| Goal of the Activity: Üniversitede yürütülen süreçlerin kalite güvence sistemine uygun olarak hazırlanmasını sağlamak, izlenmesini ve iyileştirilmesini sağlamak |
| Units in Which the Activity Is Carried Out: |
| Activity Steps |
Officer |
Information/Recipe Documents |
Registration Type |
- Süreç planlarının hazırlanması ve ÜNİKYS Sistemine tanımlanması/güncellenmesi işlemleri
- İzleme kriterlerini tüm planlarda güncel tutulmasının sağlanması
- Görev tanımlarının süreçlere ve organizasyon yapısına uygunluğunun kontrolü
- Süreç yönetimine uygun birim organizasyonel yapının oluşturulması, işleyişinin sağlanması ve takibinin yapılması
|
Doküman Yönetimi Ofis Personeli
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
İç Tetkikçi
ORT-Kalite Sorumlusu
Birim Kalite Komisyonu
Süreç/Faaliyet İzleme Ofisi Personeli |
Kalite El Kitabı
PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
Organizasyon El Kitabı
PP.5.2.LST.002 Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi
PP.5.2.LST.0002 Dış Kaynaklı Doküman Listesi Şablonu
PP.5.2.FR.0002-Görev Tanımı Tebliğ Tebellüğ Belgesi
PP.5.2.FR.0024-OMÜ Dış Hususlar Tablosu
PP.5.2.FR.0042 Birim Paydaş Katkı Matrisi
PP.5.2.FR.0022-OMÜ İlgili Taraflar ve Beklentileri Tablosu
PP.5.2.FR.0023-OMÜ İç Hususlar Tablosu
PP.5.2.FR.0043 Süreç Kartı Şablonu
|
-
ÜNİKYS
-
ÜBYS
-
Fiziki ortam
- Dijital ortam
|
| Tracking Criterion: KG1393 Güncellenen süreç faaliyeti sayısı
KG1394 Güncellenen süreç planı sayısı |
| Risks: Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması-2025 PASİF RİSK
Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması-2025 PASİF RİSK
YGG sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi -2025 PASİF RİSK
Birimlerin risklerini doğru değerlendirememeleri nedeniyle sürecin başarı performansının düşmesi-2025 PASİF RİSK
Olasılık/etkilerin doğru belirlenememesi nedeniyle risk puanının hatalı olması -2025 PASİF RİSK
Yüksek risk grubundaki risklere DİF açılmaması nedeniyle riskin düşürülememesi -2025 PASİF RİSK
Süreç planının güncellenmemesi nedeniyle yürütülen faaliyetlerin tam kapsamaması
Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması-2025 PASİF RİSK
İç tetkik sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi -2025 PASİF RİSK |
| Opportunities: ÜNİKYS Risk ve Fırsat modülü ile üniversitenin risk ve fırsatlarının anlık takip edilebilir olması
ÜNİKYS Doküman yönetimi modülü ile kontrolsüz doküman kullanımının minimuma indirilmesi
İç kaynaklarla üretilen OMÜ’ye özgü ÜNİKYS yazılımının kullanılıyor olması
ÜNİKYS Risk ve Fırsat modülü ile üniversitenin risk ve fırsatlarının anlık takip edilebilir olması
ÜNİKYS Doküman yönetimi modülü ile kontrolsüz doküman kullanımının minimuma indirilmesi
İç kaynaklarla üretilen OMÜ’ye özgü ÜNİKYS yazılımının kullanılıyor olması |