Process
PP4.5, R2, October 2021
Destek Hizmetleri Süreci
PROCESS COORDINATOR: fyazici@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Taşınmazların yönetim işlemlerini, Koruma ve Güvenlik hizmetlerini, Araç İşletme işlemlerini, Posta ve Kargo Hizmetlerini, Temizlik Hizmetlerinin yasalara uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamaktır.
ENTRIES
RESOURCES
OUTPUTS
- Taşınmaz Tahsis ve Devir Protokolü
- Tapu Kaydı
- Araç Talep Formları (Kampus içi, İl içi, İl dışı)
- Personel Başvurusu
- Araç Bakım Talep Formu
- Posta/Kargo Gönderisi
- Kiralama Ihale Onay Formu
- Araç Tanıtım Formu
- Konut Tahsis Talep Beyannamesi
- Ziyaret ve Giriş Talebi
- Telefon Çağrıları
- Görev Planı
- Birimlerarası Yazışmalar
- Görev Tanım Formu
- Nöbet Çizelgeleri
- Kurumlararası Yazışmalar
- Özel Güvenlik Görev Planı
- Günlük Temizlik Takip Çizelgesi
- Kargo Gönderi Fişi
- Ofis Ortamı
- Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları
- İnsan Kaynağı
- EBYS
- KAYSİS-Yasal Mevzuat
- Kampus İzleme Merkezi
- Kamera Sistemleri
- İhbar Hattı
- Motorlu Araçlar
- Araç Bakım İstasyonu
- Güvenlik Ekipmanları
- Temizlik Araçları
- Tur Kontrol Sistemi
-
Temizlik Malzemeleri Sistemi
- MYS Harcama Yönetimi Sistemi
- KBS Kamu Taşıt Kontrol Sistemi
- Taşınır Kayıt Sistemi
- Takip Sistemi Otomasyonu (Arvento)
-
Taşınmaz Cetvelleri
-
Taşıt Görev Emri
-
Araç Bakım-Onarım Formu
-
Araç Malzeme İstek Formu
-
Taşıt Tanıtım Kartı
-
Kamera Görüntü Kayıtları
-
Lojman Tahsis Belgesi
-
Olay Tutanağı
-
Ziyaretçi Kayıtları
-
Temizlik Kontrol Çizelgeleri
-
Devir Teslim Defteri Kayıtları
-
Kargo Teslim Tutanağı
-
Posta Alındısı
-
İhale Komisyon Kararı
-
İhale Onayı
-
İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı
-
Kurumlararası Yazışmalar
-
Araç Takip Sistemi Verisi (Arvento)
-
Tahsis Kararı
-
Kamu Konutları Giriş Tutanağı (6 sayılı cetvel)
-
Kamu Konutları Geri Alma Tutanağı (8 sayılı cetvel)
-
Ödeme Emri
-
Harcama Talimatı
-
Kira Tahsilat Listesi
Activities
F4.5.1 Taşınmazların Yönetimi
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİD Lojman Yönetim Ofisi Personeli
İMİD Lojman Yönetim Ofisi Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Personeli
İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Sorumlusu
İMİD Taşınmazlar Birim Yöneticisi
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
PP.4.5.PRS.0003 OMÜ KONUT TAHSİS VE YÖNETİM YÖNERGESİ
PP.4.5.PRS.0005 OMÜ TAŞINMAZLARININ İDARESİ HAKKINDA YÖNERGE
Tracking Criterion:
F4.5.2 Koruma ve Güvenlik
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİD Koruma ve Güvenlik Birimi Yöneticisi
Koruma ve Güvenlik İdari Ofis Grup Şefi
İMİD Koruma ve Güvenlik İdari Personeli
Koruma ve Güvenlik İzleme Grup Şefi
Koruma ve Güvenlik İzleme Ofis Güvenlik Şefi
İMİD Koruma ve Güvenlik İzleme Personeli
Koruma ve Güvenlik Koordinasyon Grup Şefi
Koruma ve Güvenlik Koordinasyon Ofis Güvenlik Şefi
İMİD Koruma ve Güvenlik Koordinasyon Personeli
Rektör
Rektör Yardımcısı
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
PP.4.5.PRS.0004 OMÜ KORUMA VE GÜVENLİK MÜDÜRLÜĞÜ ULAŞIM GÜVENLİĞİ YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
F4.5.3 Araç İşletme
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
İMİD Araç İşletme Birimi Yöneticisi
Araç İşletme İdari Ofisi Personeli
İMİD Bakım Onarım Servisi Personeli
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
Başşoför
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
ORT-Şoför
PP.4.5.PRS.0001 OMÜ ARAÇ İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ YÖNERGESİ
PP.4.5.PRS.0004 OMÜ KORUMA VE GÜVENLİK MÜDÜRLÜĞÜ ULAŞIM GÜVENLİĞİ YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
F4.5.4 Posta ve Kargo Hizmetleri
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi
İMİD Posta Hizmetleri Ofis Personeli
İMİD Posta Hizmetleri Ofis Sorumlusu
İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
Tracking Criterion:
F4.5.5 Temizlik Hizmetleri
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
İMİD Destek Hizmetleri Personeli
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
ORT-Temizlik ve Destek Hizmetleri Personeli
İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Personeli
İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
ORT-Sıfır Atık Bina Bakım-Onarım Sorumlusu
ORT-Sıfır Atık Birim Odak Noktası
ORT-Sıfır Atık Kat Sorumlusu
Tracking Criterion:
Tracking Criterions
Code
Tracking Criterion
Status
Tracking Frequency
Related Units
Realization Value
İK4.5.1.1
Taşınmazlara ait itiraz veya şikayet sonrası iptal edilen ihale sayısı
Active
12
0
Goals
İK4.5.1.3
Kantin Kafeteryalarda yapılan denetimlerde bulunan olumsuzluk sayısı
Active
12
0
Goals
İK4.5.2.1
Zamanında gerçekleşmeyen devriye sayısı
Active
12
0
Goals
İK4.5.2.2
Müdahale edilemeyen çağrı sayısı
Active
12
0
Goals
İK4.5.2.3
Trafik kazası sayısı
Active
12
0
Goals
İK4.5.2.4
Müdahale edilemeyen öğrenci olayları (protesto, bildiri ve basın açıklaması) sayısının toplam öğrenci olayları (protesto, bildiri ve basın açıklaması) sayısına oranı
Active
12
0
Goals
İK4.5.2.5
Müdahale edilemeyen asayiş olayları (hırsızlık, yaralama vb) sayısının toplam asayiş olayı sayısına oranı
Active
12
0
Goals
İK4.5.2.6
Müdahale edilemeyen açık bırakılan kapı, pencere, su ve elektrik tutanak sayıları
Active
12
0
Goals
İK4.5.3.1
Hizmet sırasında oluşan trafik cezası sayısı
Active
12
0
Goals
İK4.5.3.2
Hizmet sırasında oluşan trafik kazalarındaki kusurlu şoför sayısının toplam trafik kazaları sayısına oranıı
Active
12
0
Goals
İK4.5.3.3
Araç takip sisteminde tespit edilen uygunsuzluk sayısı
Active
12
0
Goals
İK4.5.4.1
Zamanında gönderilmeyen giden kayıtlı posta sayısı
Active
12
0
Goals
İK4.5.5.1
Temizlik memnuniyet anketi sonuçlarındaki olumsuz cevap sayısı
Active
12
0
Goals
Destek Hizmetleri Süreci
| PROCESS COORDINATOR: fyazici@omu.edu.tr | ||
| RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI | ||
| AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| GOAL OF PROCESS: Taşınmazların yönetim işlemlerini, Koruma ve Güvenlik hizmetlerini, Araç İşletme işlemlerini, Posta ve Kargo Hizmetlerini, Temizlik Hizmetlerinin yasalara uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamaktır. | ||
| ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
|---|---|---|
|
|
|
Activities
F4.5.1 Taşınmazların Yönetimi
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİD Lojman Yönetim Ofisi Personeli İMİD Lojman Yönetim Ofisi Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Personeli İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Sorumlusu İMİD Taşınmazlar Birim Yöneticisi İdari ve Mali İşler Daire Başkanı |
PP.4.5.PRS.0003 OMÜ KONUT TAHSİS VE YÖNETİM YÖNERGESİ PP.4.5.PRS.0005 OMÜ TAŞINMAZLARININ İDARESİ HAKKINDA YÖNERGE |
||
| Tracking Criterion: | |||
F4.5.2 Koruma ve Güvenlik
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİD Koruma ve Güvenlik Birimi Yöneticisi Koruma ve Güvenlik İdari Ofis Grup Şefi İMİD Koruma ve Güvenlik İdari Personeli Koruma ve Güvenlik İzleme Grup Şefi Koruma ve Güvenlik İzleme Ofis Güvenlik Şefi İMİD Koruma ve Güvenlik İzleme Personeli Koruma ve Güvenlik Koordinasyon Grup Şefi Koruma ve Güvenlik Koordinasyon Ofis Güvenlik Şefi İMİD Koruma ve Güvenlik Koordinasyon Personeli Rektör Rektör Yardımcısı İdari ve Mali İşler Daire Başkanı |
PP.4.5.PRS.0004 OMÜ KORUMA VE GÜVENLİK MÜDÜRLÜĞÜ ULAŞIM GÜVENLİĞİ YÖNERGESİ |
||
| Tracking Criterion: | |||
F4.5.3 Araç İşletme
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| İMİD Araç İşletme Birimi Yöneticisi Araç İşletme İdari Ofisi Personeli İMİD Bakım Onarım Servisi Personeli Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı Başşoför İdari ve Mali İşler Daire Başkanı ORT-Şoför |
PP.4.5.PRS.0001 OMÜ ARAÇ İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ YÖNERGESİ PP.4.5.PRS.0004 OMÜ KORUMA VE GÜVENLİK MÜDÜRLÜĞÜ ULAŞIM GÜVENLİĞİ YÖNERGESİ |
||
| Tracking Criterion: | |||
F4.5.4 Posta ve Kargo Hizmetleri
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi İMİD Posta Hizmetleri Ofis Personeli İMİD Posta Hizmetleri Ofis Sorumlusu İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Başkanı |
|||
| Tracking Criterion: | |||
F4.5.5 Temizlik Hizmetleri
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| İMİD Destek Hizmetleri Personeli Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı ORT-Temizlik ve Destek Hizmetleri Personeli İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Personeli İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Başkanı ORT-Sıfır Atık Bina Bakım-Onarım Sorumlusu ORT-Sıfır Atık Birim Odak Noktası ORT-Sıfır Atık Kat Sorumlusu |
|||
| Tracking Criterion: | |||
Tracking Criterions
| Code | Tracking Criterion | Status | Tracking Frequency | Related Units | Realization Value | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| İK4.5.1.1 | Taşınmazlara ait itiraz veya şikayet sonrası iptal edilen ihale sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.1.3 | Kantin Kafeteryalarda yapılan denetimlerde bulunan olumsuzluk sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.2.1 | Zamanında gerçekleşmeyen devriye sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.2.2 | Müdahale edilemeyen çağrı sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.2.3 | Trafik kazası sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.2.4 | Müdahale edilemeyen öğrenci olayları (protesto, bildiri ve basın açıklaması) sayısının toplam öğrenci olayları (protesto, bildiri ve basın açıklaması) sayısına oranı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.2.5 | Müdahale edilemeyen asayiş olayları (hırsızlık, yaralama vb) sayısının toplam asayiş olayı sayısına oranı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.2.6 | Müdahale edilemeyen açık bırakılan kapı, pencere, su ve elektrik tutanak sayıları | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.3.1 | Hizmet sırasında oluşan trafik cezası sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.3.2 | Hizmet sırasında oluşan trafik kazalarındaki kusurlu şoför sayısının toplam trafik kazaları sayısına oranıı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.3.3 | Araç takip sisteminde tespit edilen uygunsuzluk sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.4.1 | Zamanında gönderilmeyen giden kayıtlı posta sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK4.5.5.1 | Temizlik memnuniyet anketi sonuçlarındaki olumsuz cevap sayısı | Active | 12 | 0 | Goals |