Code: GT327

Critical Task: No

• Süreç Yöneticileri; birim üst yöneticileri olarak belirlenmekte ve Fakültelerde Dekan; Meslek Yüksekokulları/Yüksekokullar/Araştırma Merkezleri/Koordinatörlükler ve Enstitülerde Müdür; Daire Başkanlıklarında Daire Başkanı, Genel Sekreterlikte Genel Sekreter Süreç Yöneticisi olarak tanımlanmaktadır.  

  ü  KGS İşlem Takvimi doğrultusunda iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak,

  ü  Birim Kalite Komisyonlarının ayda en az bir kere toplantı yapmasını sağlamak,

  ü  Kalite Sorumlusu değişikliklerinin Kalite Koordinatörlüğüne bildirilmesini sağlamak,

   

  Süreç Yönetimi İşlemleri

  ü  Sorumlusu olduğu süreç planlarının güncelliğini sağlamak amacıyla takip etmek ve varsa değişiklik taleplerini süreç koordinatörüne bildirmek

  ü  Süreciyle ilgili faaliyetleri tanımlamak

  ü  Süreç faaliyetlerinde kullanılacak kayıt ortamlarını belirlemek ve süreç planlarında güncel olarak bulunmasını sağlamak

  ü  Sorumlu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili kalite dokümanlarını sürekli gözden geçirip gerekli gördüğü doküman değişikliklerini Kalite Koordinatörlüğüne bildirmek, süreç planlarında güncel olarak bulunmasını sağlamak

  ü  Organizasyon şeması ve iş akışlarının güncelliğini sağlamak

  ü  Sorumlu olduğu sürece ilişkin gelen doküman taleplerini değerlendirmek, onaylamak veya reddetmek

  ü  Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili iç ve dış kaynaklı mevzuatı takip etmek ve gerekli güncellemelerin süreç planında yer almasını sağlamak

  ü  Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili gerektiğinde prosedür, usul ve esas vb. çalışmaları yapmak ve süreç koordinatörüne sunmak

  ü  Süreç faaliyetlerinde görev yapan personelin görev tanımlarını değerlendirmek, değişiklik taleplerini iletmek ve süreç planlarında güncel olarak bulunmasını sağlamak

  ü  Personele görev tanımlarının tebliğinin yapılmasını sağlamak

  ü  Sorumlusu olduğu süreçle faaliyetleri ile ilgili ÜNİKYS yazılımında yer alan düzeltme kayıtlarını gözden geçirip değerlendirmek,

  ü  Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili izleme kriterleri oluşturulmasını talep etmek, bu kriterler için hedef belirlemek,

  ü  Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili izleme kriterlerinin gerçekleşme sonuçlarını takip etmek, gerekli durumlarda düzeltici ve iyileştirici faaliyet tasarlamak ve değerlendirmek

  ü  Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili düzeltici ve iyileştirici faaliyet taleplerini değerlendirmek, gerekli gördüğü durumlarda düzeltici iyileştirici faaliyet tasarlamak,

  ü  Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili risk ve fırsatları OMÜ Risk ve Fırsat Prosedürünü dikkate alarak ÜNİKYS yazılımında tanımlanmasını sağlamak ve riskleri değerlendirmek, bunlarla ilgili düzeltici/iyileştirici faaliyet tasarlamak

  Veri ve Gösterge İşlemleri

  ü  Kalite Koordinatörlüğü tarafından talep edilen kurumsal verilerin kalite sorumlusu tarafından doğru olarak ve zamanında girilmesini sağlamak, ÜNİKYS onay işlemlerini gerçekleştirmek

  Paydaş Yönetim İşlemleri

  ü  Üniversitenin prestij ve imajını gözeterek kurumsal üslup ile geri bildirimleri cevaplandırılmasını sağlamak

  ü  Sorumlusu olduğu süreç faaliyetleri ile ilgili geri bildirimleri değerlendirmek, gerekli durumlarda düzeltici ve iyileştirici faaliyet tasarlamak ve değerlendirmek

  ü  Birim Paydaş Matrisinin hazırlanmasını ve birim web sayfasında yayınlanmasını sağlamak

  ü  İç ve dış paydaş toplantıları düzenlenmesini sağlamak

  Birim İç Değerlendirme Süreci İşlemleri

  ü  Birim Kalite Komisyonlarının Birim İç Değerlendirme Raporunu hazırlamasını sağlamak

  ü  Birim Kalite Komisyonlarının hazırladığı Birim iç değerlendirme raporunu ÜNİKYS sistemine girişini yapmak ve kanıtların doğruluğunu ve niteliğini kontrol ederek sisteme yüklemek

  İyileştirme Yönetimi İşlemleri

  ü  Eylem planını takip etmek, görevli olduğu uygulama adımları için DİF planlamak ve gerçekleştirilmesini sağlamak 

  ü  Süreciyle ilgili düzeltici/iyileştirici faaliyetlerin gerçekleşme durumlarını takip etmek ve süresinde tamamlanmasını sağlamak, tamamlananların etkinlik değerlendirmesini yapmak

  ü  Yönetim görevlerinden gelen görevlere ilişkin DİF planlamak ve gerçekleştirilmesini sağlamak

  İç Tetkik İşlemleri

  ü  İç tetkik döneminde gelen iç tetkik ekibine gerekli teknik desteği sağlamak ve tetkik sırasında hazır bulunmak

  ü  İç tetkiklerde İç Tetkik ve YGG Prosedürüne uygun olarak yürütmek, İç Tetkik Raporunu onaylamak, tetkik ekibinde yer alan tetkikçiler için PP.5.2.FR.0039 İç Tetkikçi Performans İzleme Takip Formu’nu doldurmak

  ü  İç Tetkik Raporu’nda tespit edilen bulgulara yönelik işlemleri gerçekleştirilmesini sağlamak, DİF/Düzeltme açılmasını sağlamak

  Yönetimin Gözden Geçirmesi İşlemleri (YGG)

  ü  YGG toplantılarını gerçekleştirmek, KYS Performans Raporu ve YGG 1. Kademe Raporunun hazırlanmasını sağlamak

  ü  YGG 1. Kademe Raporunda yer alan kararlara ilişkin DİF planlamasını yapmak ve gerçekleştirilmesini sağlamak

  Dış Değerlendirme Süreci

  ü  TSE ve YÖKAK Dış Değerlendirme süreçlerinde değerlendirme ekiplerinin sorularını yanıtlamak, istenilen kanıt belgelerin teminini sağlamak, ziyaret takvimine uygun olarak birim içi koordinasyonu sağlamak

  ü  Süreç yöneticisi, yapacağı tüm iş ve işlemlerden Süreç Koordinatörüne karşı sorumludur.

• 2914 sayılı ya da 657 sayılı kanuna tabi çalışıyor olmak
• Üst düzey yönetici olarak atanmış veya görevlendirilmiş bulunmak