ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP5.3, R1, Ocak 2022

Paydaş İlişkileri Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: OMÜ, geri bildirim yönetim politikası ile yürütmekte olduğu faaliyetlerin hizmet kalitesinin etkinliğini ve böylece paydaş memnuniyetini artırmak
Birimler arası yazışma Kurumlar arası yazışma Bireysel başvurular Toplantı tutanakları Gözden geçirme çıktıları Anketler Geri Bildirim Formu OMÜ İş Takvimi	Ofis Ortamı Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı İnsan Kaynağı EBYS KAYSİS-Yasal Mevzuat ÜNİKYS-Geri Bildirim Modülü Web Sayfası Geri Bildirim Noktaları Kutuları	Geri bildirim kaydı Geri bildirim raporları Memnuniyet raporları Geri bildirim formu

Faaliyetler

F5.3.1 Paydaş geri bildirimlerinin alınması

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Yürütülen tüm faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerden etkilenen paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Geri bildirim kutularının açılması ve ÜNİKYS sistemine kaydedilmesi ÜNİKYS Geri Bildirimler modülü ile geri bildirimlerin alınması Anket yönetim işlemleri	Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli Geri Bildirim Kutusu Açma Görevlisi Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Paydaş İletişim Görevlisi	POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI Kalite El Kitabı PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.3.FR.0028-Geri Bildirim Formu (Geri Bildirim Kutusu) PP.5.3.FR.0031-Geri Bildirim Kutusu Açma ve Teslim Tutanağı Formu PP.5.3.FR.0001-Geri Bildirim Formu (Online) PP.5.3.FR.0029-Paydaş İletişim Sorumlusu - KALEM Geri Bildirim Modülü Kayıt ve Takip Formu PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ	ÜNİKYS EBYS Dijital Ortam Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG812 Geri bildirim kutusundan gelen bildirim sayısı KG813 Ankete katılımcı sayısı
Riskler: Paydaş iletişim sorumlularının kendilerine iletilen geri bildirimleri bilgisizlik nedeniyle hatalı kayıt altına alması Geri bildirim kutularının zamanında açılmaması nedeniyle geri bildirimlerin geç kayıt altına alınması
Fırsatlar: Üniversitenin tüm paydaşlarının geri bildirim kanalı ile süreçlere katkıda bulunabilmesi KALEM Geri Bildirim modülü ile paydaşlarla etkileşim sağlanarak üniversitenin ulaşılabilirliğinin artması

F5.3.2 Geri Bildirimlerin Değerlendirilmesi ve İzlenmesi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Bildirimlerin anlaşılması ve çözüme kavuşturulması yönünde şikâyet, öneri ve isteklerin alınmasından sonuçlandırılmasına kadar olan sürecin takibini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Geri bildirimin doğru birime yönlendirilmesi işlemleri Geri bildirimlerin öncelik ve aciliyet değerlendirmesi işlemleri Geri bildirimlerin DİF ihtiyacının tespiti ve takibinin yapılması işlemleri	Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli Geri Bildirim Kutusu Açma Görevlisi Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Paydaş İletişim Görevlisi	POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.3.FR.0028-Geri Bildirim Formu (Geri Bildirim Kutusu) PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu PP.5.3.FR.0001-Geri Bildirim Formu (Online) PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ	ÜNİKYS EBYS Dijital Ortam Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG814 Toplam şikayet sayısı KG815 Toplam öneri/istek sayısı KG816 Geri bildirim üzerinden yapılan “Düzeltme” sayısı
Riskler: Geri bildirimlerin tüm paydaşlara açık olması nedeniyle paydaşlar tarafından doğru konu/birim/bildirim türü (öneri/istek, şikayet, memnuniyet) seçilememesi sonucu raporlamaların hatalı yansıması Geri bildirimlerin önem derecesinin belirlenmemesi sebebiyle üniversitenin prestij ve imajının olumsuz etkilenmesi
Fırsatlar: Yazılım aracılığıyla geri bildirimlerin anlık olarak izlenebilmesi

F5.3.3 Geri Bildirim Faaliyetlerinin Tamamlanması ve Paydaşlara Bilgi Verilmesi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Yürütülen süreçlerin sonunda paydaşların memnuniyet düzeyini belirleyerek verilen hizmet kalitesinin artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Geri bildirimlerin ÜNİKYS üzerinde yanıtlanma işlemleri	Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi	POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ	ÜNİKYS EBYS Dijital Ortam Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG818 Geri bildirim süreç ve çözümünden paydaş memnuniyet oranı KG817 Süresi içerisinde tamamlanmayan geri bildirim sayısının toplam geri bildirim sayısına oranı
Riskler: Süresi içerisinde tamamlanmayan geri bildirimler nedeniyle paydaş memnuniyet oranının düşmesi
Fırsatlar: KALEM Geri bildirim modülü ile paydşş memnuniyet oranlarının takip edilebilir olması

F5.3.4 Paydaş İlişkilerinin İyileştirilmesi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Paydaş memnuniyetini arttırmak, paydaş ilişkileri yönetim sürecinin etkinliğini ve sürekliliğini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler, Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Koordinatörlükler (KK hariç)
Paydaş ilişkileri faaliyetinin Analiz ve Değerlendirme işlemleri Paydaş ilişkileri faaliyetinin raporlandırma işlemleri Paydaş ilişkileri faaliyetinin rapor sonuçlarına göre DİF işlemleri	Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi	POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.3.FR.0028-Geri Bildirim Formu (Geri Bildirim Kutusu) PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu PP.5.3.FR.0001-Geri Bildirim Formu (Online) PP.5.3.FR.0029-Paydaş İletişim Sorumlusu - KALEM Geri Bildirim Modülü Kayıt ve Takip Formu	ÜNİKYS EBYS Dijital Ortam Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG819 Değerlendirilen Geri Bildirim sayısı KG820 Tekrar açılan Geri Bildirim sayısı KG228 Öğrenci memnuniyet düzeyi KG821 Hasta/hasta yakını memnuniyet düzeyi KG241 Akademik personel memnuniyet oranı KG240 İdari personel memnuniyet oranı
Riskler: Birim kalite sorumlularının “Yanıtla ve Düzeltme Oluştur” butonlarını hata kullanması nedeniyle üniversitenin Düzeltme sayısının gerçek değerini yansıtmaması
Fırsatlar: Üniversite faaliyetlerindeki etkinliği artırmak için paydaş geri bildirimlerinin fırsat olması

F5.3.5 Paydaş Etkileşimi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Birim düzeyinde toplantılar, etkinlikler vb ile paydaş etkileşimini artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler
İç-Dış Paydaş Etkinlikleri Toplumsal Faaliyetler	Bölüm Başkanı Dekan Dekan Yardımcısı Öğretim Elemanı ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Yöneticisi		Elektronik Ortam Fiziksel Ortam EBYS ÜNİKYS
İzleme Kriterleri: KG1062 Paydaş katılımlı etkinlik sayısı (Paydaş etkileşimi)

F5.3.6 Mezun İlişkileri Yönetimi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Mezunlarla İlişkilerin sürekliliğini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, MEZUNLAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ
Mezunlarla İletişim İşlemleri Mezun Etkinlikleri İşlemler	Mezunlar Koordinatörü ORT-Sekreter	PP.1.3.FR.0058-OMÜ Mezun Bilgi Sistemi Üyelik Bilgi Formu PP.1.3.FR.0068-Mezun Bilgi Sistemi Üye Girişi Kullanıcı Adı Güncelleme Formu PP.1.3.FR.0059-YÖKSİS Mezuniyet Bilgi Güncelleme Formu PP.1.2.PRS.0011 OMÜ MEZUNLAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ	EBYS ÜNİKYS WEB SAYFASI MEZUN BİLGİ SİSTEMİ ÖĞRENCİ BİLGİ SİSTEMİ Fiziki Ortam Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri: KG822 Bir önceki eğitim öğretim yılı sonunda mezun olup mezun takip sistemine kayıt olan öğrenci sayısı KG823 Bir önceki eğitim öğretim yılı sonunda mezun olan toplam öğrenci sayısı KG139 Mezun takip sistemindeki mezunların oranı KG824 Düzenlenen mezun etkinliği sayısı KG825 Mezunlara yönelik düzenlenen etkinliklere katılan mezun sayısı KG826 Öğrencilere mentorlük yapan mezun mentor sayısı
Fırsatlar: Mezun bilgi sisteminin varlığı