Görev Tanımı
PP5.2.GT.0367, R5, Nisan 2026
Görev Adı: Süreç/Faaliyet İzleme Ofisi Personeli
Kod: GT367
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Süreç Planı İşlemleri:
- Süreç planlarını ÜNİKYS’de tanımlamak, güncelleme işlemlerini gerçekleştirmek,
- Süreç planlarına ilişkin güncelleme ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili süreç yöneticisine iletmek,
- Süreç planlarına ilişkin güncelleme taleplerini değerlendirmek ve gerekli ise üst yönetime sunmak
- Süreç planlarına ilişkin süreç yöneticilerine gerekli bilgilendirme/eğitimler yapmak,
- Kalite Yönetim Süreci ile ilgili değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerini yapmak,
- Paydaş İlişkileri Sürecine ait değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerinin yapmak,
- Kalite Yönetim ve Paydaş İlişkileri Süreci işlemlerinin kurumda uygulanmasında standartlara ve mevzuata uygunluğunu sağlamak,
- Görev tanımlarının süreçlere ve organizasyon yapısına uygunluğunun kontrol edilerek ÜNİKYS'ye tanımlamak ve duyurmak,
- Kalite Koordinatörlüğüne ait görev tanımlarının güncelliğinin kontrolünü yapmak,
- Süreç yönetimine uygun birim organizasyonel yapısının oluşturulmasını ve işleyişini sağlamak, takibini yapmak,
- Ortak süreç kartlarına (Eğitim Öğretim Planlama, Eğitim Öğretim Uygulama, Bilgi Üretimi, Bilgi Transferi Süreçleri) ait işlemlerin gerçekleştirilmesi (Bilgi/Tarif Dokümanları, faaliyetler, görev tanımları, izleme kriterlerine ait hedef ve gerçekleşme durumu uygunluğunu sağlamak.
Süreç İzleme Kriterleri İşlemleri:
- Süreç Yöneticilerinden gelen “PP.5.2.FR.0037-Gösterge Hazırlama Tablosu”nda belirtilen Süreç İZK göstergelerini ÜNİKYS yazılımına tanımlamak,
- Tanımlanan süreç izleme kriteri göstergelerini süreç planına işlemek,
- İlgili göstergelere ilişkin verileri ÜNİKYS sistemine tanımlamak ve verilerin tekrara düşmesini engellemek,
- Veri ve gösterge güncelleme işlemlerini yapmak,
- Belirlenen veri ve hedef giriş dönemlerini ÜNİKYS’de ayarlamak,
- Veri ve hedef giriş dönemlerini birimlere duyurmak üzere yazı yazmak,
- Veri ve hedef giriş dönemi tamamlandığında eksik veri veya hedef girişi yapmayan birimleri tespit etmek ve ilgili birimlerin kalite sorumlularına veri ve hedef girişi yapmaları konusunda gerekli uyarıyı yapmak.
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
Diğer Süreç İzleme Ofisi Personeli
Aranan Nitelikler
En az lisans mezunu olmak
Revizyon Geçmişi
Revizyon Numarası
Revizyon Gerekçesi
Revizyon Tarihi
2
19.09.2022
3
Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir.
24.05.2024
4
Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir.
13.12.2024
5
1221 No'lu Doküman Güncelleme Talebi nedeniyle güncellenmiştir.
16.04.2026
Görev Adı: Süreç/Faaliyet İzleme Ofisi Personeli
Kod: GT367
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Süreç planlarını ÜNİKYS’de tanımlamak, güncelleme işlemlerini gerçekleştirmek,
- Süreç planlarına ilişkin güncelleme ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili süreç yöneticisine iletmek,
- Süreç planlarına ilişkin güncelleme taleplerini değerlendirmek ve gerekli ise üst yönetime sunmak
- Süreç planlarına ilişkin süreç yöneticilerine gerekli bilgilendirme/eğitimler yapmak,
- Kalite Yönetim Süreci ile ilgili değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerini yapmak,
- Paydaş İlişkileri Sürecine ait değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerinin yapmak,
- Kalite Yönetim ve Paydaş İlişkileri Süreci işlemlerinin kurumda uygulanmasında standartlara ve mevzuata uygunluğunu sağlamak,
- Görev tanımlarının süreçlere ve organizasyon yapısına uygunluğunun kontrol edilerek ÜNİKYS'ye tanımlamak ve duyurmak,
- Kalite Koordinatörlüğüne ait görev tanımlarının güncelliğinin kontrolünü yapmak,
- Süreç yönetimine uygun birim organizasyonel yapısının oluşturulmasını ve işleyişini sağlamak, takibini yapmak,
- Ortak süreç kartlarına (Eğitim Öğretim Planlama, Eğitim Öğretim Uygulama, Bilgi Üretimi, Bilgi Transferi Süreçleri) ait işlemlerin gerçekleştirilmesi (Bilgi/Tarif Dokümanları, faaliyetler, görev tanımları, izleme kriterlerine ait hedef ve gerçekleşme durumu uygunluğunu sağlamak.
Süreç İzleme Kriterleri İşlemleri:
- Süreç Yöneticilerinden gelen “PP.5.2.FR.0037-Gösterge Hazırlama Tablosu”nda belirtilen Süreç İZK göstergelerini ÜNİKYS yazılımına tanımlamak,
- Tanımlanan süreç izleme kriteri göstergelerini süreç planına işlemek,
- İlgili göstergelere ilişkin verileri ÜNİKYS sistemine tanımlamak ve verilerin tekrara düşmesini engellemek,
- Veri ve gösterge güncelleme işlemlerini yapmak,
- Belirlenen veri ve hedef giriş dönemlerini ÜNİKYS’de ayarlamak,
- Veri ve hedef giriş dönemlerini birimlere duyurmak üzere yazı yazmak,
- Veri ve hedef giriş dönemi tamamlandığında eksik veri veya hedef girişi yapmayan birimleri tespit etmek ve ilgili birimlerin kalite sorumlularına veri ve hedef girişi yapmaları konusunda gerekli uyarıyı yapmak.
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
Aranan Nitelikler
Revizyon Geçmişi
| Revizyon Numarası | Revizyon Gerekçesi | Revizyon Tarihi |
|---|---|---|
| 2 | 19.09.2022 | |
| 3 | Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir. | 24.05.2024 |
| 4 | Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir. | 13.12.2024 |
| 5 | 1221 No'lu Doküman Güncelleme Talebi nedeniyle güncellenmiştir. | 16.04.2026 |