ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP2.1, R2, Ocak 2023

Bilgi Üretim Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ, Araştırma Merkezleri, KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Bilgi ve teknoloji üretmek, kalkınma ve gelişmeye destek olmak, bilimsel verileri yaymak, yurt içi ve yurt dışı kurumlarla işbirliği yapmak suretiyle bilim dünyasının seçkin bir üyesi haline gelmek
Öğretim üyelerince yapılan proje başvuruları Kurum/kuruluşlardan gelen resmi yazılar(bilgi, veri, görevlendirme talepleri, anket vb.) Üniversite dışından gelen proje teklifleri Akademik birimlerden gelen resmi yazışmalar (görevlendirme vb.) OMÜ İş Takvimi	Ofis ortamı Bilgisayar ve benzeri teknik altyapı İnsan kaynağı EBYS KAYSİS TÜBİTAK panel sistemi ve kriterleri BAP otomasyon sistemi TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi İlgili ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlardan sağlanan bütçe ve fonlar TÜBİTAK UBYT dergi listesi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (MYS)	Ara raporlar Proje kesin raporu BAP komisyonu proje kabul raporu BAP komisyonu proje izleme raporları Proje istatistikleri Duyurular

Faaliyetler

F2.1.1 Araştırmacı Yetkinliği

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Araştırma çıktılarının niteliğinin ulusal ve uluslararası arenada görünürlüğünü artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Araştırmacı yetkinliğinin artırılmasına yönelik eğitimlerin düzenlenmesi Yetkinliğin izlenmesi ve iyileştirilmesi işlemleri	Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu Enstitü Yönetim Kurulu Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Öğretim Elemanı Rektör Rektör Yardımcısı Yüksekokul Yönetim Kurulu	PP.4.3.FR.0023-Akademik Yükseltilme ve Atama Asgari Koşullarının Sağlandığına İlişkin Bildirim ve Değerlendirme Formu (Profesör ve Doçentler için) PP.4.3.PRS.0005 OMÜ AKADEMİK YÜKSELTİLME VE ATANMALARDA UYGULANACAK ESASLAR YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ	Elektronik Ortam Fiziki Ortam ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG630 YÖK tarafından sağlanan yurt dışında yabancı dil yeterliliklerinin artırılmasına yönelik burslardan yararlanan araştırmacı sayısı KG645 Gerçekleştirilen SEM eğitim sayısı KG1067 Post-Doc yapan araştırmacı sayısı
Riskler: KİTAM bünyesinde bulunan mikrobiyoloji laboratuvarında yürütülen Helal Uygunluk Değerlendirme Alanında çalışılacak personelin İslami gereklilikler ve hassasiyetlere uygun davranmaması Çapraz Bulaşma-Kros Kontaminasyon oluşması Deney sonuçlarını onaylayan müdür yardımcısı rolünün aynı zamanda analiz personeli olması sebebiyle tarafsızlık ve gizliliğin ihlali Mikrobiyolojik analiz sırasında kullanılan malzemenin dökülerek kültürün etrafa saçılması veya bulaşması Araştırmacıların yabancı dil yeterliliklerinin düşük olması nedeniyle uluslararası nitelikli yayın sayısının düşük olması Araştırmacı niteliğinin düşük olmasından dolayı üniversitenin endekslerde istenilen sıralamalarda yer almaması Deney raporlarında hizmet alan tarafların beklentilerinde tarafsızlığın ihlali ve yanıltıcı beyanda bulunma
Fırsatlar: Yetkin araştırmacıların sayısının artması ile üniversitenin endekslerde üst sıralarda yer alması Üniversitenin yabancı diller yüksekokuluna sahip olması ile yabancı dil eğitimlerinin verilmesi

F2.1.2 Ulusal/Uluslararası Dış Kaynaklı Proje İşlemleri (Ar- Ge Projeleri, Sosyal Sorumluluk Projeleri, Kontratlı Projeler, Farkındalık Projeleri)

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Ulusal/Uluslararası Dış Kaynaklı Proje İşlemlerini yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
Duyuru işlemleri Proje başvuru işlemleri Proje sonuç işlemleri	Öğretim Elemanı Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi BAPKOB TTO İlişkiler Ofisi Personeli Rektör Rektör Yardımcısı	PP.2.3.FR.0057-Dış Kaynaklı Proje Başvuru Bilgilendirme Formu PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.2.3.İŞA.0007-Dış Kaynaklı (Bakanlıklar ve Diğer Kamu Kurumları) Proje İşlemleri İş Akış Süreci PP.2.3.İŞA.0008-TÜBİTAK Projeleri İş Akış Süreci	EBYS Fiziki Ortam TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi (TTS) Kayıtları ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG155 Ulusal ve uluslararası özel veya resmi kurum ve kuruluşlar tarafından desteklenmiş Ar-Ge niteliği taşıyan proje sayısı
Riskler: Öğretim elemanlarının kurum dışı projeleri hakkında bilgi vermemesi nedeniyle üniversitenin sağlıklı veri toplayamaması Yapılan çalışmalara toplum tarafından istenilen düzeyde önem verilmemesi
Fırsatlar: Dış kaynaklı proje portföyünün artması

F2.1.3 Proje Çıktılarının İzlenmesi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Proje çıktıları ile ilgili veri ve göstergeleri raporlamak ve görünürlüğü arttırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ, BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
Projelere Ait Veri ve Göstergelere Ait İstatistiklerin Toplanması Projelere Ait Veri ve Göstergelere Ait İstatistiklerin Raporlanması AR-Ge Revizyon Kılavuzu İşlemleri Akademik Teşvik İşlemleri	Öğretim Elemanı Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü BAPKOB BAP İşlemleri Ofisi Personeli BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı	PP.2.1.FR.0083-Birim Akademik Teşvik Başvuru ve İnceleme Komisyonu Değerlendirme Raporu PP.2.1.FR.0084-Birim Akademik Teşvik Başvuru ve İnceleme Komisyonu Karar Tutanağı PP.2.1.FR.0082-Akademik Teşvik Ödeneği Kurum Değişikliği Beyan Formu PP.2.1.KLV.0001-Akademik Teşvik Ödeneği Başvuru Kılavuzu	EBYS ÜNİKYS Fiziki Ortam Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG90 SCI, SSCI VE A&HCI Endeksli Dergilerdeki Yıllık Yayın Sayısı (WOS)
Riskler: Birimlerin doğru ve güncel veri girmemeleri nedeniyle sağlıklı raporlama yapılamaması

F2.1.4 Araştırma ve Uygulama Faaliyetlerinin Geliştirilmesi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Merkezler tarafından yürütülen faaliyetlerin etkinliğini arttırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri
Etkinlik Planlamalarının Yapılması Duyuru İşlemleri Etkinliklerin Gerçekleştirilmesi Belgelendirme İşlemleri İzleme ve İyileştirme Faaliyetleri	Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü	PP.4.2.PRS.0001 OMÜ PSİKOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ DÖNER SERMAYE GELİRLERİNDEN YAPILACAK EK ÖDEME DAĞITIM USUL VE ESASLARI PP.2.1.PRS.0003 OMÜ DENEY HAYVANLARI UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ (DEHAM) ÇALIŞMA ESASLARI YÖNERGESİ PP.2.1.PRS.0004 OMÜ HAYVAN DENEYLERİ YEREL ETİK KURULU YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0013 OMÜ TÜRKÇE ÖĞRETİMİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNERGESİ PP.3.1.PRS.0002 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA ARAŞTIRMA MERKEZİ TIP LABORATUVARLARI YÖNERGESİ PP.3.1.PRS.0003 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ AMELİYATHANE KOORDİNASYON KURULU YÖNERGESİ PP.3.1.PRS.0004 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ HEMŞİRELİK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ YÖNERGESİ PP.3.1.PRS.0005 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ KLİNİK BESLENME EĞİTİMİ UYGULAMALARI KURULU YÖNERGESİ PP.3.1.PRS.0006 OMÜ SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ RADYASYON GÜVENLİĞİ KOMİTESİ KURULUŞ VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNERGESİ PP.3.1.PRS.0008 OMÜ KÖK HÜCRE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNERGESİ PP.4.3.PRS.0007 OMÜ ÖĞRETİM ÜYESİ YETİŞTİRME PROGRAMI YÖNERGESİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ DENEY HAYVANLARI UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ KÖK HÜCRE UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ DİL VE KONUŞMA BOZUKLUKLARI EĞİTİMİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ARAPÇA ÖĞRETİMİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ PSİKOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ YARATICI YAZARLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ	EBYS Elektronik Ortam Fiziki Ortam ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG219 Üniversitemiz tarafından düzenlenen uluslararası kongre, sempozyum, konferans, seminer, panel sayısı KG267 Dezavantajlı gruplara yönelik sosyal entegrasyon ve kapsayıcılığa ilişkin yapılan faaliyet sayısı KG235 Toplumsal sorunlara odaklanmış kültürel ve sanatsal etkinlik sayısı
Riskler: Eğitimlerin düzenlenememesi nedeniyle etkinlik çıktı sayısının azalması

F2.1.5 AR-GE Altyapıları Kalite Geliştirme İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitede bulunan AR-GE altyapılarının kalite yönetim süreçlerini tasarlamak ve uygulanabilirse belgelendirme/akreditasyon işlemlerini yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ
Üniversite laboratuvarlarında akreditasyon ve belgelendirme ihtiyacı olması halinde kalite yönetim sistemlerinin kurulması KİTAM’ın TS EN ISO/IEC 17025 standardına göre numune yönetimi, cihaz yönetimi (kalibrasyon, bakım, onarım, yetkilendirme vb) ve personel yönetimi süreçlerinin (eğitim, gözetim, yetkilendirme, yetkinlik izleme vb. ) tanımlanması ve yürütülmesi KİTAM’ın TS EN ISO/IEC 17025 standardına göre analiz taleplerinin alınmasından sonuçların raporlanmasına kadar süreçlerin tanımlanması ve yürütülmesi KİTAM’ın akreditasyonu ve akreditasyonun devamlılığı için gereken çalışmaların yürütülmesi Merkez faaliyetlerinin kapasitesinin geliştirilmesi için projeler üretilmesi ve gerçekleştirilmesi	Dekan KİTAM Birim Sorumlusu KİTAM Deney Personeli KİTAM Döner Sermaye-Faturalandırma-Tahakkuk Ofisi Personeli KİTAM Eğitim ve Danışmanlık Ofis Personeli KİTAM Eğitim ve Danışmanlık Ofis Sorumlusu KİTAM Kalite Yönetim Birim Sorumlusu KİTAM Laboratuvar Sorumlusu KİTAM Merkez Müdürü KİTAM Müdür Yardımcısı KİTAM Numune Kabul ve Raporlama Ofis Personeli KİTAM Numune Kabul ve Raporlama Ofis Sorumlusu KİTAM Personel İşleri ve Yazışma Ofis Personeli KİTAM Proje Destek Ofisi Sorumlusu KİTAM Satın Alma-Taşınır Kayıt Ofis Personeli KİTAM Tanıtım ve Bilgilendirme Ofis Sorumlusu		OMULAB Yazılımı EBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG631 Geliştirilen yeni analiz metodu sayısı KG632 Akredite olunan analiz metodu sayısı KG633 İç tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluk sayısı KG634 Akreditasyon denetimlerinde tespit edilen uygunsuzluk sayısı KG635 Müşteri şikayeti sayısı KG636 Katılım sağlanan yeterlilik testi sayısı KG637 Başarılı sonuç alınan yeterlilik testi sayısı KG638 Laboratuvar personelinin katılım sağladığı eğitim sayısı KG639 Hatalı düzenlenen analiz raporu sayısı KG640 Merkez tarafından verilen eğitim/konferans/seminer sayısı KG641 Merkezin yürütücüsü olduğu proje sayısı
Riskler: Akredite bazı analizlerde deney sorumlusu sayısının tek personelle sınırlı olması Otoklava konulan cam malzemenin basınç nedeniyle patlaması ve sıcaklıktan kaynaklanan yanma Merkezin mülkiyetinden kaynaklı riskler Müşteri şikayetlerinin prosese uygun değerlendirilmemesi sonucu paydaş güveninin azalması Güncel olmayan bir dokümanın personel tarafından kullanımı Deney Ögelerinin analiz işlemlerinden sonra uygun koşullarda Bertarafı ve İmhasının sağlanılamaması Sonuçların yanlış yorumlanması ve uygunluk beyanının doğru olmaması Laboratuvarın faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında elde edilen verilerin ya da oluşturulan tüm bilgilerin gizliliğin korunmaması Personelin müşteriler ile çıkar, akrabalık ilişkilerine girmesi. Ölçüm belirsizliği bileşenlerinin eksik ya da yanlış tespit edilmesi sonucu ölçüm belirsizliği değerinin yanlış olması ve raporlarda uygunluk beyanlarına olumsuz etki,sonuçların güvenirliğinin azalması. Personel(ler)in COVİD-19 ile enfekte olması Analizler için gerekli sarf ve referans malzemelerin tükenmesi ve olağanüstü hal durumları (pandemi, salgın, afet vb.) sebebi ile temin edilememesi Cihaz Bakımlarının/Performans testlerinin yetkili servis şehir/ülke dışında olması sebebi ile yapılamaması Kullanılan önlüklerin üzerine görülmeden sıçrayabilecek olan kültürlerin bulaşması Hatalı deney raporu üretilmesi Laboratuvarda kullanılan genel referans malzemelerin raf ömürlerine ve kalibrasyon zamanlarına dikkat edilmemesi. Müşterinin deney sonucuna itirazı durumu Deney ögelerinin laboratuvarda uygun koşullar altında muhafaza edilememesi Geçerli Kılma/Doğrulama çalışmalarında oluşabilecek hatalı veriler Uygun olmayan ürün/hizmetin kabul edimesi Ölçüm sonuçlarının izlenebilirliğinin sağlanmaması Hatalı sonuç veren veya arızalı olan cihazların kullanılması Donanımlara ait doğrulamaların zamanında yapılmaması Donanımların bakımlarının geciktirilmesi veya gerçekleştirilmemesi Enerji kesintileri sonucu ölçüm/analizlerin yarıda kesilmesi Uygun sıcaklık ve nem şartlarının sağlanaması sebebiyle metotlarda uygunsuzluğun oluşması Laboratuvarda Analiz Personellerinin işlemler sırasında gerekli koruyucu önlemlere dikkat etmemesi Personel ayrılması ile analizlerin devamlılığının sıkıntıya düşmesi Personelin yetkinliğini kaybetmesi sonucu ölçüm ve analiz performanslarının düşmesi Laboratuvar iç iletişimin sağlanamaması sebebiyle işlerde aksamalar olması Müşteri bilgilerinin dış kaynaklarla isteği dışında paylaşılması Araştırma deneylerinin gizliliğinin sağlanamaması sebebiyle fikir sahibinin fikri sınai haklarının zarara uğraması Laboratuvar personellerine yönetim tarafından baskıların yapılması, deney sonuçları üzerinde tarafsızlığın bozulması OMULAB yazılımının herhangi bir aksaklık sebebiyle kullanılamaması (elektrik kesintisi, bilgisayar işletim sistemi ve donanım sorunları vb.) Merkezin farklı hocalar ve birimlerle iş birliği yoluyla kurduğu laboratuvarlarda anlaşmazlık halinde akreditasyonun riske girmesi Merkezin yıl sonu bütçe değerlendirmeleri sonrasında zarar etmesi sebebiyle analiz çeşitliliğinin etkilenmesi OMULAB yazılımında sunucu bilgisayarın çökmesi sonucu geçmiş kayıtların tehlikeye girmesi Olağanüstü hal sebebi ile analiz talebinin durması ve laboratuvar faaliyetlerinin gerçekleştirilememesi Olağanüstü hal sebebi ile Dış kalite kontrolün yeterlilik testi katılım planına uygun olarak yürütülememesi Olağanüstü hal sebebi ile iç tetkikin ve YGG bin zamanında yapılamaması Uzaktan çalışma döneminde kurum içi iletişim yollarının kullanılamaması sebebiyle kalite yönetim sistemi çalışmalarının aksaması Cihaz Kalibrasyonlarının Akredite laboratuvarın şehir dışında olması sebebi ile yapılamaması Satın alma ve mal-malzeme-hizmet temini süreçlerinin uzaması Laboratuvarın helal pazarındaki kamu algısını yanıltıcı iş ve işlemler gerçekleştirmesi
Fırsatlar: Güçlü cihaz altyapısı Deney personelinin alanda uzman akademik personel olması Üst yönetimin kaliteyi merkeze alan yönetim anlayışı Bölgede tüm süreçleri ile akredite edilmiş bir merkez laboratuvar olmaması Bölgede organize sanayide yer alan firmalara hizmet verecek akredite laboratuvar olmaması