Görev Tanımı
PP5.1.GT.0276, R2, Aralık 2021
  
    
      
        Görev Adı: Evrak Yönetimi Birimi Yöneticisi
        
        
      
      
        
          Kod: GT276
        
        
          Hassas Görev: Hayır
        
      
    
  
  
    
      
        Görev, Yetki ve Sorumluluklar
        
      
      
        
- Kurumumuzun kullanmakta olduğu EBYS sisteminin yönetimini sağlamak.
- Evrakların sisteme girişi, kabulü , gerekli birim ve yöneticilerine dağıtımını yapmak.
- Rektörlük Makamına kurum içi kurum dışından gelen belgelerin resmi yazışma kurallarına uygunluğunun kontrölünü yapmak.
- E-İmza alımı ve takibinin yapılmasındaki sorumlukları yürütmek.
- Genel Evrak birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlamak.
Ortak Sorumluluklar
          
        
        
          
- 
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek. 
- 
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek. 
- 
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 
- 
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek. 
- 
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak. 
- 
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında  bilgi girişlerini yapmak. 
- 
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak. 
- 
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek. 
- 
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak. 
Vekalet Durumu
        
      
      
        Diğer Birim Yöneticileri
      
    
  
  
    
      
        Aranan Nitelikler
        
      
      
        657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nda belirtilen şartları taşıyor olmak.
      
    
  
  
    
      
        
          Revizyon Geçmişi
          
        
        
          
            
              
                Revizyon Numarası 
                Revizyon Gerekçesi 
                Revizyon Tarihi 
               
            
            
                
                  2 
                  13.12.2021 
                 
            
          
        
      
    
  
        
Görev Adı: Evrak Yönetimi Birimi Yöneticisi
Kod: GT276
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Kurumumuzun kullanmakta olduğu EBYS sisteminin yönetimini sağlamak.
- Evrakların sisteme girişi, kabulü , gerekli birim ve yöneticilerine dağıtımını yapmak.
- Rektörlük Makamına kurum içi kurum dışından gelen belgelerin resmi yazışma kurallarına uygunluğunun kontrölünü yapmak.
- E-İmza alımı ve takibinin yapılmasındaki sorumlukları yürütmek.
- Genel Evrak birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlamak.
Ortak Sorumluluklar
- 
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek. 
- 
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek. 
- 
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 
- 
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek. 
- 
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak. 
- 
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak. 
- 
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak. 
- 
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek. 
- 
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak. 
Vekalet Durumu
Aranan Nitelikler
Revizyon Geçmişi
| Revizyon Numarası | Revizyon Gerekçesi | Revizyon Tarihi | 
|---|---|---|
| 2 | 13.12.2021 |