ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP2.3, R1, Ocak 2023

Proje Yönetimi Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Kaynakların etkin kullanımını sağlayarak üniversitemiz araştırma faaliyetlerinin nitelik ve niceliğini artırmak; bilimsel araştırma, geliştirme, uygulama, altyapı ve dış kaynaklı projeler ile destekleme programlarına ilişkin faaliyetleri tek bir birim altında ve öğretim elemanları ile koordineli şekilde yürütmek
Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Formları ve Ekleri BAP Hakem Değerlendirme Kararı BAP Projeleri Bölüm/Anabilim Dalı Proje Değerlendirme Kurulu Kararı BAP Projeleri Enstitü/Anabilim Dalı Kararı Bilimsel Araştırma Projeleri Alt Komisyonu (BAPAK) Kararı Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu Kararı BAP Projeleri Rektör Oluru BAP Destekleme Sözleşmesi Protokolü BAP Destek Programları Proje Formları ve Ekleri BAP Destek Programları BAP Komisyon Kararı BAP Destek Programları Fakülte/Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı BAP Destek Programları Rektör Oluru Kamu kurum/kuruluşlardan ve özel kuruluşlardan gelen dış kaynaklı projelerle ilgili talep yazıları Kurum/kuruluşların web sitelerinde dış kaynaklı proje duyuru ilanları OMÜ Dış Kaynaklı Proje Başvuru Bilgilendirme Formu TÜBİTAK Proje Önerisi Başvuru Formu Dış Kaynaklı Proje Sözleşmeleri TTO Danışmanlık Proje Formları ve Ekleri TTO Danışmanlık Projeleri Fakülte Ar-Ge Komisyonu Kararı TTO Danışmanlık Projeleri Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı TTO Danışmanlık Projeleri Üniversite Yönetim Kurulu Kararı TTO Danışmanlık Projeleri Rektör Oluru OMÜ İş Takvimi	Ofis ortamı Bilgisayar ve benzeri teknik altyapı İnsan kaynağı UBYS TÜBİTAK UBYT dergi listesi TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi (TTS) BAP Otomasyon Sistemi YÖKSİS	BAP Projeleri BAPAK Kararı BAP Projeleri BAP Komisyonu Kararı BAP Projeleri BAP Komisyonu Ek Ödenek Kararı BAP Projeleri BAP Komisyonu Ek Süre Kararı BAP Projeleri BAP Komisyonu Proje Gelişme Raporu Kararı BAP Projeleri BAP Komisyonu Proje Sonuç Raporu Kararı BAP Projeleri Rektör Oluru BAP Destekleme Sözleşmesi Protokolü Proje Özet Bilgi Formu Proje Çıktıları Takip Formu BAP Destek Programı Projeleri BAP Komisyon Kararı BAP Destek Programı Projeleri Rektör Oluru Kamu kurum/kuruluşlara ve özel kuruluşlara giden görüş/öneri/talep yazıları Dış Kaynaklı Proje Sözleşmesi TTO Danışmanlık Proje Formları ve Ekleri TTO Danışmanlık Projeleri Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı TTO Danışmanlık Projeleri Üniversite Yönetim Kurulu Kararı TTO Danışmanlık Projeleri Rektör Oluru Faaliyet raporları İstatistiki veriler

Faaliyetler

F2.3.1 Bilimsel Araştırma Proje (BAP) İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: OMÜ destekli Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) başvurularının alınması, projelerin BAP ve BAPAK Komisyonların değerlendirilmesi işlemlerinin yürütülmesi, projelerin izlenmesi ve sonlandırılması işlemlerinin yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) başvurularının alınması işlemleri Kabul edilen BAP proje başvurularının ilgili komisyonlar tarafından değerlendirilmesi işlemleri Desteklenmesi kabul edilen BAP projeleri sözleşme işlemleri Yürütülmekte olan BAP projelerinin izlenmesi işlemleri Proje sonlandırma işlemleri Proje özet bilgilerinin YÖKSİS veri tabanına eklenmesi işlemleri	BAP Proje Yürütücüsü Bilimsel Araştırma Projeleri Alt Komisyonu (BAPAK) Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü BAPKOB BAP İşlemleri Ofisi Personeli BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı	PP.2.3.FR.0056-Bilimsel Araştırma Projeleri Makale Feragat Formu PP.2.3.FR.0001-1901 Bilimsel AR-GE Destekleme Programı Projesi Sunum Formu PP.2.3.FR.0002-1902 Başlangıç Programı Projesi Sunum Formu PP.2.3.FR.0003-1903 Sanayi ile İşbirliği Araştırma Des.Prog. Projesi Sunum Formu PP.2.3.FR.0007-1907 Eğitim, Öğretim Altyapısını Geliştirme Programı Projesi Sunum Formu PP.2.3.FR.0009-Bilimsel Araştırma Projeleri Gelişme Raporu Formu PP.2.3.FR.0011-Proje Çıktıları Takip Formu PP.2.3.FR.0014-Bilimsel Araştırma Proje Önerisi Değerlendirme Formu PP.2.3.FR.0015-Ek Süre Talebi Formu PP.2.3.FR.0016-Bütçe Kalemleri Arası Aktarım Talebi Formu PP.2.3.FR.0017-Diğer Talepler Formu PP.2.3.FR.0018-Ek Malzeme - Hizmet Talebi Formu PP.2.3.FR.0019-Ek Ödenek Talebi Formu PP.2.3.FR.0013-Bilimsel Araştırma Projeleri Özet Bilgi Formu PP.2.3.FR.0012-1904 Lisanüstü Tezleri Destekleme Programı Projesi (1904-A, 1904-B Ve 1904-C) Bölüm/Anabilim/Bilim Dalı Ortak Değerlendirme Formu PP.2.3.FR.0033-BAP Ek Ödenek ve Malzeme Talebi Formu PP.2.3.FR.0034-BAP Malzeme Çıkartma - Miktar Değiştirme Talebi Formu PP.2.3.FR.0035-Proje Başlığı Değiştirme Talebi Formu PP.2.3.FR.0036-Proje Başvuru Formu PP.2.3.FR.0037-Proje Dondurma Talebi Formu PP.2.3.FR.0038-Proje Geri Çekme-Yürürlükten Kaldırma Talebi Formu PP.2.3.FR.0039-Proje İptal Etme Talebi Formu PP.2.3.FR.0040-Proje Yürütücüsü Değiştirme Talebi Formu PP.2.3.FR.0041-Proje Türü Değiştirme Talebi Formu PP.2.3.FR.0047-Personel Ekleme-Çıkarma Talebi Formu PP.2.3.FR.0050-Uluslararası Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Başvuru Formu PP.2.3.FR.0052-1912 Kamu İle İşbirliği Araştırmalarını Destekleme Programı Projeleri Sunum Formu PP.2.3.FR.0053-1908 Çağrılı Projeler Sunum Formu PP.2.3.FR.0054-Proje Ön Değerlendirme Formu PP.2.3.FR.0006-1906 Araştırma Altyapısını Destekleme Programı Projesi Sunum Formu PP.2.3.FR.0004-1904 Lisansüstü Tezleri Destekleme Programı Projesi Sunum Formu PP.2.3.FR.0010-1904 Lisansüstü Tezleri Destekleme Programı Projeleri Kişisel Değerlendirme Formu PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.2.3.İŞA.0005-BAP İşlemleri İş Akış Süreci PP.2.3.FR.0055-1908 Çağrılı Projeler Değerlendirme Formu PP.2.3.FR.0062-Bilimsel Araştırma Projeleri Uzman-Hakem Görevlendirme Formu PP.2.3.FR0059 Bilimsel Araştırma Projeleri Bursiyer Aylık Bilgi Formu PP.2.3.FR0058 Bilimsel Araştırma Projeleri Bursiyer Başvuru Bilgi Formu PP.2.3.FR.0063-Bilimsel Araştırma Projeleri Uzman-Hakem Bilgi Formu PP.2.3.FR.0061 1914 Lisans Öğrencisi Katılımlı Araştırma Programı Projesi Sunum Formu PP.2.3.FR.0064 Araştırma ve Uygulama Merkezleri Araştırmalarını Destekleme Programı Projesi Sunum Formu PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ	UBYS Kayıtları BAP Otomasyon Sistemi Kayıtları ÜNİKYS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG651 BAP destekli projelerden üretilen akademik ürün sayısının BAP projesinden taahhüt edilmiş akademik ürün sayısına oranı KG652 BAP projesi başvuru sahiplerine eksik/hatalı bilgilendirme sayısı KG653 Sözleşme imzalanmadığı halde BAP otomasyonda aktif olarak izlenen proje sayısı KG654 BAP'a sunulan projelerin bilimsel değerlendirilmesiyle ilgili alınan itiraz sayısı KG655 Proje başvurusu ile değerlendirme kararının duyurulması arasında geçen süre
Riskler: BAP proje başvurularında eksik/hatalı evrak olması nedeniyle başvurunun işleme alınamaması, iş gücü kaybı. BAP projelerinde sonuç raporunun zamanında verilmemesi nedeniyle projenin iptal edilmesi, ödenek kaybı. BAP Bilgilendirme Kılavuzun yeterince anlaşılamaması ve BAP proje başvurularında yanlış proje türüne başvuru yapılması nedeniyle, personelin iş gücü kaybı.
Fırsatlar: BAP proje başvurularında BAP Otomasyonu üzerinden başvuru esnasında gerekli uyarıların yapılması, proje yürütücülerinin duyurular, iş akışları ile bilgilendirilmesi ve BAPKOB Yönergesinde gerekli yönlendirmelerin yer alması ile Üniversitenin destek verilen proje sayılarının artmasına katkıda bulunulması BAP projelerinde sonuç raporu teslim süresinin proje yürütücülerine BAP Otomasyon üzerinden hatırlatılmasının yapılması, BAPKOB Yönergesinde gerekli uyarıların, cezai durumların belirtilmesi ile Üniversitenin destek verilen proje sayılarının artmasına katkıda bulunulması, proje iptalinin önlenmesiyle ödenek kaybının önüne geçilmesi

F2.3.2 BAP Destek Programı Proje İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: OMÜ BAP Bilimsel Destek Programı kapsamında başvurularının alınması, projelerin BAP Komisyonunda değerlendirilmesi işlemlerinin yürütülmesi, projelerin izlenmesi ve sonlandırılması işlemlerinin yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
BAP Destek Programı proje başvurularının alınması işlemleri Kabul edilen BAP Destek Programı proje başvurularının BAP komisyonu tarafından değerlendirilmesi işlemleri Desteklenmesi kabul edilen BAP Destek Programı projelerinin izlenmesi ve sonuçlandırılması işlemleri	Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu Enstitü Yönetim Kurulu Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı Yüksekokul Yönetim Kurulu	PP.2.3.FR.0022-1923 Bilimsel Etkinlik Düzenleme Destekleme Programı Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0021-1922 Uzun Süreli Yurtdışı Bilimsel Ziyaretleri Destekleme Programı Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0023-1924 Fikri Ve Sınai Mülkiyet Hakları Destek Projesi Beyan Formu PP.2.3.FR.0045-1924 Fikri Ve Sınai Mülkiyet Hakları Destek Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0031-1923 Bilimsel Etkinlik Düzenleme Destekleme Programı Projesi Etkinlik Ayrıntı Formu PP.2.3.PRS.0001 OMÜ 1924-KODLU FİKRİ VE SINAİ MÜLKİYET HAKLARI DESTEK PROJESİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0003 OMÜ FİKRİ VE SINAİ MÜLKİYET HAKLARI YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.2.3.İŞA.0006-BAP Destek Programları Proje İşlemleri İş Akış Süreci	UBYS Kayıtları BAP Otomasyon Sistemi Kayıtları ÜNİKYS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG656 BAPSİS otomasyonunun hizmet dışı kaldığı süre
Riskler: Dış kaynaklı proje başvurularında son güne kalınması nedeniyle imzalanma/onaylanma ve ilgili kurumla yazışma/postalanma işlemlerinde gecikmeler.
Fırsatlar: BAP Destek Programı projeleri başvurularının etkinliğin gerçekleşme tarihinden önce yapılması hususunda, proje yürütücülerinin duyurular, iş akışları ile bilgilendirilmesi ve BAPKOB Yönergesinde gerekli uyarının belirtilmesi

F2.3.3 Dış Kaynaklı Proje İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Dış kaynaklı proje çağrılarının takibi ve Proje Çağrıları sayfasında duyurulması, dış kaynaklı projelerin başvuru aşamasında kurum adına yetkili kişi/kişilerce imzalanmasının sağlanması ve dış kaynaklı projelerin yürütülmesi işlemlerinde destek sağlanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Dış kaynaklı proje çağrılarının takibi ve Proje Çağrıları sayfasında duyurulması işlemleri Dış kaynaklı proje başvuruların kayıt altına alınması ve destek işlemleri Dış kaynaklı projelerin sözleşme işlemleri Dış kaynaklı projelerin yürütülmesinde kurum içi/dışı yazışma işlemleri	Dış Kaynaklı Proje Yürütücüsü Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı	PP.2.3.FR.0057-Dış Kaynaklı Proje Başvuru Bilgilendirme Formu PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.2.3.İŞA.0007-Dış Kaynaklı (Bakanlıklar ve Diğer Kamu Kurumları) Proje İşlemleri İş Akış Süreci PP.2.3.İŞA.0008-TÜBİTAK Projeleri İş Akış Süreci	UBYS Kayıtları Proje Sözleşmeleri (Basılı Ortam) TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi (TTS) Kayıtları ÜNİKYS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG657 Dış kaynaklı proje başvurularında son güne kalınması nedeniyle yaşanan gecikmeden dolayı iptal olan proje başvuru sayısı
Riskler: Danışmanlık proje başvurularının zamanında yapılamaması nedeniyle tarafların mağdur olması, prestij kaybı.
Fırsatlar: Dış kaynaklı proje çağrılarının OMÜ-proje çağrıları sayfasında duyurulması, proje yürütücülerinin EBYS/e-mail/telefon yoluyla bilgilendirilmesi ile Üniversitenin Ar-Ge çalışmalarına, ikili işbirliği, paydaş etkileşimine katkı sağlanması Dış kaynaklı proje başvurularında proje yürütücülerine OMÜ-TTO tarafından verilen danışmanlık hizmeti ile birlikte proje başvuru tarihleri hakkında bilgilendirme, yönlendirme yapılması

F2.3.4 TTO Danışmanlık Proje İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: TTO danışmanlık proje başvurularında ilgili öğretim elemanına yardımcı olmak, Üniversite Yönetim Kurulunda onaylanan danışmanlık projelerin ilgili evraklarını kayıt altına alarak BAP Otomasyon Sistemine girmek ve karara bağlanan danışmanlık projelerini TTO’ya bildirilmesi
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: TEKNOLOJİ TRANSFER OFİSİ
TTO danışmanlık projeleri başvuru aşamasında destek işlemleri Üniversite Yönetim Kurulunda onaylanan TTO danışmanlık projeleri görevlendirmelerinin BAP Otomasyon Sisteminde kayıt işlemleri Karara bağlanan TTO danışmanlık projeleri TTO’ya bildirilmesi işlemleri	Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi BAPKOB TTO İlişkiler Ofisi Personeli Rektör Rektör Yardımcısı Üniversite Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu	PP.2.3.FR.0024-(UKAP) Uluslararası Kontratlı AR-GE Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0025-(DAP) Danışmanlık Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0026-(EP) Eğitim Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0027-(ULAP)-Ulusal Kontratlı AR-GE Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0029-(SUVAM)-OMÜ SUVAM Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0028-(PO)-AR-GE Proje Ortaklığı Başvuru Formu PP.2.3.PRS.0005 OMÜ DIŞ KAYNAKLI PROJELERDE ARAŞTIRMACILARIN GÖREV ALMASINA İLİŞKİN YÖNERGE PP.2.3.İŞA.0009-TTO Danışmanlık Proje İşlemleri İş Akış Süreci	UBYS Kayıtları BAP Otomasyon Sistemi Kayıtları ÜNİKYS Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri: KG658 Proje başvurusu ile görevlendirme kararının çıkması arasında geçen süre
Fırsatlar: Danışmanlık projelerinde faaliyet tarihinden önce gerekli işlemlerin zamanında yapılması/gerekli izinlerin alınması hususunda proje yürütücülerinin duyurular, iş akışları, e-mail yoluyla bilgilendirilmesi ile Üniversitenin Ar-Ge işbirliği çalışmalarına katkıda bulunulması OMÜ-TTO ödeme işlemlerinde yapılan ön sözleşmede gerekli uyarıların belirtilmesi ile tarafların mağduriyetinin önüne geçilmesi