ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP4.8, R2, Mart 2024

Yapım İşleri Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Yatırım programına ve Üniversitemiz vizyonuna uygun olarak yeni binalar yapmak, Üniversitemize ait binaların bakım onarım ve tadilatlarını yapmak, Üniversitemizin elektrik, su, iletişim, ısınma gibi ihtiyaçlarını gidermek için her türlü yatırım ve bakım onarımını yapmak
Yıllık Yatırım Programı Birimler arası Yazışma Yapım İşleri Teknik Şartnamesi Bakım İstek Talep Formu İl Mahalli Çevre Kurulu Kararı Isı Ölçümleri Proje Periyodik Bakım Planı Tapu Taşınmaz Tahsis Kararları Kamulaştırma Kararı Görev Planı Birimlerden Gelen Talepler Peyzaj Projesi Mekansal ve Yapısal İhtiyaç Tespiti Taşınmaz Malın Bulunduğu Yer Mevkii ve Sınırları Kamulaştırma Bedeli Tespiti Stratejik Plan Kanun ve Yönetmelikler İş Talep Yazısı Periyodik Bakımlar Daire Başkanlığının Görevlendirme Yazısı OMÜ İş Takvimi	Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları İnsan Kaynağı EBYS KAYSİS Yasal Mevzuatı Doğalgaz Katı Yakıt ve Akaryakıt Elektrik Su Klima ve Soğutma Sistemleri Aydınlatma Malzemeleri Isı merkezi ve Isıtma Sistemleri CADD Yazılımları Motorlu Araçlar Bitkisel Üretim Ağaç Atölyesi Keşif metraj ve Proje Programları Ölçme ve Kontrol Ekipmanları Sözleşme Proje Planı Kamulaştırma ile İlgili Bilgi ve Belgeler	Proje Fizibilite Raporu Vaziyet Planı Zemin Etüt Raporu Kontrol Raporu Geçici/Kesin Kabul Tutanağı Fiziki Mekân İstatistiki Bilgileri Yapım İşleri İhale Dökümanları Bakım Onarım İstatistikleri ve Raporları Haritalar Muayene ve Kabul tutanağı Sözleşme Temiz İçme Suyu Taşınmaz Cetvelleri Peyzaj Düzenlemesi Yapım İşlerin Proje ve Şartnameye Uygun Olarak Tamamlanması Bakım Onarım Yapılan Cİhazların veya Binaların Sağlam Bir Şekilde Teslim Edilmesi Teknik Ölçüm Raporları Arsa Bedel Tespiti Tapu Metraj ve Yaklaşık Maliyet

Faaliyetler

F4.8.1 Etüd Proje ve Keşif İşleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz proje ihtiyacının karşılanması ve ihaleye çıkılması için gerekli belgelerin hazırlanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Üniversitenin fiziki mekân ve altyapı ihtiyaçları ile mevcut binalarının onarım ihtiyaçlarına ilişkin taleplerin bildirimi. Talep uygunluğunun değerlendirilmesi. Proje, Teknik Şartnamelerin hazırlanması Yaklaşık maliyetin hazırlanması	Elektrik Proje Ofisi Personeli Etüt Proje Ofisi Sorumlusu Etüt Proje Şube Müdürü İnşaat Proje Personeli Makina Proje Ofisi Personeli	PP.4.1.FR.0029-Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli PP.4.1.İŞA.0002-Şartname Hazırlama İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0003-Yaklaşık Maliyet Hazırlama İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0001-Proje Hazırlama İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0011-Bina Bakım Onarım İş Akış Süreci	CAD Programları EBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG750 Çizilen proje sayısı KG751 Zamanında teslim edilmeyen proje sayısının toplam proje sayısına oranı
Riskler: Ham suyun aşırı derece kirli olması nedeniyle içme suyu elde edilememesi Mekanik ve elektriksel arızalar nedeniyle sisteme su verilememesi Teknik personel sayısının yetersizliği nedeniyle halihazır haritaların zamanında hazırlanamaması Teknik Personel Yetersizliği nedeniyle projelerin zamanında hazırlanamaması İhtiyaç duyulan listenin değişmesi nedeniyle projenin zamanında hazırlanamaması Yükleniciden kaynaklanan nedenlerle İşin süresi içerisinde tamamlanamaması Mevzuat gereği teknik personelde bulunması gereken çalışma belgelerinin bulunmaması Teknik personellerin mevzuat değişiklikleri ile ilgili eğitimleri alamaması nedeniyle projelerin mevzuata uygun hazırlanamaması
Fırsatlar: Personelin teknik becerisini geliştirecek yeni teknolojilere uyum sağlayacak eğitimlerin verilmesi

F4.8.2 Yapı Denetim İşleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz tarafından yapılan yapım ihalelerinin mevzuata uygun olarak sonuçlandırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Yüklenici firmaya yer tesliminin yapılması Yüklenici firmanın yaptığı imalatları projeye uygunluğunun yerinde denetlenmesi ve uygun olmayan imalatların düzeltilmesinin sağlanması Yüklenicinin talebi üzerine hakediş düzenlenmesi Gerekli durumlarda ilave iş, iş eksilişi, iş artışı, imalat değişikliği olurları alınarak bu olurlara uygun imalatların yaptırılması Geçici kabul belgesinin düzenlenerek, kabul heyetinin oluşturulması Kabul heyetine eşlik edilerek geçici kabulün yapılması	Yapı Denetim Personeli Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı Yapım Şube Müdürü	PP.4.8.FR.0009-Malzeme Çıkış Formu PP.4.8.İŞA.0002-İnşaat Kontrollüğü İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0011-Bina Bakım Onarım İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0012-Geçici Kabul İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0013-Hakediş Hazırlama İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0014-Kesin Kabul İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0015-Yapım Yönetim İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0016-Yeni Bina ve Tesis Yapımı İş Akış Süreci	EBYS MYS Hakediş Programı EKAP Cad Programları ÜNİKYS Fiziki Arşiv Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG752 Yüklenici firmanın ihale konusu işi zamanında teslim etmeme oranı KG753 O yıla ait ödeneğin harcanma oranı KG754 İş kazası sayısı
Riskler: Alınması gereken güvenlik önlemlerin alınmaması nedeniyle oluşan iş kazaları İmalatın proje uygunsuzluğu imalat yapılan eşyaların istenilen standartlarda olmaması, uygun olmayan malzemeler nedeniyle oluşan sorunlar İdareden kaynaklanan nedenlerle işlerin zamanında tamamlanamaması
Fırsatlar: Mesleki fuarlara katılarak yeni teknoloji ve ürünlerin tanınarak üniversitemizde uygulanması

F4.8.3 Makine İşletme

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Yapılardaki, ısıtma, soğutma, sıhhi tesisat sistemlerinin işletilmesi ve bakım onarımının yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Arıza ya da bakım formunun birimi havale edilmesi Yapılacak çalışmaların planlanarak malzeme teminin yapılması Arızanın giderilmesi Planlanan bakım onarımların yapılması	Altyapı Şube Müdürü Makina İşletme Ofisi Personeli Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı	PP.4.8.FR.0002-Teknik Servis Onarım Talep İşlem Formu PP.4.8.FR.0003-Aylık Teknik Bakım ve Onarım Çizelgesi PP.4.8.FR.0004-Periyodik Bakım Takip Formu PP.4.8.FR.0005-Cihaz Bakım Takip Formu PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu PP.4.8.İŞA.0004-Makine Periyodik Bakım Hizmetleri İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0006-Isıtma İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0007-Soğutma İşlemi İş Akış Süreci	EBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG755 Üniversitede meydana gelen su arızası sayısı KG756 Buhar hatlarında meydana gelen arıza sayısı KG757 Tamamlanmayan makine bakım onarım talep sayısının toplam talep sayısına oranı
Riskler: Kullanılan malzemenin zamanında temin edilememesi, bakım onarım işlemlerinin zamanında yapılamaması nedeniyle meydana gelen sorunlar
Fırsatlar: Mesleki fuarlara katılarak yeni teknoloji ve ürünlerin tanınarak üniversitemizde uygulanması Teknik personele yeni teknolojiler ve uygulamalarla ilgili eğitimler verilmesi

F4.8.4 Isıtma ve Soğutma

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemize ait binalardaki ısıtma ve soğutma işlemlerinin yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Buhar kazanlarının işletilmesi Eşanjör merkezinin işletilmesi Klima havalandırma sisteminin işletilmesi	Altyapı Şube Müdürü Isı Merkezi Birimi Personeli Isı Merkezi Sorumlusu Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı	PP.4.8.FR.0003-Aylık Teknik Bakım ve Onarım Çizelgesi PP.4.8.FR.0004-Periyodik Bakım Takip Formu PP.4.8.FR.0005-Cihaz Bakım Takip Formu PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu PP.4.8.İŞA.0005-Tesisler Periyodik Bakım İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0006-Isıtma İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0007-Soğutma İşlemi İş Akış Süreci	EBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG758 Üniversitede meydana gelen klima arızası sayısı KG759 Yapılarda meydana gelen ısıtma arızası sayısı KG760 Isıtma ve soğutma ile ilgili Bakım Onarım işlerinin zamanında yapılmaması nedeniyle oluşan arıza sayısı
Riskler: Kullanılan malzemenin zamanında temin edilememesi, bakım onarım işlemlerinin zamanında yapılamaması nedeniyle meydana gelen sorunlar Alınması gereken güvenlik önlemlerinin alınmaması nedeniyle oluşan iş kazaları Bakım Onarım işlerinin zamanında yapılmaması nedeniyle oluşan arızalar Mevzuat gereği teknik personelde bulunması gereken çalışma belgelerinin bulunmaması
Fırsatlar: Verimsiz cihazların daha verimli cihazlarla değiştirilmesi neticesinde elektrik tüketiminin azaltılması Binalara yalıtım yapılması suretiyle ısınma giderinin azaltılması Teknik personele yeni teknolojiler ve uygulamalarla ilgili eğitimler verilmesi

F4.8.5 Elektrik İşletme

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemizdeki binaların elektrik talebinin kesintisiz olarak karşılanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Arıza yada bakım formunun birime havale edilmesi, Yapılacak çalışmaların planlanarak malzeme teminin yapılması Arızanın giderilmesi yada planlanan çalışmanın yapılması Bakım onarım yapılması	Elektrik İşletme Ofisi Personeli Elektrik İşletme Ofisi Sorumlu Yardımcısı İşletmeler Şube Müdürü Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı	PP.4.8.FR.0010-Jeneratör Periyodik Bakım Formu PP.4.8.FR.0004-Periyodik Bakım Takip Formu PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu PP.4.8.İŞA.0008-Elektrik Periyodik Bakım Hizmetleri İş Akış Süreci	EBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG761 İhtiyaç halinde iken jeneratörlerin çalışmama durumu sayısı KG762 Yüksek Gerilim Arıza Sayısı
Riskler: Kullanılan malzemenin zamanında temin edilememesi, bakım onarım işlemlerinin zamanında yapılamaması nedeniyle meydana gelen sorunlar Alınması gereken güvenlik önlemlerin alınmaması nedeniyle oluşan iş kazaları Elektrik kesintisi nedeniyle işlerin veya eğitim öğretimin aksaması
Fırsatlar: Verimsiz armatürlerin daha verimli armatürlerle değiştirilmesi neticesinde elektrik tüketiminin azaltılması Teknik personele yeni teknolojiler ve uygulamalarla ilgili eğitimler verilmesi

F4.8.6 İçme Suyu

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemize ait Kurupelit Kampüsünün temiz su ihtiyacının karşılanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Karakavuk göleti ve iletim hatlarının işletilmesi Temiz su arıtma tesisi işletilmesi	Altyapı Şube Müdürü Temiz su Arıtma Tesisi Birimi Personeli Temiz su Arıtma Tesisi Birimi Sorumlusu Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı	PP.4.8.FR.0004-Periyodik Bakım Takip Formu PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu PP.4.8.İŞA.0009-İçme Suyu İş Akış Süreci PP.4.8.İŞA.0005-Tesisler Periyodik Bakım İş Akış Süreci	EBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG763 Kullanılan su miktarı (TON) KG764 Su kalitesi hedefleri doğrultusunda yapılan analizlerde uygun olmayan sonuçların toplam analiz sayısına oranı
Riskler: Alınması gereken güvenlik önlemlerin alınmaması nedeniyle oluşan iş kazaları Ham su alınan göletin kullanım süresinin dolması Su kalite hedeflerinin tutturulamaması
Fırsatlar: Enerji birimi tarafından belirlenen tedbirlerinin alınarak maliyetlerin düşürülmesi Teknik personele yeni teknolojiler ve uygulamalarla ilgili eğitimler verilmesi

F4.8.7 Kamulaştırma Harita İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemize ait bina ve mekansal ihtiyaçların karşılanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Gelişim Planı Hazırlanması Altyapı Haritası Hazırlanması Şerh Kaldırma İşlemi Bina ruhsat işlemleri	Etüt Proje Şube Müdürü Harita ve Kamulaştırma Birimi Personeli Temiz su Arıtma Tesisi Birimi Sorumlusu Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı	PP.4.8.İŞA.0010-Harita ve Kamulaştırma İş Akış Süreci	EBYS CAD Programları ÜNİKYS Fiziki Arşiv Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG765 Ruhsatlı bina sayısının toplam bina sayısına oranı KG766 Halihazır harita alımı alanı yapılan alan KG767 Üniversite kampüs Gelişim Planı içerisinde tematik harita hazırlanma sayısı
Riskler: İnşaat ruhsatı olmadan çalışmaya başlanması Halihazır harita yapım bölgelerinde uydu ölçüm sistemlerinin çalışmaması
Fırsatlar: Üniversitemize ait gelişim planının onaylanarak yapılan tüm inşaatların bu plana uygun olarak yapılması

F4.8.8 Telefon Santrali İşletmesi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz hatlarına gelen telefon çağrılarının ve üniversitemiz tarafından yapılan çağrıların kesintisiz olarak gerçekleştirilmesi
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Çağrı merkezinin işletilmesi Telefon santrali işletilmesi Yeni telefon hattı tesisi	Telefon Santral Ofisi Personeli Telefon Santral Ofisi Sorumlusu Yapı İşleri Teknik Daire Başkan Yardımcısı	PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu PP4.4.İŞA.0003-Telefon ve faks sistemlerinin işletilmesi iş akış süreci	EBYS Çağrı Hizmetleri Yazılımı ÜNİKYS Fiziki Arşiv Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG768 Cevaplanmayan çağrıların toplam çağrılara oranı KG769 Çağrı merkezi ile ilgili KALEM ya da CİMER’e yapılan başvuru sayısı KG770 Cevaplanan çağrılarda ortalama çağrı bekleme süresi
Riskler: Personel yetersizliğinden dolayı çağrıların geç cevaplanması Santral donanım ve yazılım arızalarından dolayı çağrıların cevaplanamaması
Fırsatlar: Vardiya sistemine geçilmesi

F4.8.9 Enerji Planlama

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz Enerji Verimliliği ve Enerji Performansını iyileştirmek için ISO 50001 Enerji Yönetim Sistemi uygulanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, Hastaneler, İdari Birimler, KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ, Koordinatörlükler (KK hariç)
Planlama, Analiz, Değerlendirme Önemli Enerji Kullanımı (ÖEK) belirleme Veri Toplama Enerji Bakanlığı veri iletimi Farkındalık çalışmaları Bakım	Enerji Yönetim Sistemi Yöneticisi	PP.5.1.PRS.0013 OMÜ ENERJİ YÖNETİMİ YÖNERGESİ POL0010 OMÜ ENERJİ YÖNETİMİ POLİTİKASI PP.4.8.İŞA.0021 Enerji Planlama İş Akış Süreci PP.4.8.FR.0013 Yıllık Periyodik Bakım Çizelgesi (Enerji Yönetim Sistemi) PP.4.8.FR.0014 Haftalık Periyodik Bakım Çizelgesi (Enerji Yönetim Sistemi) PP.4.8.FR.0015 Veri Toplama Çizelgesi (Enerji Yönetim Sistemi) PP.4.8.FR.0012 İzleme Ölçme Çizelgesi (Enerji Yönetim Sistemi) PP.4.8.FR.0011 Önemli Enerji Kullanımları (ÖEK) Çizelgesi (Enerji Yönetim Sistemi)	Elektronik Ortam UBYS Enerji Bakanlığı Kayıt Sistemi
İzleme Kriterleri: KG1196 Toplam Enerji Performansı Yüzdesi KG1197 Önemli Enerji Kullanımları (ÖEK) performansı yüzdesi KG1199 Enerji planlama faaliyetine ilişkin hedeflere erişme oranı KG1200 Enerji planlama faaliyetine ilişkin Gerçekleşen İyileştirme Sayısı KG1201 Enerji planlama faaliyetine ilişkin Gerçekleşen Farkındalık Eğitimi sayısı KG1198 Enerji planlama faaliyetine ilişkin uygunsuzluk sayısı KG1202 Enerji planlama faaliyetine ilişkin Gerçekleşen Farkındalık Eğitimi katılımcı sayısı
Fırsatlar: Farkındalığın sağlanması neticesinde elde edilen enerji tasarrufu Alınan fiziki tedbirler sayesinde elde edilen enerji tasarrufu Enerji performansında artış

F4.8.10 Çevre Düzenleme ve Atölye İşleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz yeşil alanlarını korumak, geliştirmek ve açık-kapalı mekanlarının kısmi bakımlarını yapmak, sürdürülebilir yaşam alanı oluşturmak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
- Kısmi ve Genel Bakım Onarım Hizmetleri - Mobilya ve Ahşap İmalatı - Çevre Temizliği ve Peyzaj Hizmetleri	Ağaç İşleri Atölyesi Personeli Ağaç İşleri Atölyesi Sorumlusu Aluminyum PVC Atölyesi Personeli Aluminyum PVC Atölyesi Sorumlusu Atölyeler Ofisi Sorumlusu Beton Bordür Asfalt Atölyesi Personeli Bitkisel Uygulama ve Bitkisel Üretim Sorumlusu Boya Atölyesi Personeli Boya Atölyesi Sorumlusu Çatı Atölyesi Personeli Çatı Atölyesi Sorumlusu Çevre Düzenleme Ofisi Sorumlu Yardımcısı Metal İşleri Atölyesi Personeli Metal İşleri Atölyesi Sorumlusu Misina ve Çevre Temizliği Ekibi Personeli Misina ve Çevre Temizliği Ekibi Sorumlusu Mobilya Atölyesi Personeli Mobilya Atölyesi Sorumlusu Orman Birimi Personeli Orman Birimi Sorumlusu Park, Bahçe ve Peyzaj Ofisi Sorumlusu Peyzaj Proje Ofisi Personeli	PP.4.8.FR.0008-Bakım Onarım İşi Formu	UBYS Elektronik Ortam Fiziksel Ortam
İzleme Kriterleri: KG786 Planlanan imalat süresinin aşıldığı imalat sayısı
Fırsatlar: Çevre Düzenleme Müdürlüğü’nün idari yapısının daha etkin ve verimli çalışmaya imkan verecek şekilde değiştirilmesi