Task Definition

PP5.2.GT.0327, R2, May 2024

Task Name: ORT-Süreç Yöneticisi

Code: GT327

Critical Task: No

Task, Authority and Responsibilities

  • Sorumlusu olduğu süreç kartlarının güncelliğini sağlamak amacıyla takip etmek ve varsa değişiklik taleplerini süreç koordinatörüne bildirmek

  • Süreciyle ilgili faaliyetleri tanımlamak, 

  • Sorumlu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili kalite dokümanlarını sürekli gözden geçirip gerekli gördüğü doküman değişikliklerini kalite koordinatörlüğüne bildirmek, süreç kartlarında güncel olarak bulunmasını sağlamak

  • Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili iç ve dış kaynaklı mevzuatı takip etmek ve gerekli güncellemelerin süreç kartında yer almasını sağlamak

  • Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili gerektiğinde prosedür, usul ve esas vb. çalışmaları yapmak ve süreç koordinatörüne sunmak

  • Süreç faaliyetlerinde görev yapan personelin görev tanımlarını değerlendirmek, değişiklik taleplerini süreç koordinatörüne iletmek ve süreç kartlarında güncel olarak bulunmasını sağlamak

  • Süreç faaliyetlerinde kullanılacak kayıt ortamlarını belirlemek ve süreç kartlarında güncel olarak bulunmasını sağlamak

  • Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili düzeltici ve iyileştirici faaliyet taleplerini değerlendirmek, gerekli gördüğü durumlarda düzeltici iyileştirici faaliyet tasarlamak,

  • Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili izleme kriterleri oluşturulmasını talep etmek, bu kriterler için hedef belirlemek,

  • Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili izleme kriterlerinin gerçekleşme sonuçlarını takip etmek, gerekli durumlarda düzeltici ve iyileştirici faaliyet tasarlamak ve değerlendirmek

  • Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili geri bildirimleri değerlendirmek, gerekli durumlarda düzeltici ve iyileştirici faaliyet tasarlamak ve değerlendirmek

  • Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili risk ve fırsatları OMÜ Risk ve Fırsat Prosedürünü dikkate alarak ÜNİKYS yazılımında tanımlanmasını sağlamak ve riskleri değerlendirmek, bunlarla ilgili düzeltici/iyileştirici faaliyet tasarlamak

  • Sorumlusu olduğu süreçle faaliyetleri ile ilgili ÜNİKYS yazılımında yer alan düzeltme kayıtlarını gözden geçirip değerlendirmek,

  • Süreç yöneticisi, yapacağı tüm iş ve işlemlerden Süreç Koordinatörüne karşı sorumludur.

  • Birim iç değerlendirme raporlarını oluşturmak ve kanıtlarını sunmak

  • Eylem planını takip etmek, görevli olduğu uygulama adımları için DİF talep etmek ve gelen talepleri değerlendirmek

  • Süreciyle ilgili düzeltici/iyileştirici faaliyetlerin gerçekleşme durumlarını takip etmek ve süresinde tamamlanmasını sağlamak, tamamlananların etkinlik değerlendirmesini yapmak

  • Kalite koordinatörlüğü tarafından talep edilen kurumsal verilerin kalite sorumlusu tarafından doğru olarak ve zamanında girilmesini sağlamak

  • Üniversitenin prestij ve imajını gözeterek kurumsal üslup ile geri bildirimleri cevaplandırmak

Joint Responsibility

  • Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.

  • Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.

  • Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

  • Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.

  • İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.

  • Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.

  • Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.

  • PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.

  • Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.

Power of Attorney

Süreç Yöneticisinin görevde olmadığı durumlarda yerine yardımcısı veya bir alt kademe yöneticisi vekalet eder.

Qualifications

  • 2914 sayılı ya da 657 sayılı kanuna tabi çalışıyor olmak
  • Üst düzey yönetici olarak atanmış veya görevlendirilmiş bulunmak

Revision History

Revision Number Revision Explanention Revision Date
1 13.12.2021
2 Sistem değişikliği sebebi ile UNİKYS ifadesi eklenmiştir. 24.05.2024