Süreç

PP2.3, R1, Ocak 2023

Proje Yönetimi Süreci

SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Kaynakların etkin kullanımını sağlayarak üniversitemiz araştırma faaliyetlerinin nitelik ve niceliğini artırmak; bilimsel araştırma, geliştirme, uygulama, altyapı ve dış kaynaklı projeler ile destekleme programlarına ilişkin faaliyetleri tek bir birim altında ve öğretim elemanları ile koordineli şekilde yürütmek
GİRDİLER KAYNAKLAR ÇIKTILAR
  • Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Formları ve Ekleri
  • BAP Hakem Değerlendirme Kararı
  • BAP Projeleri Bölüm/Anabilim Dalı Proje Değerlendirme Kurulu Kararı
  • BAP Projeleri Enstitü/Anabilim Dalı Kararı
  • Bilimsel Araştırma Projeleri Alt Komisyonu (BAPAK) Kararı
  • Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu Kararı
  • BAP Projeleri Rektör Oluru
  • BAP Destekleme Sözleşmesi Protokolü
  • BAP Destek Programları Proje Formları ve Ekleri
  • BAP Destek Programları BAP Komisyon Kararı
  • BAP Destek Programları Fakülte/Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı
  • BAP Destek Programları Rektör Oluru
  • Kamu kurum/kuruluşlardan ve özel kuruluşlardan gelen dış kaynaklı projelerle ilgili talep yazıları
  • Kurum/kuruluşların web sitelerinde dış kaynaklı proje duyuru ilanları
  • OMÜ Dış Kaynaklı Proje Başvuru Bilgilendirme Formu
  • TÜBİTAK Proje Önerisi Başvuru Formu
  • Dış Kaynaklı Proje Sözleşmeleri
  • TTO Danışmanlık Proje Formları ve Ekleri
  • TTO Danışmanlık Projeleri Fakülte Ar-Ge Komisyonu Kararı
  • TTO Danışmanlık Projeleri Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı
  • TTO Danışmanlık Projeleri Üniversite Yönetim Kurulu Kararı
  • TTO Danışmanlık Projeleri Rektör Oluru
  • OMÜ İş Takvimi
  • Ofis ortamı
  • Bilgisayar ve benzeri teknik altyapı
  • İnsan kaynağı
  • UBYS
  • TÜBİTAK UBYT dergi listesi
  • TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi (TTS)
  • BAP Otomasyon Sistemi
  • YÖKSİS
 
  • BAP Projeleri BAPAK Kararı
  • BAP Projeleri BAP Komisyonu Kararı
  • BAP Projeleri BAP Komisyonu Ek Ödenek Kararı
  • BAP Projeleri BAP Komisyonu Ek Süre Kararı
  • BAP Projeleri BAP Komisyonu Proje Gelişme Raporu Kararı
  • BAP Projeleri BAP Komisyonu Proje Sonuç Raporu Kararı
  • BAP Projeleri Rektör Oluru
  • BAP Destekleme Sözleşmesi Protokolü
  • Proje Özet Bilgi Formu
  • Proje Çıktıları Takip Formu
  • BAP Destek Programı Projeleri BAP Komisyon Kararı
  • BAP Destek Programı Projeleri Rektör Oluru
  • Kamu kurum/kuruluşlara ve özel kuruluşlara giden görüş/öneri/talep yazıları
  • Dış Kaynaklı Proje Sözleşmesi
  • TTO Danışmanlık Proje Formları ve Ekleri
  • TTO Danışmanlık Projeleri Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı
  • TTO Danışmanlık Projeleri Üniversite Yönetim Kurulu Kararı
  • TTO Danışmanlık Projeleri Rektör Oluru
  • Faaliyet raporları
  • İstatistiki veriler
 
Faaliyetler

F2.3.1 Bilimsel Araştırma Proje (BAP) İşlemleri

Faaliyetin Amacı: OMÜ destekli Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) başvurularının alınması, projelerin BAP ve BAPAK Komisyonların değerlendirilmesi işlemlerinin yürütülmesi, projelerin izlenmesi ve sonlandırılması işlemlerinin yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) başvurularının alınması işlemleri
  • Kabul edilen BAP proje başvurularının ilgili komisyonlar tarafından değerlendirilmesi işlemleri
  • Desteklenmesi kabul edilen BAP projeleri sözleşme işlemleri
  • Yürütülmekte olan BAP projelerinin izlenmesi işlemleri
  • Proje sonlandırma işlemleri
  • Proje özet bilgilerinin YÖKSİS veri tabanına eklenmesi işlemleri
BAP Proje Yürütücüsü
Bilimsel Araştırma Projeleri Alt Komisyonu (BAPAK)
Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
BAPKOB BAP İşlemleri Ofisi Personeli
BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
PP.2.3.FR.0056-Bilimsel Araştırma Projeleri Makale Feragat Formu
PP.2.3.FR.0001-1901 Bilimsel AR-GE Destekleme Programı Projesi Sunum Formu
PP.2.3.FR.0002-1902 Başlangıç Programı Projesi Sunum Formu
PP.2.3.FR.0003-1903 Sanayi ile İşbirliği Araştırma Des.Prog. Projesi Sunum Formu
PP.2.3.FR.0007-1907 Eğitim, Öğretim Altyapısını Geliştirme Programı Projesi Sunum Formu
PP.2.3.FR.0009-Bilimsel Araştırma Projeleri Gelişme Raporu Formu
PP.2.3.FR.0011-Proje Çıktıları Takip Formu
PP.2.3.FR.0014-Bilimsel Araştırma Proje Önerisi Değerlendirme Formu
PP.2.3.FR.0015-Ek Süre Talebi Formu
PP.2.3.FR.0016-Bütçe Kalemleri Arası Aktarım Talebi Formu
PP.2.3.FR.0017-Diğer Talepler Formu
PP.2.3.FR.0018-Ek Malzeme - Hizmet Talebi Formu
PP.2.3.FR.0019-Ek Ödenek Talebi Formu
PP.2.3.FR.0013-Bilimsel Araştırma Projeleri Özet Bilgi Formu
PP.2.3.FR.0012-1904 Lisanüstü Tezleri Destekleme Programı Projesi (1904-A, 1904-B Ve 1904-C) Bölüm/Anabilim/Bilim Dalı Ortak Değerlendirme Formu
PP.2.3.FR.0033-BAP Ek Ödenek ve Malzeme Talebi Formu
PP.2.3.FR.0034-BAP Malzeme Çıkartma - Miktar Değiştirme Talebi Formu
PP.2.3.FR.0035-Proje Başlığı Değiştirme Talebi Formu
PP.2.3.FR.0036-Proje Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0037-Proje Dondurma Talebi Formu
PP.2.3.FR.0038-Proje Geri Çekme-Yürürlükten Kaldırma Talebi Formu
PP.2.3.FR.0039-Proje İptal Etme Talebi Formu
PP.2.3.FR.0040-Proje Yürütücüsü Değiştirme Talebi Formu
PP.2.3.FR.0041-Proje Türü Değiştirme Talebi Formu
PP.2.3.FR.0047-Personel Ekleme-Çıkarma Talebi Formu
PP.2.3.FR.0050-Uluslararası Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0052-1912 Kamu İle İşbirliği Araştırmalarını Destekleme Programı Projeleri Sunum Formu
PP.2.3.FR.0053-1908 Çağrılı Projeler Sunum Formu
PP.2.3.FR.0054-Proje Ön Değerlendirme Formu
PP.2.3.FR.0006-1906 Araştırma Altyapısını Destekleme Programı Projesi Sunum Formu
PP.2.3.FR.0004-1904 Lisansüstü Tezleri Destekleme Programı Projesi Sunum Formu
PP.2.3.FR.0010-1904 Lisansüstü Tezleri Destekleme Programı Projeleri Kişisel Değerlendirme Formu
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.2.3.İŞA.0005-BAP İşlemleri İş Akış Süreci
PP.2.3.FR.0055-1908 Çağrılı Projeler Değerlendirme Formu
PP.2.3.FR.0062-Bilimsel Araştırma Projeleri Uzman-Hakem Görevlendirme Formu
PP.2.3.FR0059 Bilimsel Araştırma Projeleri Bursiyer Aylık Bilgi Formu
PP.2.3.FR0058 Bilimsel Araştırma Projeleri Bursiyer Başvuru Bilgi Formu
PP.2.3.FR.0063-Bilimsel Araştırma Projeleri Uzman-Hakem Bilgi Formu
PP.2.3.FR.0061 1914 Lisans Öğrencisi Katılımlı Araştırma Programı Projesi Sunum Formu
PP.2.3.FR.0064 Araştırma ve Uygulama Merkezleri Araştırmalarını Destekleme Programı Projesi Sunum Formu
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
  • UBYS Kayıtları

  • BAP Otomasyon Sistemi Kayıtları

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Ortam

İzleme Kriterleri:

KG651 BAP destekli projelerden üretilen akademik ürün sayısının BAP projesinden taahhüt edilmiş akademik ürün sayısına oranı
KG652 BAP projesi başvuru sahiplerine eksik/hatalı bilgilendirme sayısı
KG653 Sözleşme imzalanmadığı halde BAP otomasyonda aktif olarak izlenen proje sayısı
KG654 BAP'a sunulan projelerin bilimsel değerlendirilmesiyle ilgili alınan itiraz sayısı
KG655 Proje başvurusu ile değerlendirme kararının duyurulması arasında geçen süre

Riskler:

BAP proje başvurularında eksik/hatalı evrak olması nedeniyle başvurunun işleme alınamaması, iş gücü kaybı.
BAP projelerinde sonuç raporunun zamanında verilmemesi nedeniyle projenin iptal edilmesi, ödenek kaybı.
BAP Bilgilendirme Kılavuzun yeterince anlaşılamaması ve BAP proje başvurularında yanlış proje türüne başvuru yapılması nedeniyle, personelin iş gücü kaybı.

Fırsatlar:

BAP proje başvurularında BAP Otomasyonu üzerinden başvuru esnasında gerekli uyarıların yapılması, proje yürütücülerinin duyurular, iş akışları ile bilgilendirilmesi ve BAPKOB Yönergesinde gerekli yönlendirmelerin yer alması ile Üniversitenin destek verilen proje sayılarının artmasına katkıda bulunulması
BAP projelerinde sonuç raporu teslim süresinin proje yürütücülerine BAP Otomasyon üzerinden hatırlatılmasının yapılması, BAPKOB Yönergesinde gerekli uyarıların, cezai durumların belirtilmesi ile Üniversitenin destek verilen proje sayılarının artmasına katkıda bulunulması, proje iptalinin önlenmesiyle ödenek kaybının önüne geçilmesi

F2.3.2 BAP Destek Programı Proje İşlemleri

Faaliyetin Amacı: OMÜ BAP Bilimsel Destek Programı kapsamında başvurularının alınması, projelerin BAP Komisyonunda değerlendirilmesi işlemlerinin yürütülmesi, projelerin izlenmesi ve sonlandırılması işlemlerinin yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • BAP Destek Programı proje başvurularının alınması işlemleri
  • Kabul edilen BAP Destek Programı proje başvurularının BAP komisyonu tarafından değerlendirilmesi işlemleri
  • Desteklenmesi kabul edilen BAP Destek Programı projelerinin izlenmesi ve sonuçlandırılması işlemleri
Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu
Enstitü Yönetim Kurulu
Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu
Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
BAPKOB BAP Destek Programları Ofisi Personeli
BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
Yüksekokul Yönetim Kurulu
PP.2.3.FR.0022-1923 Bilimsel Etkinlik Düzenleme Destekleme Programı Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0021-1922 Uzun Süreli Yurtdışı Bilimsel Ziyaretleri Destekleme Programı Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0023-1924 Fikri Ve Sınai Mülkiyet Hakları Destek Projesi Beyan Formu
PP.2.3.FR.0045-1924 Fikri Ve Sınai Mülkiyet Hakları Destek Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0031-1923 Bilimsel Etkinlik Düzenleme Destekleme Programı Projesi Etkinlik Ayrıntı Formu
PP.2.3.PRS.0001 OMÜ 1924-KODLU FİKRİ VE SINAİ MÜLKİYET HAKLARI DESTEK PROJESİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0003 OMÜ FİKRİ VE SINAİ MÜLKİYET HAKLARI YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.2.3.İŞA.0006-BAP Destek Programları Proje İşlemleri İş Akış Süreci
  • UBYS Kayıtları

  • BAP Otomasyon Sistemi Kayıtları

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Ortam

İzleme Kriterleri:

KG656 BAP otomasyonunun hizmet dışı kaldığı süre

Riskler:

BAP Destek Programları başvurularının zamanında yapılamaması nedeniyle tarafların mağdur olması, prestij kaybı.

Fırsatlar:

BAP Destek Programı projeleri başvurularının etkinliğin gerçekleşme tarihinden önce yapılması hususunda, proje yürütücülerinin duyurular, iş akışları ile bilgilendirilmesi ve BAPKOB Yönergesinde gerekli uyarının belirtilmesi

F2.3.3 Dış Kaynaklı Proje İşlemleri

Faaliyetin Amacı: Dış kaynaklı proje çağrılarının takibi ve Proje Çağrıları sayfasında duyurulması, dış kaynaklı projelerin başvuru aşamasında kurum adına yetkili kişi/kişilerce imzalanmasının sağlanması ve dış kaynaklı projelerin yürütülmesi işlemlerinde destek sağlanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Dış kaynaklı proje çağrılarının takibi ve Proje Çağrıları sayfasında duyurulması işlemleri
  • Dış kaynaklı proje başvuruların kayıt altına alınması ve destek işlemleri
  • Dış kaynaklı projelerin sözleşme işlemleri
  • Dış kaynaklı projelerin yürütülmesinde kurum içi/dışı yazışma işlemleri
Dış Kaynaklı Proje Yürütücüsü
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli
BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
PP.2.3.FR.0057-Dış Kaynaklı Proje Başvuru Bilgilendirme Formu
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.2.3.İŞA.0007-Dış Kaynaklı (Bakanlıklar ve Diğer Kamu Kurumları) Proje İşlemleri İş Akış Süreci
PP.2.3.İŞA.0008-TÜBİTAK Projeleri İş Akış Süreci
  • UBYS Kayıtları

  • Proje Sözleşmeleri (Basılı Ortam)

  • TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi (TTS) Kayıtları

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Ortam

İzleme Kriterleri:

KG657 Dış kaynaklı proje başvurularında son güne kalınması nedeniyle yaşanan gecikmeden dolayı iptal olan proje başvuru sayısı

Riskler:

Dış kaynaklı proje başvurularında son güne kalınması nedeniyle imzalanma/onaylanma ve ilgili kurumla yazışma/postalanma işlemlerinde gecikmeler.

Fırsatlar:

Dış kaynaklı proje çağrılarının OMÜ-proje çağrıları sayfasında duyurulması, proje yürütücülerinin EBYS/e-mail/telefon yoluyla bilgilendirilmesi ile Üniversitenin Ar-Ge çalışmalarına, ikili işbirliği, paydaş etkileşimine katkı sağlanması
Dış kaynaklı proje başvurularında proje yürütücülerine OMÜ-TTO tarafından verilen danışmanlık hizmeti ile birlikte proje başvuru tarihleri hakkında bilgilendirme, yönlendirme yapılması

F2.3.4 TTO Danışmanlık Proje İşlemleri

Faaliyetin Amacı: TTO danışmanlık proje başvurularında ilgili öğretim elemanına yardımcı olmak, Üniversite Yönetim Kurulunda onaylanan danışmanlık projelerin ilgili evraklarını kayıt altına alarak BAP Otomasyon Sistemine girmek ve karara bağlanan danışmanlık projelerini TTO’ya bildirilmesi
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: TEKNOLOJİ TRANSFER OFİSİ
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • TTO danışmanlık projeleri başvuru aşamasında destek işlemleri
  • Üniversite Yönetim Kurulunda onaylanan TTO danışmanlık projeleri görevlendirmelerinin BAP Otomasyon Sisteminde kayıt işlemleri
  • Karara bağlanan TTO danışmanlık projeleri TTO’ya bildirilmesi işlemleri
Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu
Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu
BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
BAPKOB TTO İlişkiler Ofisi Personeli
Rektör
Rektör Yardımcısı
Üniversite Yönetim Kurulu
Yüksekokul Yönetim Kurulu
PP.2.3.FR.0024-(UKAP) Uluslararası Kontratlı AR-GE Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0025-(DAP) Danışmanlık Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0026-(EP) Eğitim Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0027-(ULAP)-Ulusal Kontratlı AR-GE Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0029-(SUVAM)-OMÜ SUVAM Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0028-(PO)-AR-GE Proje Ortaklığı Başvuru Formu
PP.2.3.PRS.0005 OMÜ DIŞ KAYNAKLI PROJELERDE ARAŞTIRMACILARIN GÖREV ALMASINA İLİŞKİN YÖNERGE
PP.2.3.İŞA.0009-TTO Danışmanlık Proje İşlemleri İş Akış Süreci
  • UBYS Kayıtları

  • BAP Otomasyon Sistemi Kayıtları

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Ortam

İzleme Kriterleri:

KG658 Proje başvurusu ile görevlendirme kararının çıkması arasında geçen süre

Riskler:

Danışmanlık proje başvurularının zamanında yapılamaması nedeniyle tarafların mağdur olması, prestij kaybı.

Fırsatlar:

Danışmanlık projelerinde faaliyet tarihinden önce gerekli işlemlerin zamanında yapılması/gerekli izinlerin alınması hususunda proje yürütücülerinin duyurular, iş akışları, e-mail yoluyla bilgilendirilmesi ile Üniversitenin Ar-Ge işbirliği çalışmalarına katkıda bulunulması
OMÜ-TTO ödeme işlemlerinde yapılan ön sözleşmede gerekli uyarıların belirtilmesi ile tarafların mağduriyetinin önüne geçilmesi