ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Faaliyet

Geri

F5.2.1 Süreç Yönetimi

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitede yürütülen süreçlerin kalite güvence sistemine uygun olarak hazırlanmasını sağlamak, izlenmesini ve iyileştirilmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Süreç planlarının hazırlanması ve ÜNİKYS Sistemine tanımlanması/güncellenmesi işlemleri İzleme kriterlerini tüm planlarda güncel tutulmasının sağlanması Görev tanımlarının süreçlere ve organizasyon yapısına uygunluğunun kontrolü Süreç yönetimine uygun birim organizasyonel yapının oluşturulması, işleyişinin sağlanması ve takibinin yapılması	Doküman Yönetimi Ofis Personeli Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi İç Tetkikçi ORT-Kalite Sorumlusu Birim Kalite Komisyonu Süreç/Faaliyet İzleme Ofisi Personeli	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ Organizasyon El Kitabı PP.5.2.LST.002 Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi PP.5.2.LST.0002 Dış Kaynaklı Doküman Listesi Şablonu PP.5.2.FR.0002-Görev Tanımı Tebliğ Tebellüğ Belgesi PP.5.2.FR.0024-OMÜ Dış Hususlar Tablosu PP.5.2.FR.0042 Birim Paydaş Katkı Matrisi PP.5.2.FR.0022-OMÜ İlgili Taraflar ve Beklentileri Tablosu PP.5.2.FR.0023-OMÜ İç Hususlar Tablosu PP.5.2.FR.0043 Süreç Kartı Şablonu Süreç Yönetimi El Kitabı PP.5.2.FR.0050 Görev Tanımı Şablonu	ÜNİKYS ÜBYS Fiziki ortam Dijital ortam
İzleme Kriterleri: KG1393 Güncellenen süreç faaliyeti sayısı KG1394 Güncellenen süreç planı sayısı
Riskler: Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması-2025 PASİF RİSK Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması-2025 PASİF RİSK YGG sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi -2025 PASİF RİSK Birimlerin risklerini doğru değerlendirememeleri nedeniyle sürecin başarı performansının düşmesi-2025 PASİF RİSK Olasılık/etkilerin doğru belirlenememesi nedeniyle risk puanının hatalı olması -2025 PASİF RİSK Yüksek risk grubundaki risklere DİF açılmaması nedeniyle riskin düşürülememesi -2025 PASİF RİSK Süreç planının güncellenmemesi nedeniyle yürütülen faaliyetlerin tam kapsamaması Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması-2025 PASİF RİSK İç tetkik sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi -2025 PASİF RİSK
Fırsatlar: ÜNİKYS Risk ve Fırsat modülü ile üniversitenin risk ve fırsatlarının anlık takip edilebilir olması-2025 YILI PASİF FIRSAT ÜNİKYS Doküman yönetimi modülü ile kontrolsüz doküman kullanımının minimuma indirilmesi -2025 YILI PASİF FIRSAT İç kaynaklarla üretilen OMÜ’ye özgü ÜNİKYS yazılımının kullanılıyor olması Süreç planlarında OMÜ’de gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin yer alması ile şeffaf, doğru ve yetki karmaşasına neden olmadan faaliyetlerin yürütülmesi