Process
PP2.3, R1, January 2023
Proje Yönetimi Süreci
PROCESS COORDINATOR: sevimh@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Kaynakların etkin kullanımını sağlayarak üniversitemiz araştırma faaliyetlerinin nitelik ve niceliğini artırmak; bilimsel araştırma, geliştirme, uygulama, altyapı ve dış kaynaklı projeler ile destekleme programlarına ilişkin faaliyetleri tek bir birim altında ve öğretim elemanları ile koordineli şekilde yürütmek
ENTRIES
RESOURCES
OUTPUTS
- Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Formları ve Ekleri
- BAP Hakem Değerlendirme Kararı
- BAP Projeleri Bölüm/Anabilim Dalı Proje Değerlendirme Kurulu Kararı
- BAP Projeleri Enstitü/Anabilim Dalı Kararı
- Bilimsel Araştırma Projeleri Alt Komisyonu (BAPAK) Kararı
- Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu Kararı
- BAP Projeleri Rektör Oluru
- BAP Destekleme Sözleşmesi Protokolü
- BAP Destek Programları Proje Formları ve Ekleri
- BAP Destek Programları BAP Komisyon Kararı
- BAP Destek Programları Fakülte/Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı
- BAP Destek Programları Rektör Oluru
- Kamu kurum/kuruluşlardan ve özel kuruluşlardan gelen dış kaynaklı projelerle ilgili talep yazıları
- Kurum/kuruluşların web sitelerinde dış kaynaklı proje duyuru ilanları
- OMÜ Dış Kaynaklı Proje Başvuru Bilgilendirme Formu
- TÜBİTAK Proje Önerisi Başvuru Formu
- Dış Kaynaklı Proje Sözleşmeleri
- TTO Danışmanlık Proje Formları ve Ekleri
- TTO Danışmanlık Projeleri Fakülte Ar-Ge Komisyonu Kararı
- TTO Danışmanlık Projeleri Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı
- TTO Danışmanlık Projeleri Üniversite Yönetim Kurulu Kararı
- TTO Danışmanlık Projeleri Rektör Oluru
- OMÜ İş Takvimi
- Ofis ortamı
- Bilgisayar ve benzeri teknik altyapı
- İnsan kaynağı
- UBYS
- TÜBİTAK UBYT dergi listesi
- TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi (TTS)
- BAP Otomasyon Sistemi
- YÖKSİS
- BAP Projeleri BAPAK Kararı
- BAP Projeleri BAP Komisyonu Kararı
- BAP Projeleri BAP Komisyonu Ek Ödenek Kararı
- BAP Projeleri BAP Komisyonu Ek Süre Kararı
- BAP Projeleri BAP Komisyonu Proje Gelişme Raporu Kararı
- BAP Projeleri BAP Komisyonu Proje Sonuç Raporu Kararı
- BAP Projeleri Rektör Oluru
- BAP Destekleme Sözleşmesi Protokolü
- Proje Özet Bilgi Formu
- Proje Çıktıları Takip Formu
- BAP Destek Programı Projeleri BAP Komisyon Kararı
- BAP Destek Programı Projeleri Rektör Oluru
- Kamu kurum/kuruluşlara ve özel kuruluşlara giden görüş/öneri/talep yazıları
- Dış Kaynaklı Proje Sözleşmesi
- TTO Danışmanlık Proje Formları ve Ekleri
- TTO Danışmanlık Projeleri Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı
- TTO Danışmanlık Projeleri Üniversite Yönetim Kurulu Kararı
- TTO Danışmanlık Projeleri Rektör Oluru
- Faaliyet raporları
- İstatistiki veriler
Activities
F2.3.1 Bilimsel Araştırma Proje (BAP) İşlemleri
F2.3.2 BAP Destek Programı Proje İşlemleri
F2.3.3 Dış Kaynaklı Proje İşlemleri
Goal of the Activity: Dış kaynaklı proje çağrılarının takibi ve Proje Çağrıları sayfasında duyurulması, dış kaynaklı projelerin başvuru aşamasında kurum adına yetkili kişi/kişilerce imzalanmasının sağlanması ve dış kaynaklı projelerin yürütülmesi işlemlerinde destek sağlanması
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Dış kaynaklı proje çağrılarının takibi ve Proje Çağrıları sayfasında duyurulması işlemleri
- Dış kaynaklı proje başvuruların kayıt altına alınması ve destek işlemleri
- Dış kaynaklı projelerin sözleşme işlemleri
-
Dış kaynaklı projelerin yürütülmesinde kurum içi/dışı yazışma işlemleri
Dış Kaynaklı Proje Yürütücüsü
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli
BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
PP.2.3.FR.0057-Dış Kaynaklı Proje Başvuru Bilgilendirme Formu
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.2.3.İŞA.0007-Dış Kaynaklı (Bakanlıklar ve Diğer Kamu Kurumları) Proje İşlemleri İş Akış Süreci
PP.2.3.İŞA.0008-TÜBİTAK Projeleri İş Akış Süreci
-
UBYS Kayıtları
-
Proje Sözleşmeleri (Basılı Ortam)
-
TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi (TTS) Kayıtları
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Ortam
Tracking Criterion: KG657 Dış kaynaklı proje başvurularında son güne kalınması nedeniyle yaşanan gecikmeden dolayı iptal olan proje başvuru sayısı
Risks: Dış kaynaklı proje başvurularında son güne kalınması nedeniyle imzalanma/onaylanma ve ilgili kurumla yazışma/postalanma işlemlerinde gecikmeler.
Opportunities: Dış kaynaklı proje çağrılarının OMÜ-proje çağrıları sayfasında duyurulması, proje yürütücülerinin EBYS/e-mail/telefon yoluyla bilgilendirilmesi ile Üniversitenin Ar-Ge çalışmalarına, ikili işbirliği, paydaş etkileşimine katkı sağlanması
Dış kaynaklı proje başvurularında proje yürütücülerine OMÜ-TTO tarafından verilen danışmanlık hizmeti ile birlikte proje başvuru tarihleri hakkında bilgilendirme, yönlendirme yapılması
F2.3.4 TTO Danışmanlık Proje İşlemleri
Goal of the Activity: TTO danışmanlık proje başvurularında ilgili öğretim elemanına yardımcı olmak, Üniversite Yönetim Kurulunda onaylanan danışmanlık projelerin ilgili evraklarını kayıt altına alarak BAP Otomasyon Sistemine girmek ve karara bağlanan danışmanlık projelerini TTO’ya bildirilmesi
Units in Which the Activity Is Carried Out: TEKNOLOJİ TRANSFER OFİSİ
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- TTO danışmanlık projeleri başvuru aşamasında destek işlemleri
- Üniversite Yönetim Kurulunda onaylanan TTO danışmanlık projeleri görevlendirmelerinin BAP Otomasyon Sisteminde kayıt işlemleri
-
Karara bağlanan TTO danışmanlık projeleri TTO’ya bildirilmesi işlemleri
Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu
Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu
BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
BAPKOB TTO İlişkiler Ofisi Personeli
Rektör
Rektör Yardımcısı
Üniversite Yönetim Kurulu
Yüksekokul Yönetim Kurulu
PP.2.3.FR.0024-(UKAP) Uluslararası Kontratlı AR-GE Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0025-(DAP) Danışmanlık Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0026-(EP) Eğitim Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0027-(ULAP)-Ulusal Kontratlı AR-GE Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0029-(SUVAM)-OMÜ SUVAM Projesi Başvuru Formu
PP.2.3.FR.0028-(PO)-AR-GE Proje Ortaklığı Başvuru Formu
PP.2.3.PRS.0005 OMÜ DIŞ KAYNAKLI PROJELERDE ARAŞTIRMACILARIN GÖREV ALMASINA İLİŞKİN YÖNERGE
PP.2.3.İŞA.0009-TTO Danışmanlık Proje İşlemleri İş Akış Süreci
-
UBYS Kayıtları
-
BAP Otomasyon Sistemi Kayıtları
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Ortam
Tracking Criterion: KG658 Proje başvurusu ile görevlendirme kararının çıkması arasında geçen süre
Risks: Danışmanlık proje başvurularının zamanında yapılamaması nedeniyle tarafların mağdur olması, prestij kaybı.
Opportunities: Danışmanlık projelerinde faaliyet tarihinden önce gerekli işlemlerin zamanında yapılması/gerekli izinlerin alınması hususunda proje yürütücülerinin duyurular, iş akışları, e-mail yoluyla bilgilendirilmesi ile Üniversitenin Ar-Ge işbirliği çalışmalarına katkıda bulunulması
OMÜ-TTO ödeme işlemlerinde yapılan ön sözleşmede gerekli uyarıların belirtilmesi ile tarafların mağduriyetinin önüne geçilmesi
Proje Yönetimi Süreci
PROCESS COORDINATOR: sevimh@omu.edu.tr | ||
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ | ||
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
GOAL OF PROCESS: Kaynakların etkin kullanımını sağlayarak üniversitemiz araştırma faaliyetlerinin nitelik ve niceliğini artırmak; bilimsel araştırma, geliştirme, uygulama, altyapı ve dış kaynaklı projeler ile destekleme programlarına ilişkin faaliyetleri tek bir birim altında ve öğretim elemanları ile koordineli şekilde yürütmek | ||
ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
---|---|---|
|
|
|
F2.3.1 Bilimsel Araştırma Proje (BAP) İşlemleri
F2.3.2 BAP Destek Programı Proje İşlemleri
F2.3.3 Dış Kaynaklı Proje İşlemleri
Goal of the Activity: Dış kaynaklı proje çağrılarının takibi ve Proje Çağrıları sayfasında duyurulması, dış kaynaklı projelerin başvuru aşamasında kurum adına yetkili kişi/kişilerce imzalanmasının sağlanması ve dış kaynaklı projelerin yürütülmesi işlemlerinde destek sağlanması | |||
Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
---|---|---|---|
|
Dış Kaynaklı Proje Yürütücüsü Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı |
PP.2.3.FR.0057-Dış Kaynaklı Proje Başvuru Bilgilendirme Formu PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.2.3.İŞA.0007-Dış Kaynaklı (Bakanlıklar ve Diğer Kamu Kurumları) Proje İşlemleri İş Akış Süreci PP.2.3.İŞA.0008-TÜBİTAK Projeleri İş Akış Süreci |
|
Tracking Criterion: KG657 Dış kaynaklı proje başvurularında son güne kalınması nedeniyle yaşanan gecikmeden dolayı iptal olan proje başvuru sayısı |
|||
Risks: Dış kaynaklı proje başvurularında son güne kalınması nedeniyle imzalanma/onaylanma ve ilgili kurumla yazışma/postalanma işlemlerinde gecikmeler. |
|||
Opportunities: Dış kaynaklı proje çağrılarının OMÜ-proje çağrıları sayfasında duyurulması, proje yürütücülerinin EBYS/e-mail/telefon yoluyla bilgilendirilmesi ile Üniversitenin Ar-Ge çalışmalarına, ikili işbirliği, paydaş etkileşimine katkı sağlanması |
F2.3.4 TTO Danışmanlık Proje İşlemleri
Goal of the Activity: TTO danışmanlık proje başvurularında ilgili öğretim elemanına yardımcı olmak, Üniversite Yönetim Kurulunda onaylanan danışmanlık projelerin ilgili evraklarını kayıt altına alarak BAP Otomasyon Sistemine girmek ve karara bağlanan danışmanlık projelerini TTO’ya bildirilmesi | |||
Units in Which the Activity Is Carried Out: TEKNOLOJİ TRANSFER OFİSİ | |||
Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
---|---|---|---|
|
Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi BAPKOB TTO İlişkiler Ofisi Personeli Rektör Rektör Yardımcısı Üniversite Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu |
PP.2.3.FR.0024-(UKAP) Uluslararası Kontratlı AR-GE Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0025-(DAP) Danışmanlık Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0026-(EP) Eğitim Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0027-(ULAP)-Ulusal Kontratlı AR-GE Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0029-(SUVAM)-OMÜ SUVAM Projesi Başvuru Formu PP.2.3.FR.0028-(PO)-AR-GE Proje Ortaklığı Başvuru Formu PP.2.3.PRS.0005 OMÜ DIŞ KAYNAKLI PROJELERDE ARAŞTIRMACILARIN GÖREV ALMASINA İLİŞKİN YÖNERGE PP.2.3.İŞA.0009-TTO Danışmanlık Proje İşlemleri İş Akış Süreci |
|
Tracking Criterion: KG658 Proje başvurusu ile görevlendirme kararının çıkması arasında geçen süre |
|||
Risks: Danışmanlık proje başvurularının zamanında yapılamaması nedeniyle tarafların mağdur olması, prestij kaybı. |
|||
Opportunities: Danışmanlık projelerinde faaliyet tarihinden önce gerekli işlemlerin zamanında yapılması/gerekli izinlerin alınması hususunda proje yürütücülerinin duyurular, iş akışları, e-mail yoluyla bilgilendirilmesi ile Üniversitenin Ar-Ge işbirliği çalışmalarına katkıda bulunulması |