Process

PP1.4, R1, January 2022

Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği Süreci

PROCESS COORDINATOR: sevimh@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği sürecinde yapılan tüm iş, işlem ve faaliyetlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla kontrol edilebilirlik ve şeffaflık kriterlerinin sağlanması, bu kriterler ışığında Üniversitenin hedeflediği uluslararasılaşma hedeflerine ulaşılması
ENTRIES RESOURCES OUTPUTS
  • YÖK, Türkiye Ulusal Ajansı, Avrupa Komisyonu ve diğer ilgili kurumların duyuruları ve yazıları

  • Rektörlük yazıları

  • Bireysel başvurular (Personel, Öğrenci)

  •  Birimlerden gelen talepler

  • Yurtdışındaki kurumlardan gelen işbirliği talepleri

  • Proje ara ve nihai raporları

  • OMÜ İş Takvimi

  • Ofis ortamı

  • Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları

  • İnsan kaynakları

  • EBYS

  • KAYSİS

  • Üniversitelerarası işbirliği protokolleri (Erasmus, Mevlana, Uluslararası İşbirlikleri vb.)

  • Online başvuru sistemi,

  • Öğrenci işleri otomasyonu

  • YÖS başvuru ve yerleştirme sistemi

  • YÖK’ün eğitim-öğretim ve değişim programları ile ilgili yönetmelikleri

  • AB Eğitim ve Gençlik Programları Program Rehberleri

  • Erasmus Uygulama El Kitabı

  • TURNA Sistemi

  • ECAS Sistemi

  • SALTO-Youth Sistemi

  • İşbirliği protokolleri

  • Tanıtım materyalleri (broşür, afiş vb.)

  • Duyurular ve bilgilendirmeler

  • Ders bilgi paketi

  • YÖS sınav sonuçları

  • Tanınma belgesi

  •  Katılım belgeleri

  • Sertifikalar

  • Öğrenci aday gösterme belgesi

  •  Öğrenciye özel dokümanlar

  • Veriler ve raporlar

  • Proje Başvuruları

Activities

F1.4.1 Uluslararası ortak eğitim programlarının açılmasına katkıda bulunmak

Goal of the Activity: Üniversitemizde yürütülen uluslararası ortak eğitim öğretim programlarının sayısını artırarak uluslararası kampüs hedefine yaklaşmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Uluslararası ortak eğitim programlarıyla ilgili bilgilendirmelerin ve duyuruların yapılması
  • Program başvurularıyla ilgili teknik destek sağlanması
Erasmus Kurum Koordinatörü
Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı
Uluslararası İşbirlikleri Koordinatörü
PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
  • Web Sayfası

  • EBYS

  • Evrak Arşivleme

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG606 Yapılan program başvurusu sayısının bir önceki yıla göre artış oranı

Risks:

Hareketliliğini tamamlamayan, evraklarını ibraz etmeyen öğrenci/personel bulunması durumunda önceden ödenen hibenin geri alınamamasından doğacak mali zararlar
İngilizce verilen derslerin sayısının halen az olması nedeniyle gerçekleşebilecek düşük talep

Opportunities:

Akademik birimlerin uluslararası ortak programlarla ilgili farkındalığının ve istekliliğinin artması

F1.4.2 Uluslararası hareketlilik programlarından Üniversite genelinde yaygın olarak faydalanılmasına katkıda bulunmak

Goal of the Activity: Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanmayı Üniversite genelinde yaygınlaştırarak öğrencilerin ve personelin uluslararası bilgi, beceri yetkinliklerini artırmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanan birimlerin/programların takip edilmesi
  • Üniversite genelinde öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi
  • Hareketlilik faaliyeti olmayan birimler başta olmak üzere öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi
Erasmus Birim Koordinatörü
Erasmus Kurum Koordinatörü
Mevlana Kurum Koordinatörü
PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
  • EBYS

  • Birim Web sayfası

  • Evrak Arşivleme

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG607 Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanan birim sayısı
KG608 Üniversite genelinde öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantısı sayısı
KG609 Birimlerde öğrencilere ve koordinatörlere yönelik yapılan bilgilendirme toplantı sayısı

Risks:

Akademik birimlerin bu programlar içinde yer almak istememesi durumunda başvuru yapılamayacak olması
Program koordinatörlüklerindeki yıl içindeki iş yoğunluğu nedeniyle hedeflenen sayıda toplantı düzenlenememesi

Opportunities:

Uzaktan Erişim Teknolojilerinin gelişmesiyle özellikle kampüs dışı birimlere çevrimiçi toplantılarla ulaşarak bilgilendirme yapılabilmesi
“Evde Uluslararasılaşma” adı verilen çevrimiçi uluslararası hareketlilik faaliyetleri yurtdışına farklı sebeplerden gidemeyen öğrencilerin de hareketlilik faaliyetlerine katılabilmesi

F1.4.3 Uluslararası işbirliği ve tanıtım faaliyetleri

Goal of the Activity: Üniversitenin uluslararası işbirliği yapabileceği kurum/kuruluş sayısını ve işbirliği alanlarını artırmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Çalışma alanına giren ulusal/uluslararası eğitim, fuar, konferans, seminer vb. etkinliklere katılım

  • Üniversitenin uluslararası düzeyde tanıtımına yönelik her türlü materyalin hazırlanmasına katkıda bulunmak

  • Üniversite ile diğer ülkelerdeki örgün ve yaygın eğitim kurumları arasında kültürel, sanatsal, bilimsel alanlar ile eğitim‒öğretim konularında ortak faaliyetler

  • Uluslararası ilişkiler alanına giren konularda Üniversite içinde her türlü duyuru, tanıtım ve bilgilendirmeyi yaparak yazışma, haberleşme ve belge hazırlama konularında teknik destek sağlamak

Erasmus Birim Koordinatörü
Erasmus Kurum Koordinatörü
Mevlana Birim Koordinatörü
Mevlana Kurum Koordinatörü
OMÜ-YÖS Koordinatörü
Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı
Uluslararası İşbirlikleri Koordinatörü
Uluslararası Öğrenci Ofisi Personeli
Uluslararası Öğrenci Koordinatörü
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
  • EBYS

  • Birim Web Sayfası

  • Etkinlik Raporları

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG610 Katılım sağlanan fuar, konferans, seminer vb. etkinlikler sonucu gerçekleşen işbirliği faaliyeti sayısı

Risks:

Mali nedenlerle etkinliklere katılım sağlanamaması

Opportunities:

Uzaktan Erişim Teknolojilerinin bu tür faaliyetlere erişimi kolaylaştırması ve maliyetleri düşürmesi

F1.4.4 Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği ile ilgili işlemler

Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesinde Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Erasmus Hibe Başvurusu
  • Erasmus Başvurularının alınması
  • Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması
  • Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş, ödeme ve dönüş işlemlerinin yapılması
  • Raporlama
Erasmus Birim Koordinatörü
Erasmus Kurum Koordinatörü
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı
PP.4.2.FR.0011-Banka Hesap Açma-Kapama Formu
PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.İŞA.0004-Erasmus Giden Öğrenci İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0007-Erasmus Giden Akademik Personel İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0009-Erasmus Giden İdari Personel İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0010-Erasmus Staj Hareketliliği İş Akış Süreci
  • EBYS

  • Evrak Arşivleme

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG611 Hareketlilik faaliyetini gerçekleştiren öğrenim öğrencisi sayısının seçilen öğrenci sayısına oranı
KG612 Erasmus hareketlilik faaliyetini gerçekleştiren staj öğrencisi sayısının seçilen öğrenci sayısına oranı
KG613 Erasmus hareketlilik faaliyetini gerçekleştiren akademik personel sayısının seçilen personele oranı
KG614 Hareketlilik faaliyetini gerçekleştiren idari personel sayısının seçilen personele oranı

Risks:

Feragat eden öğrenci/personel nedeniyle hibe kullanım oranlarının düşmesi
Hareketliliğini tamamlamayan, evraklarını ibraz etmeyen öğrenci/personel bulunması durumunda önceden ödenen hibenin geri alınamamasından doğacak mali zararlar

Opportunities:

Öğrenci ve personelin program hakkındaki farkındalığının artması

F1.4.5 Mevlana Değişim Programı ile ilgili işlemler

Goal of the Activity: Mevlana Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Mevlana Hibe Başvurusu
  • Mevlana Başvurularının alınması
  • Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması
  • Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş ve dönüş işlemlerinin yapılması
  • Raporlama
Mevlana Birim Koordinatörü
Mevlana Kurum Koordinatörü
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.İŞA.0002-Mev. Giden Öğr.İş Akış Süreci
  • EBYS

  • Evrak Arşivleme

  • Web sayfası

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG615 Mevlana Hareketlilik faaliyeti gerçekleştiren öğrenci sayısının seçilen öğrenci sayısına oranı
KG616 Mevlana öğrenci hareketliliğinde kullanılan bütçenin tahsis edilen bütçeye oranı
KG617 Mevlana personel hareketliliğinde kullanılan bütçenin tahsis edilen bütçeye oranı

Risks:

Hibelerde önceden öngörülemeyen düşüşler olması halinde faydalanma sayısının düşmesi
Feragat eden öğrenci/personel nedeniyle hibe kullanım oranlarının düşmesi

Opportunities:

Öğrenci ve personelin program hakkındaki farkındalığının artması

F1.4.6 İkili İşbirlikleri ile giden öğrenciler ile ilgili işlemler

Goal of the Activity: İkili İşbirliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Başvuruların alınması
  • Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması
  • Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş ve dönüş işlemlerinin yapılması
 
PP.1.4.PRS.0002 OMÜ ULUSLARARASI İŞBİRLİKLERİ (PROTOKOLLER) KAPSAMINDAKİ ÖĞRENCİ VE PERSONEL DEĞİŞİM UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.İŞA.0014-İkili İşbi. Giden Öğrenci İş Akış Süreci
  • EBYS

  • Evrak Arşivleme

  • Web sayfası

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG624 İkili İşbirlikleri gelen öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı
KG625 İkili İşbirlikleri gelen personel sayısının bir önceki yıla oranı

Risks:

İkili işbirliği programları ödeneksiz olduğu için düşük hareketlilik sayıları olması

F1.4.7 Üniversiteye gelen yabancı öğrencilerin/personelin işlemlerini yürütmek ve izlemek

Goal of the Activity: Üniversiteye gelen uluslararası öğrenci ve personelin işlemlerini etkin ve şeffaf şekilde yürüterek Üniversitemizin uluslararası alandaki itibarına katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Erasmus programıyla gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek
  • Mevlana programıyla gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek
  • İkili İşbirliği kapsamında  gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek
  • Derece öğrencilerinin başvuru ve kayıt işlemlerini yürütmek ve izlemek
 
Uluslararası Öğrenci Ofisi Personeli
PP.1.4.PRS.0002 OMÜ ULUSLARARASI İŞBİRLİKLERİ (PROTOKOLLER) KAPSAMINDAKİ ÖĞRENCİ VE PERSONEL DEĞİŞİM UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.İŞA.0013-İkili İşbir. Gelen Öğrenci İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0001-Mevlana Gelen Öğrenci İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0003-Mevlana Gelen Akademik Personel İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0005-Erasmus Gelen Öğrenci İş Akış Süreci
  • Web Sayfası

  • Evrak Arşivi

  • EBYS

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG620 Erasmus gelen öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı
KG621 Erasmus gelen personel sayısının bir önceki yıla oranı
KG622 Mevlana gelen öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı
KG623 Mevlana gelen personel sayısının bir önceki yıla oranı
KG624 İkili İşbirlikleri gelen öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı
KG625 İkili İşbirlikleri gelen personel sayısının bir önceki yıla oranı
KG626 Yeni kayıt yaptıran uluslararası öğrenci sayısının bir önceki yıla oranı

Opportunities:

Samsun’un eskisine kıyasla öğrenciler tarafından daha tercih edilir konuma gelmesi
Üniversitede disiplinlerarası ve İngilizce programların sayısının artmakta olması

F1.4.8 Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin için oryantasyon, sosyal ve kültürel programlar düzenlemek

Goal of the Activity: Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin üniversiteye ve çevreye sosyal ve kültürel uyumunu uyumunu sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  •  Değişim öğrencileri için uyum  programı
  • Derece öğrencileri için uyum programı
  • Sosyal ve kültürel programlar
 
Uluslararası Öğrenci Ofisi Personeli
PP.1.4.PRS.0001 OMÜ AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI HAYAT BOYU ÖĞRENME (LİFELONG LEARNİNG)-ERASMUS PROGRAMI ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
PP.1.4.İŞA.0013-İkili İşbir. Gelen Öğrenci İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0001-Mevlana Gelen Öğrenci İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0003-Mevlana Gelen Akademik Personel İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0005-Erasmus Gelen Öğrenci İş Akış Süreci
PP.1.4.İŞA.0017-Uluslararası Öğrenci Ofisi İş Akış Süreci
  • EBYS
  • Web Sayfası
  • ÜNİKYS
  • Fiziki Arşiv
Tracking Criterion:

KG627 Düzenlenen programlara katılan öğrencilerin gelen öğrencilere oranı

Risks:

Değişim öğrencilerinin geliş tarihlerindeki farklılıklar sebebiyle tüm öğrencilerin programlara katılamaması

Opportunities:

Uzaktan Erişim Sistemleriyle katılımın artması

F1.4.9 Yurt içi ve yurt dışında yapılacak olan Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını (OMÜ-YÖS) koordine etmek ve yürütmek

Goal of the Activity: Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını (OMÜ-YÖS) Sınavının bilinirliğini ve tercih edilirliğini yükselterek Üniversitemizin uluslararası itibarına katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out: UZAKTAN EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • YÖS sınavının yapılacağı merkezlerle ilgili işlemler
  • YÖS Sınavı başvuru işlemleri
  • YÖS Sınavı gerçekleştirme işlemleri
OMÜ-YÖS Koordinatörü
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
  • Web sayfası

  • EBYS

  • Evrak Arşivleme

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG628 OMÜ-YÖS Sınavına giren öğrenci sayısındaki artış oranı

Opportunities:

Ülkemize gelmek isteyen öğrenci talebinin artması nedeniyle sınava giriş sayılarının artışı

F1.4.10 Üniversitenin İngilizce web sayfasının hazırlanmasına katkıda bulunmak

Goal of the Activity: Üniversite ile ilgili haber ve duyuruların yurtdışından siteye giren potansiyel öğrenciler ve paydaşlar için erişilebilir olmasını sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Çeviri hizmeti (haber ve duyurular)
PP.1.4.PRS.0003 OMÜ ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ YÖNERGESİ
  • Web sayfası
Tracking Criterion:

KG629 Yıl içinde yapılan haber çeviri sayısı

Opportunities:

Web sayfalarının üniversiteyi tercih etme aşamasında incelenen ilk kaynak olması