Süreç

PP5.3, R1, Ocak 2022

Paydaş İlişkileri Süreci

SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: OMÜ, geri bildirim yönetim politikası ile yürütmekte olduğu faaliyetlerin hizmet kalitesinin etkinliğini ve böylece paydaş memnuniyetini artırmak
GİRDİLER KAYNAKLAR ÇIKTILAR
  • Birimler arası yazışma

  • Kurumlar arası yazışma

  • Bireysel başvurular

  • Toplantı tutanakları

  • Gözden geçirme çıktıları

  • Anketler

  • Geri Bildirim Formu

  • OMÜ İş Takvimi

  • Ofis Ortamı

  • Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı

  • İnsan Kaynağı

  • EBYS

  • KAYSİS-Yasal Mevzuat

  • ÜNİKYS-Geri Bildirim Modülü

  • Web Sayfası

  • Geri Bildirim Noktaları Kutuları

  • Geri bildirim kaydı

  • Geri bildirim raporları

  • Memnuniyet raporları

  • Geri bildirim formu

Faaliyetler

F5.3.1 Paydaş geri bildirimlerinin alınması

Faaliyetin Amacı: Yürütülen tüm faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerden etkilenen paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Geri bildirim kutularının açılması ve ÜNİKYS sistemine kaydedilmesi
  • ÜNİKYS Geri Bildirimler modülü ile geri bildirimlerin alınması
  • Anket yönetim işlemleri
Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
Geri Bildirim Kutusu Açma Görevlisi
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
Paydaş İletişim Görevlisi
POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI
Kalite El Kitabı
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.3.FR.0028-Geri Bildirim Formu (Geri Bildirim Kutusu)
PP.5.3.FR.0031-Geri Bildirim Kutusu Açma ve Teslim Tutanağı Formu
PP.5.3.FR.0001-Geri Bildirim Formu (Online)
PP.5.3.FR.0029-Paydaş İletişim Sorumlusu - KALEM Geri Bildirim Modülü Kayıt ve Takip Formu
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
  • ÜNİKYS

  • EBYS

  • Dijital Ortam

  • Fiziki Arşiv

İzleme Kriterleri:

KG812 Geri bildirim kutusundan gelen bildirim sayısı
KG813 Ankete katılımcı sayısı

Riskler:

Paydaş iletişim sorumlularının kendilerine iletilen geri bildirimleri bilgisizlik nedeniyle hatalı kayıt altına alması
Geri bildirim kutularının zamanında açılmaması nedeniyle geri bildirimlerin geç kayıt altına alınması

Fırsatlar:

Üniversitenin tüm paydaşlarının geri bildirim kanalı ile süreçlere katkıda bulunabilmesi
KALEM Geri Bildirim modülü ile paydaşlarla etkileşim sağlanarak üniversitenin ulaşılabilirliğinin artması

F5.3.2 Geri Bildirimlerin Değerlendirilmesi ve İzlenmesi

Faaliyetin Amacı: Bildirimlerin anlaşılması ve çözüme kavuşturulması yönünde şikâyet, öneri ve isteklerin alınmasından sonuçlandırılmasına kadar olan sürecin takibini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Geri bildirimin doğru birime yönlendirilmesi işlemleri
  • Geri bildirimlerin öncelik ve aciliyet değerlendirmesi işlemleri
  • Geri bildirimlerin DİF ihtiyacının tespiti ve takibinin yapılması işlemleri
Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
Geri Bildirim Kutusu Açma Görevlisi
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
Paydaş İletişim Görevlisi
POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI
Kalite El Kitabı
PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.3.FR.0028-Geri Bildirim Formu (Geri Bildirim Kutusu)
PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu
PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu
PP.5.3.FR.0001-Geri Bildirim Formu (Online)
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
  • ÜNİKYS

  • EBYS

  • Dijital Ortam

  • Fiziki Arşiv

İzleme Kriterleri:

KG814 Toplam şikayet sayısı
KG815 Toplam öneri/istek sayısı
KG816 Geri bildirim üzerinden yapılan “Düzeltme” sayısı

Riskler:

Geri bildirimlerin tüm paydaşlara açık olması nedeniyle paydaşlar tarafından doğru konu/birim/bildirim türü (öneri/istek, şikayet, memnuniyet) seçilememesi sonucu raporlamaların hatalı yansıması
Geri bildirimlerin önem derecesinin belirlenmemesi sebebiyle üniversitenin prestij ve imajının olumsuz etkilenmesi

Fırsatlar:

Yazılım aracılığıyla geri bildirimlerin anlık olarak izlenebilmesi

F5.3.3 Geri Bildirim Faaliyetlerinin Tamamlanması ve Paydaşlara Bilgi Verilmesi

Faaliyetin Amacı: Yürütülen süreçlerin sonunda paydaşların memnuniyet düzeyini belirleyerek verilen hizmet kalitesinin artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Geri bildirimlerin ÜNİKYS üzerinde yanıtlanma işlemleri
Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
  • ÜNİKYS

  • EBYS

  • Dijital Ortam

  • Fiziki Arşiv

İzleme Kriterleri:

KG818 Geri bildirim süreç ve çözümünden paydaş memnuniyet oranı
KG817 Süresi içerisinde tamamlanmayan geri bildirim sayısının toplam geri bildirim sayısına oranı

Riskler:

Süresi içerisinde tamamlanmayan geri bildirimler nedeniyle paydaş memnuniyet oranının düşmesi

Fırsatlar:

KALEM Geri bildirim modülü ile paydşş memnuniyet oranlarının takip edilebilir olması

F5.3.4 Paydaş İlişkilerinin İyileştirilmesi

Faaliyetin Amacı: Paydaş memnuniyetini arttırmak, paydaş ilişkileri yönetim sürecinin etkinliğini ve sürekliliğini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler, Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Koordinatörlükler (KK hariç)
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Paydaş ilişkileri faaliyetinin Analiz ve Değerlendirme işlemleri
  • Paydaş ilişkileri faaliyetinin raporlandırma işlemleri
  • Paydaş ilişkileri faaliyetinin rapor sonuçlarına göre DİF işlemleri
Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI
PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.3.FR.0028-Geri Bildirim Formu (Geri Bildirim Kutusu)
PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu
PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu
PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu
PP.5.3.FR.0001-Geri Bildirim Formu (Online)
PP.5.3.FR.0029-Paydaş İletişim Sorumlusu - KALEM Geri Bildirim Modülü Kayıt ve Takip Formu
  • ÜNİKYS

  • EBYS

  • Dijital Ortam

  • Fiziki Arşiv

İzleme Kriterleri:

KG819 Değerlendirilen Geri Bildirim sayısı
KG820 Tekrar açılan Geri Bildirim sayısı
KG228 Öğrenci memnuniyet düzeyi
KG821 Hasta/hasta yakını memnuniyet düzeyi
KG241 Akademik personel memnuniyet oranı
KG240 İdari personel memnuniyet oranı

Riskler:

Birim kalite sorumlularının “Yanıtla ve Düzeltme Oluştur” butonlarını hata kullanması nedeniyle üniversitenin Düzeltme sayısının gerçek değerini yansıtmaması

Fırsatlar:

Üniversite faaliyetlerindeki etkinliği artırmak için paydaş geri bildirimlerinin fırsat olması

F5.3.5 Paydaş Etkileşimi

Faaliyetin Amacı: Birim düzeyinde toplantılar, etkinlikler vb ile paydaş etkileşimini artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • İç-Dış Paydaş Etkinlikleri
  • Toplumsal Faaliyetler
Bölüm Başkanı
Dekan
Dekan Yardımcısı
Öğretim Elemanı
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Yöneticisi
Elektronik Ortam
Fiziksel Ortam
EBYS
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:

KG1062 Paydaş katılımlı etkinlik sayısı (Paydaş etkileşimi)

F5.3.6 Mezun İlişkileri Yönetimi

Faaliyetin Amacı: Mezunlarla İlişkilerin sürekliliğini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, MEZUNLAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı

Mezunlarla İletişim İşlemleri

Mezun Etkinlikleri İşlemler

 
Mezunlar Koordinatörü
ORT-Sekreter
PP.1.3.FR.0058-OMÜ Mezun Bilgi Sistemi Üyelik Bilgi Formu
PP.1.3.FR.0068-Mezun Bilgi Sistemi Üye Girişi Kullanıcı Adı Güncelleme Formu
PP.1.3.FR.0059-YÖKSİS Mezuniyet Bilgi Güncelleme Formu
PP.1.2.PRS.0011 OMÜ MEZUNLAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ
  • EBYS

  • ÜNİKYS

  • WEB SAYFASI

  • MEZUN BİLGİ SİSTEMİ

  • ÖĞRENCİ BİLGİ SİSTEMİ

  • Fiziki Ortam

  • Elektronik Ortam

İzleme Kriterleri:

KG822 Bir önceki eğitim öğretim yılı sonunda mezun olup mezun takip sistemine kayıt olan öğrenci sayısı
KG823 Bir önceki eğitim öğretim yılı sonunda mezun olan toplam öğrenci sayısı
KG139 Mezun takip sistemindeki mezunların oranı
KG824 Düzenlenen mezun etkinliği sayısı
KG825 Mezunlara yönelik düzenlenen etkinliklere katılan mezun sayısı
KG826 Öğrencilere mentorlük yapan mezun mentor sayısı

Fırsatlar:

Mezun bilgi sisteminin varlığı