Süreç

PP2.1, R2, Ocak 2023

Bilgi Üretim Süreci

SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ, Araştırma Merkezleri, KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Bilgi ve teknoloji üretmek, kalkınma ve gelişmeye destek olmak, bilimsel verileri yaymak, yurt içi ve yurt dışı kurumlarla işbirliği yapmak suretiyle bilim dünyasının seçkin bir üyesi haline gelmek
GİRDİLER KAYNAKLAR ÇIKTILAR
  • Öğretim üyelerince yapılan proje başvuruları

  • Kurum/kuruluşlardan gelen resmi yazılar(bilgi, veri, görevlendirme talepleri, anket vb.)

  • Üniversite dışından gelen proje teklifleri

  • Akademik birimlerden gelen resmi yazışmalar (görevlendirme vb.)

  • OMÜ İş Takvimi

  • Ofis ortamı

  • Bilgisayar ve benzeri teknik altyapı

  • İnsan kaynağı

  • EBYS

  • KAYSİS

  • TÜBİTAK panel sistemi ve kriterleri

  • BAP otomasyon sistemi

  • TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi

  • İlgili ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlardan sağlanan bütçe ve fonlar

  • TÜBİTAK UBYT dergi listesi

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (MYS)



  • Ara raporlar

  • Proje kesin raporu

  • BAP komisyonu proje kabul raporu

  • BAP komisyonu proje izleme raporları

  • Proje istatistikleri

  • Duyurular

Faaliyetler

F2.1.1 Araştırmacı Yetkinliği

Faaliyetin Amacı: Araştırma çıktılarının niteliğinin ulusal ve uluslararası arenada görünürlüğünü artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Araştırmacı yetkinliğinin artırılmasına yönelik eğitimlerin düzenlenmesi
  • Yetkinliğin izlenmesi ve iyileştirilmesi işlemleri
Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu
Enstitü Yönetim Kurulu
Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu
Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu
Öğretim Elemanı
Rektör
Rektör Yardımcısı
Yüksekokul Yönetim Kurulu
PP.4.3.FR.0023-Akademik Yükseltilme ve Atama Asgari Koşullarının Sağlandığına İlişkin Bildirim ve Değerlendirme Formu (Profesör ve Doçentler için)
PP.4.3.PRS.0005 OMÜ AKADEMİK YÜKSELTİLME VE ATANMALARDA UYGULANACAK ESASLAR YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
  • Elektronik Ortam

  • Fiziki Ortam

  • ÜNİKYS

İzleme Kriterleri:

KG630 YÖK tarafından sağlanan yurt dışında yabancı dil yeterliliklerinin artırılmasına yönelik burslardan yararlanan araştırmacı sayısı
KG645 Gerçekleştirilen SEM eğitim sayısı
KG1067 Post-Doc yapan araştırmacı sayısı

Riskler:

KİTAM bünyesinde bulunan mikrobiyoloji laboratuvarında yürütülen Helal Uygunluk Değerlendirme Alanında çalışılacak personelin İslami gereklilikler ve hassasiyetlere uygun davranmaması
Çapraz Bulaşma-Kros Kontaminasyon oluşması
Deney sonuçlarını onaylayan müdür yardımcısı rolünün aynı zamanda analiz personeli olması sebebiyle tarafsızlık ve gizliliğin ihlali
Mikrobiyolojik analiz sırasında kullanılan malzemenin dökülerek kültürün etrafa saçılması veya bulaşması
Araştırmacıların yabancı dil yeterliliklerinin düşük olması nedeniyle uluslararası nitelikli yayın sayısının düşük olması
Araştırmacı niteliğinin düşük olmasından dolayı üniversitenin endekslerde istenilen sıralamalarda yer almaması
Deney raporlarında hizmet alan tarafların beklentilerinde tarafsızlığın ihlali ve yanıltıcı beyanda bulunma

Fırsatlar:

Yetkin araştırmacıların sayısının artması ile üniversitenin endekslerde üst sıralarda yer alması
Üniversitenin yabancı diller yüksekokuluna sahip olması ile yabancı dil eğitimlerinin verilmesi

F2.1.2 Ulusal/Uluslararası Dış Kaynaklı Proje İşlemleri (Ar- Ge Projeleri, Sosyal Sorumluluk Projeleri, Kontratlı Projeler, Farkındalık Projeleri)

Faaliyetin Amacı: Ulusal/Uluslararası Dış Kaynaklı Proje İşlemlerini yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Duyuru işlemleri
  • Proje başvuru işlemleri
  • Proje sonuç işlemleri
 
Öğretim Elemanı
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli
BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
BAPKOB TTO İlişkiler Ofisi Personeli
Rektör
Rektör Yardımcısı
PP.2.3.FR.0057-Dış Kaynaklı Proje Başvuru Bilgilendirme Formu
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.2.3.İŞA.0007-Dış Kaynaklı (Bakanlıklar ve Diğer Kamu Kurumları) Proje İşlemleri İş Akış Süreci
PP.2.3.İŞA.0008-TÜBİTAK Projeleri İş Akış Süreci
  • EBYS 

  • Fiziki Ortam

  • TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi (TTS) Kayıtları

  • ÜNİKYS

İzleme Kriterleri:

KG155 Ulusal ve uluslararası özel veya resmi kurum ve kuruluşlar tarafından desteklenmiş Ar-Ge niteliği taşıyan proje sayısı

Riskler:

Öğretim elemanlarının kurum dışı projeleri hakkında bilgi vermemesi nedeniyle üniversitenin sağlıklı veri toplayamaması
Yapılan çalışmalara toplum tarafından istenilen düzeyde önem verilmemesi

Fırsatlar:

Dış kaynaklı proje portföyünün artması

F2.1.3 Proje Çıktılarının İzlenmesi

Faaliyetin Amacı: Proje çıktıları ile ilgili veri ve göstergeleri raporlamak ve görünürlüğü arttırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ, BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Projelere Ait Veri ve Göstergelere Ait İstatistiklerin Toplanması 
  • Projelere Ait Veri ve Göstergelere Ait İstatistiklerin Raporlanması 
  • AR-Ge Revizyon Kılavuzu İşlemleri
  • Akademik Teşvik İşlemleri
Öğretim Elemanı
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
BAPKOB BAP İşlemleri Ofisi Personeli
BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
PP.2.1.FR.0083-Birim Akademik Teşvik Başvuru ve İnceleme Komisyonu Değerlendirme Raporu
PP.2.1.FR.0084-Birim Akademik Teşvik Başvuru ve İnceleme Komisyonu Karar Tutanağı
PP.2.1.FR.0082-Akademik Teşvik Ödeneği Kurum Değişikliği Beyan Formu
PP.2.1.KLV.0001-Akademik Teşvik Ödeneği Başvuru Kılavuzu
  • EBYS

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Ortam

  • Elektronik Ortam

İzleme Kriterleri:

KG90 SCI, SSCI VE A&HCI Endeksli Dergilerdeki Yıllık Yayın Sayısı (WOS)

Riskler:

Birimlerin doğru ve güncel veri girmemeleri nedeniyle sağlıklı raporlama yapılamaması

F2.1.4 Araştırma ve Uygulama Faaliyetlerinin Geliştirilmesi

Faaliyetin Amacı: Merkezler tarafından yürütülen faaliyetlerin etkinliğini arttırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Etkinlik Planlamalarının Yapılması
  • Duyuru İşlemleri
  • Etkinliklerin Gerçekleştirilmesi
  • Belgelendirme İşlemleri
  • İzleme ve İyileştirme Faaliyetleri
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
PP.4.2.PRS.0001 OMÜ PSİKOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ DÖNER SERMAYE GELİRLERİNDEN YAPILACAK EK ÖDEME DAĞITIM USUL VE ESASLARI
PP.2.1.PRS.0003 OMÜ DENEY HAYVANLARI UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ (DEHAM) ÇALIŞMA ESASLARI YÖNERGESİ
PP.2.1.PRS.0004 OMÜ HAYVAN DENEYLERİ YEREL ETİK KURULU YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0013 OMÜ TÜRKÇE ÖĞRETİMİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNERGESİ
PP.3.1.PRS.0002 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA ARAŞTIRMA MERKEZİ TIP LABORATUVARLARI YÖNERGESİ
PP.3.1.PRS.0003 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ AMELİYATHANE KOORDİNASYON KURULU YÖNERGESİ
PP.3.1.PRS.0004 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ HEMŞİRELİK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ YÖNERGESİ
PP.3.1.PRS.0005 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ KLİNİK BESLENME EĞİTİMİ UYGULAMALARI KURULU YÖNERGESİ
PP.3.1.PRS.0006 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ RADYASYON GÜVENLİĞİ KOMİTESİ KURULUŞ VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNERGESİ
PP.3.1.PRS.0008 OMÜ KÖK HÜCRE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNERGESİ
PP.4.3.PRS.0007 OMÜ ÖĞRETİM ÜYESİ YETİŞTİRME PROGRAMI YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ DENEY HAYVANLARI UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ KÖK HÜCRE UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ DİL VE KONUŞMA BOZUKLUKLARI EĞİTİMİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ARAPÇA ÖĞRETİMİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ PSİKOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ YARATICI YAZARLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • Elektronik Ortam

  • Fiziki Ortam

  • ÜNİKYS

İzleme Kriterleri:

KG219 Üniversitemiz tarafından düzenlenen uluslararası kongre, sempozyum, konferans, seminer, panel sayısı
KG267 Dezavantajlı gruplara yönelik sosyal entegrasyon ve kapsayıcılığa ilişkin yapılan faaliyet sayısı
KG235 Toplumsal sorunlara odaklanmış kültürel ve sanatsal etkinlik sayısı

Riskler:

Eğitimlerin düzenlenememesi nedeniyle etkinlik çıktı sayısının azalması

F2.1.5 AR-GE Altyapıları Kalite Geliştirme İşlemleri

Faaliyetin Amacı: Üniversitede bulunan AR-GE altyapılarının kalite yönetim süreçlerini tasarlamak ve uygulanabilirse belgelendirme/akreditasyon işlemlerini yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Üniversite laboratuvarlarında akreditasyon ve belgelendirme ihtiyacı olması halinde kalite yönetim sistemlerinin kurulması
  • KİTAM’ın TS EN ISO/IEC 17025 standardına göre numune yönetimi, cihaz yönetimi (kalibrasyon, bakım, onarım, yetkilendirme vb) ve personel yönetimi süreçlerinin (eğitim, gözetim, yetkilendirme, yetkinlik izleme vb. ) tanımlanması ve yürütülmesi
  • KİTAM’ın TS EN ISO/IEC 17025 standardına göre analiz taleplerinin alınmasından sonuçların raporlanmasına kadar süreçlerin tanımlanması ve yürütülmesi
  • KİTAM’ın akreditasyonu ve akreditasyonun devamlılığı için gereken çalışmaların yürütülmesi 
  • Merkez faaliyetlerinin kapasitesinin geliştirilmesi için projeler üretilmesi ve gerçekleştirilmesi
 
Dekan
KİTAM Birim Sorumlusu
KİTAM Deney Personeli
KİTAM Döner Sermaye-Faturalandırma-Tahakkuk Ofisi Personeli
KİTAM Eğitim ve Danışmanlık Ofis Personeli
KİTAM Eğitim ve Danışmanlık Ofis Sorumlusu
KİTAM Kalite Yönetim Birim Sorumlusu
KİTAM Laboratuvar Sorumlusu
KİTAM Merkez Müdürü
KİTAM Müdür Yardımcısı
KİTAM Numune Kabul ve Raporlama Ofis Personeli
KİTAM Numune Kabul ve Raporlama Ofis Sorumlusu
KİTAM Personel İşleri ve Yazışma Ofis Personeli
KİTAM Proje Destek Ofisi Sorumlusu
KİTAM Satın Alma-Taşınır Kayıt Ofis Personeli
KİTAM Tanıtım ve Bilgilendirme Ofis Sorumlusu
  • OMULAB Yazılımı

  • EBYS

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

İzleme Kriterleri:

KG631 Geliştirilen yeni analiz metodu sayısı
KG632 Akredite olunan analiz metodu sayısı
KG633 İç tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluk sayısı
KG634 Akreditasyon denetimlerinde tespit edilen uygunsuzluk sayısı
KG635 Müşteri şikayeti sayısı
KG636 Katılım sağlanan yeterlilik testi sayısı
KG637 Başarılı sonuç alınan yeterlilik testi sayısı
KG638 Laboratuvar personelinin katılım sağladığı eğitim sayısı
KG639 Hatalı düzenlenen analiz raporu sayısı
KG640 Merkez tarafından verilen eğitim/konferans/seminer sayısı
KG641 Merkezin yürütücüsü olduğu proje sayısı

Riskler:

Akredite bazı analizlerde deney sorumlusu sayısının tek personelle sınırlı olması
Otoklava konulan cam malzemenin basınç nedeniyle patlaması ve sıcaklıktan kaynaklanan yanma
Merkezin mülkiyetinden kaynaklı riskler
Müşteri şikayetlerinin prosese uygun değerlendirilmemesi sonucu paydaş güveninin azalması
Güncel olmayan bir dokümanın personel tarafından kullanımı
Deney Ögelerinin analiz işlemlerinden sonra uygun koşullarda Bertarafı ve İmhasının sağlanılamaması
Sonuçların yanlış yorumlanması ve uygunluk beyanının doğru olmaması
Laboratuvarın faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında elde edilen verilerin ya da oluşturulan tüm bilgilerin gizliliğin korunmaması
Personelin müşteriler ile çıkar, akrabalık ilişkilerine girmesi.
Ölçüm belirsizliği bileşenlerinin eksik ya da yanlış tespit edilmesi sonucu ölçüm belirsizliği değerinin yanlış olması ve raporlarda uygunluk beyanlarına olumsuz etki,sonuçların güvenirliğinin azalması.
Personel(ler)in COVİD-19 ile enfekte olması
Analizler için gerekli sarf ve referans malzemelerin tükenmesi ve olağanüstü hal durumları (pandemi, salgın, afet vb.) sebebi ile temin edilememesi
Cihaz Bakımlarının/Performans testlerinin yetkili servis şehir/ülke dışında olması sebebi ile yapılamaması
Kullanılan önlüklerin üzerine görülmeden sıçrayabilecek olan kültürlerin bulaşması
Hatalı deney raporu üretilmesi
Laboratuvarda kullanılan genel referans malzemelerin raf ömürlerine ve kalibrasyon zamanlarına dikkat edilmemesi.
Müşterinin deney sonucuna itirazı durumu
Deney ögelerinin laboratuvarda uygun koşullar altında muhafaza edilememesi
Geçerli Kılma/Doğrulama çalışmalarında oluşabilecek hatalı veriler
Uygun olmayan ürün/hizmetin kabul edimesi
Ölçüm sonuçlarının izlenebilirliğinin sağlanmaması
Hatalı sonuç veren veya arızalı olan cihazların kullanılması
Donanımlara ait doğrulamaların zamanında yapılmaması
Donanımların bakımlarının geciktirilmesi veya gerçekleştirilmemesi
Enerji kesintileri sonucu ölçüm/analizlerin yarıda kesilmesi
Uygun sıcaklık ve nem şartlarının sağlanaması sebebiyle metotlarda uygunsuzluğun oluşması
Laboratuvarda Analiz Personellerinin işlemler sırasında gerekli koruyucu önlemlere dikkat etmemesi
Personel ayrılması ile analizlerin devamlılığının sıkıntıya düşmesi
Personelin yetkinliğini kaybetmesi sonucu ölçüm ve analiz performanslarının düşmesi
Laboratuvar iç iletişimin sağlanamaması sebebiyle işlerde aksamalar olması
Müşteri bilgilerinin dış kaynaklarla isteği dışında paylaşılması
Araştırma deneylerinin gizliliğinin sağlanamaması sebebiyle fikir sahibinin fikri sınai haklarının zarara uğraması
Laboratuvar personellerine yönetim tarafından baskıların yapılması, deney sonuçları üzerinde tarafsızlığın bozulması
OMULAB yazılımının herhangi bir aksaklık sebebiyle kullanılamaması (elektrik kesintisi, bilgisayar işletim sistemi ve donanım sorunları vb.)
Merkezin farklı hocalar ve birimlerle iş birliği yoluyla kurduğu laboratuvarlarda anlaşmazlık halinde akreditasyonun riske girmesi
Merkezin yıl sonu bütçe değerlendirmeleri sonrasında zarar etmesi sebebiyle analiz çeşitliliğinin etkilenmesi
OMULAB yazılımında sunucu bilgisayarın çökmesi sonucu geçmiş kayıtların tehlikeye girmesi
Olağanüstü hal sebebi ile analiz talebinin durması ve laboratuvar faaliyetlerinin gerçekleştirilememesi
Olağanüstü hal sebebi ile Dış kalite kontrolün yeterlilik testi katılım planına uygun olarak yürütülememesi
Olağanüstü hal sebebi ile iç tetkikin ve YGG bin zamanında yapılamaması
Uzaktan çalışma döneminde kurum içi iletişim yollarının kullanılamaması sebebiyle kalite yönetim sistemi çalışmalarının aksaması
Cihaz Kalibrasyonlarının Akredite laboratuvarın şehir dışında olması sebebi ile yapılamaması
Satın alma ve mal-malzeme-hizmet temini süreçlerinin uzaması
Laboratuvarın helal pazarındaki kamu algısını yanıltıcı iş ve işlemler gerçekleştirmesi

Fırsatlar:

Güçlü cihaz altyapısı
Deney personelinin alanda uzman akademik personel olması
Üst yönetimin kaliteyi merkeze alan yönetim anlayışı
Bölgede tüm süreçleri ile akredite edilmiş bir merkez laboratuvar olmaması
Bölgede organize sanayide yer alan firmalara hizmet verecek akredite laboratuvar olmaması