Süreç
PP4.1, R2, Ocak 2024
Satın Alma Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: akesten@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
-
Stratejik Plan
-
Yatırım Programı
-
Yatırım/Araştırma Projeleri
-
Satın Alma Talepleri
-
İhtiyaç Raporları
-
Satın Alma Oluru
-
İhale Onay Belgesi
-
Doğrudan Temin Onay Belgesi
-
Avans / Kredi Onayı
-
Teklifler
-
Şikayet Başvuruları
-
Bilgi Edinme Talepleri
-
Fatura/İrsaliye
-
Teminatlar
-
Mal, Hizmet, Yapım İşi
-
Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazıları
-
Teknik Şartname
-
İdari Şartname
-
Sözleşme
-
Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
-
Taşınır İşlem Fişi
-
OMÜ İş Takvimi
-
Ofis Ortamı
-
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Yazılımlar
-
İnsan Kaynağı
-
Bütçe
-
Ambar
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)
-
Mevzuat Bilgi Sistemi
-
Resmi Gazete
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
Gazeteler
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
-
İhtiyaç Raporları
-
Teknik Şartname
-
İdari Şartname
-
Sözleşme Tasarısı
-
Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli
-
Satın Alma Oluru
-
İhale Onay Belgesi
-
Doğrudan Temin Onay Belgesi
-
Avans / Kredi Onayı
-
Doğrudan Temin Teklif Mektubu
-
Satın Alma İlanları
-
Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı
-
Tek Kaynaktan Temin Formu
-
Zeyilname
-
İhale Komisyonu Görevlendirme Yazıları
-
İhale Komisyonu Tutanakları
-
İhale Komisyonu Kararı
-
İhale Sonuç İlanı
-
İşe Başlama Talimatı
-
Sözleşmeye Davet Yazıları
-
Sözleşme
-
Satın Alma Dosyası
-
Mal, Hizmet, Yapım İşi
-
Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı
-
Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
-
Tedarikçi Değerlendirme Listeleri
-
Ödeme Emri Belgesi
-
Taşınır İşlem Fişi
Faaliyetler
F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Faaliyeti
F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Şartnamelerin, ihtiyaca ilişkin her türlü özelliği belirtecek ve istekliler için rekabeti ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde hazırlanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Teknik şartname hazırlama işlemleri
- İdari şartname hazırlama işlemleri
- Sözleşme tasarısı hazırlama işlemleri
- Standart Formlar ve varsa diğer doküman hazırlama işlemleri
-
Şartnamenin kontrol ve onay işlemleri
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
PP.4.1.PRS.0001 OMÜ TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.İŞA.0002-Şartname Hazırlama İş Akış Süreci
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri: KG660 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı değişiklik/düzeltme yapılan ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı
Riskler: Usulüne uygun olarak hazırlanmayan şartnameler nedeniyle alımların gecikmesi/yapılamaması
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
OMÜ Teknik Şartname Hazırlama Usul ve Esaslarının oluşturulması
Elektronik Kamu Alımları Platformunun (EKAP) kullanılması
F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Alıma ilişkin her türlü fiyat araştırmasının yapılarak, piyasa gerçeklerine uygun bir maliyet tespit edilmesi, yaklaşık maliyetin gizliliğinin korunması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Piyasa fiyat araştırması işlemleri
- Kamu fiyat tarife/bülten araştırma işlemleri
- Gelen teklif ve fiyatların değerlendirme işlemleri
- Yaklaşık maliyet hesap cetvelinin hazırlanması
- Bütçe ödeneklerinin kontrolü işlemleri
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI
PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE
POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0029-Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.4.1.İŞA.0003-Yaklaşık Maliyet Hazırlama İş Akış Süreci
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri: KG661 Toplam ihale bedelinin toplam yaklaşık maliyete oranı
Riskler: Yaklaşık maliyetin gizliliğinin ihlali nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması
Yaklaşık maliyetin hatalı tespit edilmesi nedeniyle yüksek fiyattan alım yapılması
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
Üniversitemiz web sayfasında Satın Alma Duyuru Sisteminin oluşturulması
F4.1.4 İhale Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: İhale işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Onay/Olur işlemleri
- İhale Kayıt İşlemleri
- İhale Dokümanı İşlemleri
- İlan işlemleri
- İhale komisyonu işlemleri
- Teklif alma işlemleri
- Tekliflerin değerlendirilmesi işlemleri
- İhale kararı işlemleri
- Yasaklılık Sorgulama İşlemleri
- Şikayet/İtiraz değerlendirme işlemleri
- Tebligat İşlemleri
- Sözleşmeye Davet İşlemleri
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-İhale Komisyonu
ORT-İhale Yetkilisi
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI
PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE
POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0034-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu (İstekli Bazında)
PP.4.1.FR.0004-İhale Dosyaları İnceleme Pusulası
PP.4.1.FR.0005-İhale Süreci Takip Formu
PP.4.1.FR.0026-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.4.1.İŞA.0005-Yapım İşi İhale İşlemleri İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0004-Mal ve Hizmet Alımı İhale İşlemleri İş Akış Süreci
-
Dijital Ortam (Bilgisayar,
-
e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri: KG662 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı iptal edilen ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı
Riskler: İhale komisyonunun toplanamaması nedeniyle ihalenin yapılamaması
İhale ilanı ve dokümanda yapılan hatalar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması
İhaleye yapılan itirazlar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması.
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
Üniversitemiz web sayfasında Satın Alma Duyuru Sisteminin oluşturulması
Elektronik Kamu Alımları Platformunun kullanılması
Elektronik İhale Yönteminin Kullanılması
Elektronik Eksiltme Yönteminin Kullanılması
F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma Faaliyeti
F4.1.7 Sözleşme Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Mal, hizmet ve yapım işlerinin şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak teslim alınması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler, Koordinatörlükler (KK hariç)
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Sözleşme İşlemleri
- Teminat İşlemleri
- İş artışı işlemleri
- Tedarikçi Değerlendirme işlemleri
- Muayene ve Kabul Komisyonu oluşturma İşlemleri
- Denetim İşlemleri
- Muayene İşlemleri
- Geçici Kabul İşlemleri
- Kesin Kabul İşlemleri
- Kontrol teşkilatı işlemleri
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Kontrol Teşkilatı
ORT-Muayene ve Kabul Komisyonu
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0006-Mal Alımları Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
PP.4.1.FR.0009-Sözleşme Günü Belge Kontrol ve Takip Formu
PP.4.1.FR.0010-Sözleşme Sonrası Takip Formu
PP.4.1.FR.0020-İhale Ceza Çizelgesi Formu
PP.4.1.FR.0024-Konsolide Tedarikçi Değerlendirme Listesi
PP.4.1.FR.0025-Tedarikçi Değerlendirme Listesi
PP.4.1.İŞA.0011-Muayene Kabul İşlemleri İş Akış Süreci
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri: KG667 Feshedilen sözleşme sayısının toplam sözleşme sayısına oranı
Riskler: Denetim, muayene ve kabul işlemlerinin usulüne uygun yapılmaması nedeniyle şartnameyi karşılamayan mal, hizmet veya yapım işinin teslim alınması
Yüklenicinin taahhüdünü yerine getirmemesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması
Sözleşmenin imzalanamaması veya feshedilmesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
Fiyatların yükseldiği dönemlerde iş artışı yapılmak suretiyle güncel fiyatlardan daha düşük fiyata alım yapılabilmesi
Tedarikçilerin değerlendirmesi
F4.1.8 Taşınır Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Taşınır ihtiyaçlarının uygun şartlarla ve zamanında karşılanması; kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Edinilen taşınırların giriş işlemleri
- Devir ve çıkış işlemleri
- Hurdaya ayırma işlemleri
- Sayım işlemleri
- Taşınır yönetim hesabı işlemleri
- Kullanıma verme işlemleri
- Resmi Mühür edinme işlemleri
- Ambar işlemleri
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Taşınır Yönetim Birimi Yöneticisi
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Taşınır Kayıt Yetkilisi
ORT-Taşınır Kontrol Yetkilisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
Taşınır Yönetim Birimi Personeli
PP.4.5.GEN.0003-OMÜ ZİMMETTEKİ TAŞINIRLARIN İADESİ HAKKINDA GENELGE
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0016-Malzeme İstek Formu
PP.4.1.FR.0035-Özel Eşya (Taşınır Mal) Beyan Formu
PP.4.5.PRS.0006 OMÜ TAŞINIR MAL VE HURDA YÖNETİMİ YÖNERGESİ
PP.4.1.İŞA.0015-Devir Yoluyla Malzeme Girişi İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0016-Hurdaya Ayırma İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0017-Mühür Edinilmesi İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0018-Satın Alınan Taşınırların Giriş İşlemleri İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0019-Sayım İşlemleri İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0020-Taşınır İade İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0021-Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Taşınır Kontrol Yetkilisinin KBS'den Yetkilendirilmesine İlişkin İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0013-Devir İşlemleri İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0014-Devir Yoluyla Malzeme Çıkışı İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0012-Bağış Veya Yardım Yoluyla Edinilen Taşınırların Girişi İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0022-Taşınır Teslim İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0023-Taşınır Yönetim Hesabı İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0024-Tüketim Suretiyle Çıkış İşlemleri İş Akış Süreci
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
İzleme Kriterleri: KG668 Birim ambarında mevcut olan taşınırlara (tüketim malzemesi) ilişkin onaylanmış talebin ortalama karşılanma süresi
Riskler: Depodaki malzemenin uygun şartlarda muhafaza edilmemesinden dolayı bozulması nedeniyle mali kayıplar yaşanması.
Hurdalık alanında güvenlik tedbirlerinin alınmaması sonucu hırsızlık vb olayların yaşanması nedeniyle mali kayıplar yaşanması
Kayıttan Düşme Komisyonunun işin ehli kişilerden oluşturulmaması sonucu; kullanılabilir malzemenin hurdaya ayrılması nedeniyle mali kayıp yaşanması
Fırsatlar: İhtiyaç fazlası taşınırların ihtiyacı olan birimlere verilmesi nedeniyle satın alma gereksiniminin ortadan kalkması
Hurdalık alanında güvenlik kameralarının takılması ile hırsızlık vb olaylarının azalması
Taşınır Yönetim Birimi kurulması ile birlikte Üniversitemiz taşınırlarının etkin, verimli ve ekonomik kullanılması
Satın Alma Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: akesten@omu.edu.tr | ||
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI | ||
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
SÜRECİN AMACI: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | ||
GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
---|---|---|
|
|
|
F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Faaliyeti
F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Şartnamelerin, ihtiyaca ilişkin her türlü özelliği belirtecek ve istekliler için rekabeti ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde hazırlanması | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi |
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI PP.4.1.PRS.0001 OMÜ TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.İŞA.0002-Şartname Hazırlama İş Akış Süreci |
|
İzleme Kriterleri: KG660 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı değişiklik/düzeltme yapılan ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı |
|||
Riskler: Usulüne uygun olarak hazırlanmayan şartnameler nedeniyle alımların gecikmesi/yapılamaması |
|||
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması |
F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Alıma ilişkin her türlü fiyat araştırmasının yapılarak, piyasa gerçeklerine uygun bir maliyet tespit edilmesi, yaklaşık maliyetin gizliliğinin korunması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi |
PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0029-Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.4.1.İŞA.0003-Yaklaşık Maliyet Hazırlama İş Akış Süreci |
|
İzleme Kriterleri: KG661 Toplam ihale bedelinin toplam yaklaşık maliyete oranı |
|||
Riskler: Yaklaşık maliyetin gizliliğinin ihlali nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması
|
|||
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması |
F4.1.4 İhale Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: İhale işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-İhale Komisyonu ORT-İhale Yetkilisi ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi |
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0034-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu (İstekli Bazında) PP.4.1.FR.0004-İhale Dosyaları İnceleme Pusulası PP.4.1.FR.0005-İhale Süreci Takip Formu PP.4.1.FR.0026-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ PP.4.1.İŞA.0005-Yapım İşi İhale İşlemleri İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0004-Mal ve Hizmet Alımı İhale İşlemleri İş Akış Süreci |
|
İzleme Kriterleri: KG662 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı iptal edilen ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı |
|||
Riskler: İhale komisyonunun toplanamaması nedeniyle ihalenin yapılamaması
|
|||
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması |
F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma Faaliyeti
F4.1.7 Sözleşme Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Mal, hizmet ve yapım işlerinin şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak teslim alınması | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler, Koordinatörlükler (KK hariç) | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Kontrol Teşkilatı ORT-Muayene ve Kabul Komisyonu ORT-Satın Alma Personeli ORT-Satın Alma Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi |
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0006-Mal Alımları Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı PP.4.1.FR.0009-Sözleşme Günü Belge Kontrol ve Takip Formu PP.4.1.FR.0010-Sözleşme Sonrası Takip Formu PP.4.1.FR.0020-İhale Ceza Çizelgesi Formu PP.4.1.FR.0024-Konsolide Tedarikçi Değerlendirme Listesi PP.4.1.FR.0025-Tedarikçi Değerlendirme Listesi PP.4.1.İŞA.0011-Muayene Kabul İşlemleri İş Akış Süreci |
|
İzleme Kriterleri: KG667 Feshedilen sözleşme sayısının toplam sözleşme sayısına oranı |
|||
Riskler: Denetim, muayene ve kabul işlemlerinin usulüne uygun yapılmaması nedeniyle şartnameyi karşılamayan mal, hizmet veya yapım işinin teslim alınması
|
|||
Fırsatlar: OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması |
F4.1.8 Taşınır Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Taşınır ihtiyaçlarının uygun şartlarla ve zamanında karşılanması; kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİDB Taşınır Yönetim Birimi Yöneticisi ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Taşınır Kayıt Yetkilisi ORT-Taşınır Kontrol Yetkilisi Rektör Rektör Yardımcısı Taşınır Yönetim Birimi Personeli |
PP.4.5.GEN.0003-OMÜ ZİMMETTEKİ TAŞINIRLARIN İADESİ HAKKINDA GENELGE PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.4.1.FR.0016-Malzeme İstek Formu PP.4.1.FR.0035-Özel Eşya (Taşınır Mal) Beyan Formu PP.4.5.PRS.0006 OMÜ TAŞINIR MAL VE HURDA YÖNETİMİ YÖNERGESİ PP.4.1.İŞA.0015-Devir Yoluyla Malzeme Girişi İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0016-Hurdaya Ayırma İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0017-Mühür Edinilmesi İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0018-Satın Alınan Taşınırların Giriş İşlemleri İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0019-Sayım İşlemleri İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0020-Taşınır İade İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0021-Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Taşınır Kontrol Yetkilisinin KBS'den Yetkilendirilmesine İlişkin İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0013-Devir İşlemleri İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0014-Devir Yoluyla Malzeme Çıkışı İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0012-Bağış Veya Yardım Yoluyla Edinilen Taşınırların Girişi İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0022-Taşınır Teslim İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0023-Taşınır Yönetim Hesabı İş Akış Süreci PP.4.1.İŞA.0024-Tüketim Suretiyle Çıkış İşlemleri İş Akış Süreci |
|
İzleme Kriterleri: KG668 Birim ambarında mevcut olan taşınırlara (tüketim malzemesi) ilişkin onaylanmış talebin ortalama karşılanma süresi |
|||
Riskler: Depodaki malzemenin uygun şartlarda muhafaza edilmemesinden dolayı bozulması nedeniyle mali kayıplar yaşanması.
|
|||
Fırsatlar: İhtiyaç fazlası taşınırların ihtiyacı olan birimlere verilmesi nedeniyle satın alma gereksiniminin ortadan kalkması |