ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP4.1, R2, Ocak 2022

Satın Alma Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Stratejik Plan Yatırım Programı Yatırım/Araştırma Projeleri Satın Alma Talepleri İhtiyaç Raporları Satın Alma Oluru İhale Onay Belgesi Doğrudan Temin Onay Belgesi Avans / Kredi Onayı Teklifler Şikayet Başvuruları Bilgi Edinme Talepleri Fatura/İrsaliye Teminatlar Mal, Hizmet, Yapım İşi Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazıları Teknik Şartname İdari Şartname Sözleşme Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı Taşınır İşlem Fişi OMÜ İş Takvimi	Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Yazılımlar İnsan Kaynağı Bütçe Ambar Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) Mevzuat Bilgi Sistemi Resmi Gazete Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Kamu İhale Bülteni Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS) Gazeteler DMO E-Satış Portalı BAP Otomasyon Sistemi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS) OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)	İhtiyaç Raporları Teknik Şartname İdari Şartname Sözleşme Tasarısı Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli Satın Alma Oluru İhale Onay Belgesi Doğrudan Temin Onay Belgesi Avans / Kredi Onayı Doğrudan Temin Teklif Mektubu Satın Alma İlanları Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Tek Kaynaktan Temin Formu Zeyilname İhale Komisyonu Görevlendirme Yazıları İhale Komisyonu Tutanakları İhale Komisyonu Kararı İhale Sonuç İlanı İşe Başlama Talimatı Sözleşmeye Davet Yazıları Sözleşme Satın Alma Dosyası Mal, Hizmet, Yapım İşi Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı Tedarikçi Değerlendirme Listeleri Ödeme Emri Belgesi Taşınır İşlem Fişi

Faaliyetler

F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: İhtiyaçların birimlerin talepleri doğrultusunda gerçekçi bir şekilde tespit edilerek kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Talep toplama ve konsolide İşlemleri Talep değerlendirme işlemleri İhtiyaç raporu işlemleri Üst yönetici veya harcama yetkilisi onay/olur işlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi	PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0021-Hizmet İstek Formu PP.4.1.FR.0031- Bilimsel Araştırma Projeleri Satın Alma Talep Formu PP.4.1.FR.0016-Malzeme İstek Formu PP.4.1.FR.0018-(ÖYP) Sarf Malzeme İhtiyaç Formu PP.4.1.FR.0019-(ÖYP) Malzeme İstek Formu PP.4.1.FR.0028-Uygun Bulunmayan Talepler Listesi PP.4.1.FR.0027-Toplu Olarak Satın Alınacak Mal Listesi PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.4.1.İŞA.0001-Satın Alma Planlama ve Karar Verme İş Akış Süreci	Elektronik Ortam EBYS BAP Otomasyon Sistemi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG659 Satın alması gerçekleşen dosya sayısının satın alınmasına karar verilmiş (alıma çıkılmış) dosya sayısına oranı
Riskler: Satın alma taleplerinin geç yapılması nedeniyle planlama yapılamaması ve mali kayıp yaşanması riski Stokta olmasına rağmen yapılan talepler nedeniyle mali kayıp yaşanması riski Birimlerin mevcut ödenek üzerinde mal ve hizmet talebinde bulunması, talebin karşılanamaması nedeniyle faaliyetin belirli bir süre aksaması riski
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması Üniversitemizde İş Takvimi oluşturulması ve satın alma taleplerinin hangi dönemlerde yapılacağının iş takviminde belirtilmesi Satın alma taleplerinde mevcudun belirtilmesi ve planlamanın buna göre yapılması

F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Şartnamelerin, ihtiyaca ilişkin her türlü özelliği belirtecek ve istekliler için rekabeti ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde hazırlanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Teknik şartname hazırlama işlemleri İdari şartname hazırlama işlemleri Sözleşme tasarısı hazırlama işlemleri Standart Formlar ve varsa diğer doküman hazırlama işlemleri Şartnamenin kontrol ve onay işlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi	PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI PP.4.1.PRS.0001 OMÜ TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.İŞA.0002-Şartname Hazırlama İş Akış Süreci	Elektronik Ortam EBYS Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Kamu İhale Bülteni Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS) DMO E-Satış Portalı BAP Otomasyon Sistemi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS) OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri: KG660 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı değişiklik/düzeltme yapılan ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı
Riskler: Usulüne uygun olarak hazırlanmayan şartnameler nedeniyle alımların gecikmesi/yapılamaması
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması OMÜ Teknik Şartname Hazırlama Usul ve Esaslarının oluşturulması Elektronik Kamu Alımları Platformunun (EKAP) kullanılması

F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Alıma ilişkin her türlü fiyat araştırmasının yapılarak, piyasa gerçeklerine uygun bir maliyet tespit edilmesi, yaklaşık maliyetin gizliliğinin korunması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Piyasa fiyat araştırması işlemleri Kamu fiyat tarife/bülten araştırma işlemleri Gelen teklif ve fiyatların değerlendirme işlemleri Yaklaşık maliyet hesap cetvelinin hazırlanması Bütçe ödeneklerinin kontrolü işlemleri	İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi	PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0029-Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.4.1.İŞA.0003-Yaklaşık Maliyet Hazırlama İş Akış Süreci	Elektronik Ortam EBYS Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Kamu İhale Bülteni Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS) DMO E-Satış Portalı BAP Otomasyon Sistemi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS) OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri: KG661 Toplam ihale bedelinin toplam yaklaşık maliyete oranı
Riskler: Yaklaşık maliyetin gizliliğinin ihlali nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması Yaklaşık maliyetin hatalı tespit edilmesi nedeniyle yüksek fiyattan alım yapılması
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması Üniversitemiz web sayfasında Satın Alma Duyuru Sisteminin oluşturulması

F4.1.4 İhale Usulü İle Satın Alma Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: İhale işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Onay/Olur işlemleri İhale Kayıt İşlemleri İhale Dokümanı İşlemleri İlan işlemleri İhale komisyonu işlemleri Teklif alma işlemleri Tekliflerin değerlendirilmesi işlemleri İhale kararı işlemleri Yasaklılık Sorgulama İşlemleri Şikayet/İtiraz değerlendirme işlemleri Tebligat İşlemleri Sözleşmeye Davet İşlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-İhale Komisyonu ORT-İhale Yetkilisi ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi	PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0034-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu (İstekli Bazında) PP.4.1.FR.0004-İhale Dosyaları İnceleme Pusulası PP.4.1.FR.0005-İhale Süreci Takip Formu PP.4.1.FR.0026-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.4.1.İŞA.0005-Yapım İşi İhale İşlemleri İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0004-Mal ve Hizmet Alımı İhale İşlemleri İş Akış Süreci	Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Kamu İhale Bülteni Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS) DMO E-Satış Portalı BAP Otomasyon Sistemi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS) OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri: KG662 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı iptal edilen ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı
Riskler: İhale komisyonunun toplanamaması nedeniyle ihalenin yapılamaması İhale ilanı ve dokümanda yapılan hatalar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması İhaleye yapılan itirazlar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması.
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması Üniversitemiz web sayfasında Satın Alma Duyuru Sisteminin oluşturulması Elektronik Kamu Alımları Platformunun kullanılması Elektronik İhale Yönteminin Kullanılması Elektronik Eksiltme Yönteminin Kullanılması

F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Doğrudan temin işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Onay/Olur işlemleri Teklif dağıtım/ilan işlemleri Teklif alma işlemleri Teklif değerlendirme işlemleri Uygun Görüş İşlemleri Yasaklılık Kontrolü İşlemleri EKAP Kayıt İşlemleri Sipariş/işe başlama tebliğ işlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi	PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0008-Sipariş / İşe Başlama Yazısı PP.4.1.FR.0034-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu (İstekli Bazında) PP.4.1.FR.0032- Bilimsel Araştırma Projeleri Sipariş Formu PP.4.1.FR.0002-Doğrudan Temin Onay Belgesi PP.4.1.FR.0007-Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı PP.4.1.FR.0012-Doğrudan Temin Teklif Mektubu PP.4.1.FR.0011-Teklif Dağıtım Tutanağı PP.4.1.FR.0013-Teklif Toplama Tutanağı PP.4.1.FR.0024-Konsolide Tedarikçi Değerlendirme Listesi PP.4.1.FR.0025-Tedarikçi Değerlendirme Listesi PP.4.1.FR.0026-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu PP.4.1.FR.0030-4734 Uygun Görüş Formu PP.4.1.FR.0001-Doğrudan Temin Usulünde Yapılan Alımlara Ait Kontrol Formu PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.4.1.İŞA.0007-22-d Usulüne Doğrudan Temin Alımı İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0008-ÖYP Koordinatörlüğüne Bağlı Araş.Görev. Malzeme Alımı İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0006-22-a/b/c Usulüne Doğrudan Temin Alımı İş Akış Süreci	Elektronik Ortam EBYS Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Kamu İhale Bülteni Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS) DMO E-Satış Portalı BAP Otomasyon Sistemi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS) ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG663 Parasal limitler dahilinde yapılan (4734 sayılı Kanunun 22/d (temsil ağırlama hariç) maddesi ile 21/f maddesi kapsamında) mal alımı tutarının toplam mal alımı tutarına oranı KG664 Parasal limitler dahilinde yapılan (4734 sayılı Kanunun 22/d (temsil ağırlama hariç) maddesi ile 21/f maddesi kapsamında) hizmet alımı tutarının toplam hizmet alımı tutarına oranı KG665 Parasal limitler dahilinde yapılan (4734 sayılı Kanunun 22/d (temsil ağırlama hariç) maddesi ile 21/f maddesi kapsamında) yapım işi tutarının toplam yapım işi tutarına oranı
Riskler: Yüksek oranda doğrudan temin yapılmasını nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması Üniversitemiz web sayfasında Satın Alma Duyuru Sisteminin oluşturulması Doğrudan teminlerde yapılan uygun görüş uygulaması Elektronik Kamu Alımları Platformunun kullanılması

F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Avans ve kredi işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Onay/Olur işlemleri Teklif alma işlemleri Teklif değerlendirme işlemleri Sipariş işlemleri Avans/Kredi kapatma işlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi	PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0007-Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı PP.4.2.FR.0005-Harcama Talimatı PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.4.1.İŞA.0009-Avans İşlemleri İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0010-Kredi Açılması İşlemleri İş Akış Süreci	Elektronik Ortam EBYS Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Kamu İhale Bülteni Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS) DMO E-Satış Portalı BAP Otomasyon Sistemi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS) OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri: KG666 Süresinde kapanmayan avans/kredi sayısının toplam avans/kredi sayısına oranı
Riskler: Kredi ve avansların süresi içinde kapatılmaması
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması DMO E-Satış Portalının kullanılması

F4.1.7 Sözleşme Yönetimi Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Mal, hizmet ve yapım işlerinin şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak teslim alınması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Koordinatörlükler (KK hariç), Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler
Sözleşme İşlemleri Teminat İşlemleri İş artışı işlemleri Tedarikçi Değerlendirme işlemleri Muayene ve Kabul Komisyonu oluşturma İşlemleri Denetim İşlemleri Muayene İşlemleri Geçici Kabul İşlemleri Kesin Kabul İşlemleri Kontrol teşkilatı işlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Kontrol Teşkilatı ORT-Muayene ve Kabul Komisyonu ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi	PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0006-Mal Alımları Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı PP.4.1.FR.0009-Sözleşme Günü Belge Kontrol ve Takip Formu PP.4.1.FR.0010-Sözleşme Sonrası Takip Formu PP.4.1.FR.0020-İhale Ceza Çizelgesi Formu PP.4.1.FR.0024-Konsolide Tedarikçi Değerlendirme Listesi PP.4.1.FR.0025-Tedarikçi Değerlendirme Listesi PP.4.1.İŞA.0011-Muayene Kabul İşlemleri İş Akış Süreci	Elektronik Ortam EBYS OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri: KG667 Feshedilen sözleşme sayısının toplam sözleşme sayısına oranı
Riskler: Denetim, muayene ve kabul işlemlerinin usulüne uygun yapılmaması nedeniyle şartnameyi karşılamayan mal, hizmet veya yapım işinin teslim alınması Yüklenicinin taahhüdünü yerine getirmemesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması Sözleşmenin imzalanamaması veya feshedilmesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması Fiyatların yükseldiği dönemlerde iş artışı yapılmak suretiyle güncel fiyatlardan daha düşük fiyata alım yapılabilmesi Tedarikçilerin değerlendirmesi

F4.1.8 Taşınır Yönetimi Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Taşınır ihtiyaçlarının uygun şartlarla ve zamanında karşılanması; kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler
Edinilen taşınırların giriş işlemleri Devir ve çıkış işlemleri Hurdaya ayırma işlemleri Sayım işlemleri Taşınır yönetim hesabı işlemleri Kullanıma verme işlemleri Resmi Mühür edinme işlemleri Ambar işlemleri	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Taşınır Yönetim Birimi Yöneticisi ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Taşınır Kayıt Yetkilisi ORT-Taşınır Kontrol Yetkilisi Rektör Rektör Yardımcısı Taşınır Yönetim Birimi Personeli	PP.4.5.GEN.0003-OMÜ ZİMMETTEKİ TAŞINIRLARIN İADESİ HAKKINDA GENELGE PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0016-Malzeme İstek Formu PP.4.1.FR.0035-Özel Eşya (Taşınır Mal) Beyan Formu PP.4.5.PRS.0006 OMÜ TAŞINIR MAL VE HURDA YÖNETİMİ YÖNERGESİ PP.4.1.İŞA.0015-Devir Yoluyla Malzeme Girişi İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0016-Hurdaya Ayırma İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0017-Mühür Edinilmesi İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0018-Satın Alınan Taşınırların Giriş İşlemleri İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0019-Sayım İşlemleri İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0020-Taşınır İade İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0021-Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Taşınır Kontrol Yetkilisinin KBS'den Yetkilendirilmesine İlişkin İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0013-Devir İşlemleri İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0014-Devir Yoluyla Malzeme Çıkışı İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0012-Bağış Veya Yardım Yoluyla Edinilen Taşınırların Girişi İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0022-Taşınır Teslim İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0023-Taşınır Yönetim Hesabı İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0024-Tüketim Suretiyle Çıkış İşlemleri İş Akış Süreci	Elektronik Ortam EBYS Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS)
İzleme Kriterleri: KG668 Birim ambarında mevcut olan taşınırlara (tüketim malzemesi) ilişkin onaylanmış talebin ortalama karşılanma süresi
Riskler: Depodaki malzemenin uygun şartlarda muhafaza edilmemesinden dolayı bozulması nedeniyle mali kayıplar yaşanması. Hurdalık alanında güvenlik tedbirlerinin alınmaması sonucu hırsızlık vb olayların yaşanması nedeniyle mali kayıplar yaşanması Kayıttan Düşme Komisyonunun işin ehli kişilerden oluşturulmaması sonucu; kullanılabilir malzemenin hurdaya ayrılması nedeniyle mali kayıp yaşanması
Fırsatlar: İhtiyaç fazlası taşınırların ihtiyacı olan birimlere verilmesi nedeniyle satın alma gereksiniminin ortadan kalkması Hurdalık alanında güvenlik kameralarının takılması ile hırsızlık vb olaylarının azalması Taşınır Yönetim Birimi kurulması ile birlikte Üniversitemiz taşınırlarının etkin, verimli ve ekonomik kullanılması