|
| Tracking Criterion: KG704 Gerçekleşen yazılım projeleri sayısının talep edilen yazılım projeleri sayısına oranı |
|||
| Risks: Geliştirilen yazılımların mevcut yazılımlar ile entegre çalışamaması. |
|||
| Opportunities: Yeni geliştirilen yazılımların ortak bir yazılım dili belirlenerek devamlılığının sağlanması |
|||
F4.4.7 UBYS Yönetim Faaliyeti
| Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerini elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşiv oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanmak, sistem hakkında gelen sorunlara çözüm üretmek ve kurumsal süreçleri hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
• UBYS Kullanıcı Birim Ekleme İşlemi • UBYS Kullanıcı Desteği • UBYS Form Yönetimi • Elektronik İmza Temini |
ORT-UBYS Kullanıcısı UBYS Yönetimi Ofisi Personeli |
PP.5.1.PRS.0006 OMÜ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEMİ KULLANMA USUL VE ESASLARI |
|
| Tracking Criterion: KG780 Sisteme eklenemeyen form sayısı |
|||