ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Görev Tanımı

Geri

PP5.2.GT.0455, R3, Şubat 2025

Görev Adı: Kurumsal Değerlendirme Ofis Personeli

PDF Oluştur

Kod: GT455

Hassas Görev: Hayır

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Kalite Komisyonu Sekretaryaları

a. Komisyon üyelerinin belirlenmesi ve görevlendirme işlemlerini yapmak (senato kararı, web duyuru işlemleri, bilgilendirme işlemleri vb.)

b. Gündemin belirlenmesini sağlamak; Kalite Komisyonuna gündem ve eklerini iletmek

c. Toplantı katılım tutanaklarının hazırlamak

d. Kararların hazırlanması ve imza/onay işlemlerinin yapılmasını sağlamak

e. Kararlar ile ilgili gerekli yazışma ve takip işlemlerin yapmak (görevlendirme, duyuru yazıları vb.)

f. Kalite Güvence Yönergesi güncelleme işlemlerini yapmak,

g. Komisyon ÜNİKYS destek işlemlerini yürütmek (alt komisyon çalışmaları, ÜNİKYS kullanımı, kanıt sağlama, Komisyon yazışma işlemleri vb.)

h. Alt komisyonlara sekretarya destek işlemlerini yapmak

ı. Politika ve prosedürlerin gözden geçirme ve güncelleme işlemlerinin yapılmasını sağlamak

i. Öğrenci Kalite Komisyonu üye listesinin güncel tutulması; görevlendirmelerin yapılması ve web sayfasında yayınlanma işlemlerinin yapılmasını sağlamak

j. Öğrenci Kalite Komisyonu faaliyetlerine ilişkin sekretarya/koordinasyon işlemlerinin yapmak

k. Birim Kalite Komisyonu işlemlerinin yürütülmesini sağlamak (üye listesinin güncel tutulması; web sayfasında yayınlanma işlemlerin; görev tanımlarının belirlenmesi vb)

2. İç Değerlendirme Çalışmaları

a. İç Değerlendirme hazırlık takvimin oluşturma ve duyuru işlemlerinin yapmak (Akademik birim ve komisyon)

b. BİDR Kılavuzu güncelleme işlemlerini yapmak (Açıklama, kanıt, ölçüt kriter işlemleri vb.)

c. BİDR ÜNİKYS tanımlama işlemlerini yapmak (Dönem, Birim, sorumlu, ölçüt-kriter, roller, kanıt vb )

d. Birim Yöneticilerine ÜNİKYS BİDR modülüne ilişkin teknik destek vermek

e. Kalite Koordinatörlüğü BİDR hazırlama ve ÜNİKYS giriş işlemlerini yapmak

f. KİDR ÜNİKYS tanımlama işlemlerinin yapmak (Dönem, KİDR bölüm, komisyon üyesi vb )

g. Kalite Komisyon Üyelerine ÜNİKYS KİDR modülüne ilişkin teknik destek vermek

h. Kalite Komisyon üyelerine KİDR kanıt, bilgi ve belge temini vb. işlemlerini yapmak

ı. Kurum İç Değerlendirme Raporu edit grubu yazım/kanıt destek işlemlerini yapmak

i. KİDR eylem planının hazırlanması ve Senatoya sunulmasını sağlamak

j. KİDR eylem planı uygulama adımlarının ÜNİKYS'de ilgili birimlere tanımlamak, takip-kontrol işlemlerini yapmak

k. PUKO Çevrim Kartlarının hazırlanmak

3. YÖKAK Bilgi Yönetim Sistemi İşlemleri

a. KİDR bütünleştirme, kanıt ve içerik tutarlılığı kontrollerinin yapılmasını sağlamak

b. KİDR ve kanıtlarının YÖKAK bilgi sistemine giriş işlemlerinin yapmak

c. YÖKAK BYS rol tanımlama işlemlerini yapmak

4. Dış Değerlendirme İşlemleri (YÖKAK)

a. YÖKAK, birimler ve Kalite Komisyonu arasındaki kooordinasyon işlemlerinin yürütülmesini sağlamak

b. Dış değerlendirme öncesi birim bilgilendirme/eğitimlerin düzenlenmesini sağlamak

c. Değerlendirilecek birimler ve ilgili personel listelerinin hazırlanmasını ve koordinasyonunu sağlamak

d. Değerlendirilecek birimlere tetkik simülasyon işlemlerinin yapılmasını sağlamak

e. Değerlendirme Takımı ziyaret süreç programının hazırlanması ve takibinin yapılmasını sağlamak

f. Bilgi, belge ve dokümanları temin etmek, tutarlılık kontrolü ve takıma iletilmesini sağlamak

g. Teknolojik alt yapı koordinasyonu, ulaşım, konaklama, transfer gibi organizasyon işlemlerinin yapılmasını sağlamak

h. Ziyaret sonrası faaliyetlerin koordinasyon işlemlerinin yürütmek (ek bilgi belge isteme, iaşe işlmelerinin tamamlanması vb.)

ı. İtiraz rapor süreci işlemlerinin yürütülmesini sağlamak (Kanıt belge temini, itiraz raporu hazırlık işlemleri, tetkik ekibine raporun iletilmesi vb)

i. Dış Değerlendirme Eylem Planı hazırlık işlemlerinin yapılmasını sağlamak

Ortak Sorumluluklar

Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.

Vekalet Durumu

Diğer Kurumsal Değerlendirme ve İzleme Birim Personeli

Aranan Nitelikler

En az lisans mezunu olmak

Revizyon Geçmişi

Revizyon Numarası	Revizyon Gerekçesi	Revizyon Tarihi
1		19.09.2022
2	Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir.	24.05.2024
3	Kalite Koord. tarafından KALEM adını ÜNIKYS olarak değiştirilmesinden dolayı revize edilmiştir.	12.02.2025