Process

PP5.3, R1, January 2023

Paydaş İlişkileri Süreci

PROCESS COORDINATOR: sevimh@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: OMÜ, geri bildirim yönetim politikası ile yürütmekte olduğu faaliyetlerin hizmet kalitesinin etkinliğini ve böylece paydaş memnuniyetini artırmak
ENTRIES RESOURCES OUTPUTS
  • Birimler arası yazışma

  • Kurumlar arası yazışma

  • Bireysel başvurular

  • Toplantı tutanakları

  • Gözden geçirme çıktıları

  • Anketler

  • Geri Bildirim Formu

  • OMÜ İş Takvimi

  • Ofis Ortamı

  • Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı

  • İnsan Kaynağı

  • UBYS

  • KAYSİS-Yasal Mevzuat

  • ÜNİKYS-Geri Bildirim Modülü

  • Web Sayfası

  • Geri Bildirim Noktaları Kutuları

  • Geri bildirim kaydı

  • Geri bildirim raporları

  • Memnuniyet raporları

  • Geri bildirim formu

Activities

F5.3.1 Paydaş geri bildirimlerinin alınması

Goal of the Activity: Yürütülen tüm faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerden etkilenen paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Geri bildirim kutularının açılması ve ÜNİKYS sistemine kaydedilmesi
  • ÜNİKYS Geri Bildirimler modülü ile geri bildirimlerin alınması
  • Anket yönetim işlemleri
Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
Geri Bildirim Kutusu Açma Görevlisi
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
Paydaş İletişim Görevlisi
POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI
Kalite El Kitabı
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.3.FR.0028-Geri Bildirim Formu (Geri Bildirim Kutusu)
PP.5.3.FR.0031-Geri Bildirim Kutusu Açma ve Teslim Tutanağı Formu
PP.5.3.FR.0001-Geri Bildirim Formu (Online)
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
  • ÜNİKYS

  • UBYS

  • Dijital Ortam

  • Fiziki Arşiv

Tracking Criterion:

KG812 Geri bildirim kutusundan gelen bildirim sayısı
KG813 Ankete katılımcı sayısı

Risks:

Paydaş iletişim sorumlularının kendilerine iletilen geri bildirimleri bilgisizlik nedeniyle hatalı kayıt altına alması
Geri bildirim kutularının zamanında açılmaması nedeniyle geri bildirimlerin geç kayıt altına alınması

Opportunities:

Üniversitenin tüm paydaşlarının geri bildirim kanalı ile süreçlere katkıda bulunabilmesi
ÜNİKYS Geri Bildirim modülü ile paydaşlarla etkileşim sağlanarak üniversitenin ulaşılabilirliğinin artması

F5.3.2 Geri Bildirimlerin Değerlendirilmesi ve İzlenmesi

Goal of the Activity: Bildirimlerin anlaşılması ve çözüme kavuşturulması yönünde şikâyet, öneri ve isteklerin alınmasından sonuçlandırılmasına kadar olan sürecin takibini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Geri bildirimin doğru birime yönlendirilmesi işlemleri
  • Geri bildirimlerin öncelik ve aciliyet değerlendirmesi işlemleri
  • Geri bildirimlerin DİF ihtiyacının tespiti ve takibinin yapılması işlemleri
Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
Geri Bildirim Kutusu Açma Görevlisi
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
Paydaş İletişim Görevlisi
POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI
Kalite El Kitabı
PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.3.FR.0028-Geri Bildirim Formu (Geri Bildirim Kutusu)
PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu
PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu
PP.5.3.FR.0001-Geri Bildirim Formu (Online)
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
  • ÜNİKYS

  • UBYS

  • Dijital Ortam

  • Fiziki Arşiv

Tracking Criterion:

KG814 Toplam şikayet sayısı
KG815 Toplam öneri/istek sayısı
KG816 Geri bildirim üzerinden yapılan “Düzeltme” sayısı

Risks:

Geri bildirimlerin tüm paydaşlara açık olması nedeniyle paydaşlar tarafından doğru konu/birim/bildirim türü (öneri/istek, şikayet, memnuniyet) seçilememesi sonucu raporlamaların hatalı yansıması
Geri bildirimlerin önem derecesinin belirlenmemesi sebebiyle üniversitenin prestij ve imajının olumsuz etkilenmesi

Opportunities:

Yazılım aracılığıyla geri bildirimlerin anlık olarak izlenebilmesi

F5.3.3 Geri Bildirim Faaliyetlerinin Tamamlanması ve Paydaşlara Bilgi Verilmesi

Goal of the Activity: Yürütülen süreçlerin sonunda paydaşların memnuniyet düzeyini belirleyerek verilen hizmet kalitesinin artırmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Geri bildirimlerin ÜNİKYS üzerinde yanıtlanma işlemleri
Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
  • ÜNİKYS

  • UBYS

  • Dijital Ortam

  • Fiziki Arşiv

Tracking Criterion:

KG818 Geri bildirim süreç ve çözümünden paydaş memnuniyet oranı
KG817 Süresi içerisinde tamamlanmayan geri bildirim sayısının toplam geri bildirim sayısına oranı

Risks:

Süresi içerisinde tamamlanmayan geri bildirimler nedeniyle paydaş memnuniyet oranının düşmesi

Opportunities:

ÜNİKYS Geri bildirim modülü ile paydşş memnuniyet oranlarının takip edilebilir olması

F5.3.4 Paydaş İlişkilerinin İyileştirilmesi

Goal of the Activity: Paydaş memnuniyetini arttırmak, paydaş ilişkileri yönetim sürecinin etkinliğini ve sürekliliğini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler, Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Koordinatörlükler (KK hariç)
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Paydaş ilişkileri faaliyetinin Analiz ve Değerlendirme işlemleri
  • Paydaş ilişkileri faaliyetinin raporlandırma işlemleri
  • Paydaş ilişkileri faaliyetinin rapor sonuçlarına göre DİF işlemleri
Geri Bildirim İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI
PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.3.FR.0028-Geri Bildirim Formu (Geri Bildirim Kutusu)
PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu
PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu
PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu
PP.5.3.FR.0001-Geri Bildirim Formu (Online)
  • ÜNİKYS

  • UBYS

  • Dijital Ortam

  • Fiziki Arşiv

Tracking Criterion:

KG819 Değerlendirilen Geri Bildirim sayısı
KG820 Tekrar açılan Geri Bildirim sayısı
KG228 Öğrenci memnuniyet düzeyi
KG821 Hasta/hasta yakını memnuniyet düzeyi
KG241 Akademik personel memnuniyet oranı
KG240 İdari personel memnuniyet oranı
KG228 Öğrenci memnuniyet düzeyi
KG240 İdari personel memnuniyet oranı
KG241 Akademik personel memnuniyet oranı

Risks:

Birim kalite sorumlularının “Yanıtla ve Düzeltme Oluştur” butonlarını hata kullanması nedeniyle üniversitenin Düzeltme sayısının gerçek değerini yansıtmaması

Opportunities:

Üniversite faaliyetlerindeki etkinliği artırmak için paydaş geri bildirimlerinin fırsat olması

F5.3.5 Paydaş Etkileşimi

Goal of the Activity: Birim düzeyinde toplantılar, etkinlikler vb ile paydaş etkileşimini artırmak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • İç-Dış Paydaş Etkinlikleri
  • Toplumsal Faaliyetler
Bölüm Başkanı
Dekan
Dekan Yardımcısı
Öğretim Elemanı
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Yöneticisi
  • Elektronik Ortam
  • Fiziksel Ortam
  • UBYS
  • ÜNİKYS
Tracking Criterion:

KG1062 Paydaş katılımlı etkinlik sayısı (Paydaş etkileşimi)

F5.3.6 Mezun İlişkileri Yönetimi

Goal of the Activity: Mezunlarla İlişkilerin sürekliliğini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, MEZUNLAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type

Mezunlarla İletişim İşlemleri

Mezun Etkinlikleri İşlemler

 
Mezunlar Koordinatörü
ORT-Sekreter
PP.1.3.FR.0058-OMÜ Mezun Bilgi Sistemi Üyelik Bilgi Formu
PP.1.3.FR.0068-Mezun Bilgi Sistemi Üye Girişi Kullanıcı Adı Güncelleme Formu
PP.1.3.FR.0059-YÖKSİS Mezuniyet Bilgi Güncelleme Formu
PP.1.2.PRS.0011 OMÜ MEZUNLAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ
  • UBYS

  • ÜNİKYS

  • WEB SAYFASI

  • MEZUN BİLGİ SİSTEMİ

  • ÖĞRENCİ BİLGİ SİSTEMİ

  • Fiziki Ortam

  • Elektronik Ortam

Tracking Criterion:

KG822 Bir önceki eğitim öğretim yılı sonunda mezun olup mezun takip sistemine kayıt olan öğrenci sayısı
KG823 Bir önceki eğitim öğretim yılı sonunda mezun olan toplam öğrenci sayısı
KG139 Mezun takip sistemindeki mezunların oranı
KG824 Düzenlenen mezun etkinliği sayısı
KG825 Mezunlara yönelik düzenlenen etkinliklere katılan mezun sayısı
KG826 Öğrencilere mentorlük yapan mezun mentor sayısı

Opportunities:

Mezun bilgi sisteminin varlığı

F5.3.7 Anket İzleme ve Raporlama

Goal of the Activity: Anketler aracılığıyla paydaş memnuniyet düzeyini belirlemek ve anketlerin değerlendirilmesi sonucunda anket eylem planını oluşturmak ve izlemek
Units in Which the Activity Is Carried Out: AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI, MEZUNLAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ, ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI, PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK UYGULAMA ARAŞTIRMA MERKEZİ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Anket Uygulama ve İzleme Planını hazırlanması ve duyurulması
Anketlerin yazılımlar aracılığıyla (Survey, UBYS vb) gerçekleştirilmesi
Anket değerlendirme raporlarının hazırlanması ve duyurulması
Anket eylem planlarının hazırlanması ve izlenmesi
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Yöneticisi
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.3.FR.0047 Mezun Memnuniyet Anketi
PP.5.3.FR.0048 İdari Personel Memnuniyet Anketi
PP.5.3.FR.0043 Kalite ve Akreditasyon Süreçlerine Öğrenci Katılımı Anket Formu
PP.5.3.FR.0034-Veteriner Fakültesi Hayvan Hastanesi Memnuniyet Anket Formu
PP.5.3.FR.0042 Eğiticilerin Eğitimi Eğitim Değerlendirme Anket Formu
PP.5.3.FR.0044 Dönem Bazlı Danışman Değerlendirme Anket Formu
PP.5.3.FR.0045 Danışman Görüşme Memnuniyet Anket Formu
PP.5.3.FR.0046 Ders İş Yükünün Belirlenmesi Anket Formu
PP.5.3.FR.0039 AKTS Yeterlilik Anketi
PP.5.3.FR.0021-Staj / İş Yeri Eğitimi Değerlendirme Anket Formu - İşveren
PP.5.3.FR.0023-İşveren Staj Değerlendirme Anket Formu
PP.5.3.FR.0037-İş Dünyasının Mezunların Yeterliliğini Ölçme Anket Formu
PP.5.3.FR.0012-Acil Servis Hasta Deneyimi Anket Formu (SUVAM)
PP.5.3.FR.0014-Çalışan Geri Bildirimi Anket Formu (SUVAM)
PP.5.3.FR.0017-Yatan Hasta-Hasta Deneyimi Anket Formu (SUVAM)
PP.5.3.FR.0016-Diyaliz Hizmetleri Hasta Deneyimi Anket Formu (SUVAM)
PP.5.3.FR.0033-Dış Paydaş Memnuniyet Anket Formu
PP.5.3.FR.0020-Ders Değerlendirme Anket Formu
PP.5.3.FR.0019-Akademik Personel Memnuniyet Anket Formu
PP.5.3.FR.0022-Staj / İş Yeri Eğitimi Değerlendirme Anket Formu- Öğrenci
PP.5.3.FR.0018-Öğrenci Memnuniyeti Anket Formu
PP.5.3.FR.0009-Tedarikçi Memnuniyet Anket Formu
PP.5.3.FR.0013-Ayaktan Hasta-Hasta Deneyimi Anket Formu (SUVAM)
PP.5.2.PLN.0001 OMÜ Anket Uygulama ve İzleme Planı
  • UBYS
  • Survey Yazılımı
  • Mezun Bilgi Sistemi
  • UBS
  • Elektronik Ortam
  • Fiziki Ortam
Tracking Criterion:

KG229 Sağlık Uygulama ve araştırma Merkezi Hastanesinde hasta memnuniyet düzeyi
KG230 Ağız ve Diş Sağlığı Eğitim araştırma Hastanesinde hasta memnuniyet düzeyi
KG228 Öğrenci memnuniyet düzeyi
KG241 Akademik personel memnuniyet oranı
KG240 İdari personel memnuniyet oranı
KG74 İş Dünyasının, Mezunların Yeterlilikleri İle İlgili Memnuniyet Oranı (% Olarak)
KG228 Öğrenci memnuniyet düzeyi
KG240 İdari personel memnuniyet oranı
KG241 Akademik personel memnuniyet oranı