ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Process

Back

PP5.1, R2, January 2024

Kurumsal Yönetim Süreci

Generate PDF

ENTRIES	RESOURCES	OUTPUTS
PROCESS COORDINATOR: ckurnaz@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: GENEL SEKRETERLİK, REKTÖRLÜK
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Üniversitemizin tüm idari birimlerinin verimli ve uyum içerisinde çalışmasını, Üniversitemiz Senatosu ve Kurullarının sekreterya işlemlerinin ve evrak akışının aksaklık olmadan yürütülmesini, basın yayın ve bilgi edinme faaliyetlerinin etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamak
Üniversitemiz birimlerinden Senato ve Üniversite Yönetim Kuruluna sunulan yazılar Yükseköğretime ilişkin üst yönetimin belirleyeceği konular OMÜ Sosyal ve Beşeri Bilimler Etik Kurulu Başvuruları OMÜ İş Etik Kurulu Başvuruları OMÜ Disiplin Kuruluna İtiraz Başvuruları Üniversitemiz birimlerinden Mevzuat Komisyonuna sunulan yazılar Yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirme talepleri Görüş ve Öneri Yazıları Bireysel müracaat ve talepler Kurum içi ve kurum dışından gelen yazılar E-Posta ve Mobil araçlar yoluyla gelen talepler yetkilendirmeler Havale işlemleri İş Sağlığı ve Güvenliği Kurullarının kararları Birim Risk Değerlendirmesi İşyeri Kontrol Listesi Acil Durum Planı İş Kazaları ve Meslek Hastalıkları İş Güvenliği Uzmanı, İşyeri Hekimi ve Çalışan Temsilcisi Görevlendirme Yazıları Ortak Sağlık Güvenlik Birimi Hizmet Talep Yazısı İşe Giriş ve Periyodik Muayene Formu Çalışanların Sağlık Tetkik Sonuçları	Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları İnsan Kaynağı ÜBYS KAYSİS Yasal Mevzuat Fiziki Mekân/Toplantı Salonları Web Sayfası E-İmza Zimmet Defteri Kep (Kayıtlı Elektronik Posta) Kararlar veritabanı ÜBYS Yardım Dokümanları İSG-KATİP Sistemi OMÜ SUVAM Otomasyon Sistemi Sosyal Güvenlik Kurumu E-SGK Sistemi	Kurul/ Komisyon Kararları Kurum içi ve Kurum dışına giden yazılar Kayıt Edilen Evrak Üretilen Belge Arşivlenen Belge Yönetilen Doküman Zimmetlenmiş Evrak Havale edilen evrak İş Sağlığı ve Güvenliği Kurullarının kararları Birim Risk Değerlendirme Raporu Acil Durum Planı Tahliye Planı İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi Katılım Tutanağı Tatbikat tutanağı İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bildirim Formu OSGB ve Birim Arasında Hizmet Sözleşmesi İşe Giriş ve Periyodik Muayene Formu Evrak Takvim Ajanda Afiş Dergi Kitap-Kitapçık Broşür Etiket Davetiye Stiker Web Slider Sertifika Katılım Belgesi Fidan Sertifikası Teşekkür Belgesi Haber Fotoğraf Video CD/DVD Gazete Web Haber Basın Açıklaması Promosyon Malzemeleri

Activities

F5.1.1 Basın Yayın Faaliyeti

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Üniversitemiz birimlerindeki faaliyetlerle ilgili olarak haber toplamak, kitle iletişim araçlarını kullanarak haber yaymak, çeşitli tekniklerle Üniversitemizin tanıtımını yapmak ve bu suretle kamuoyunu bilgilendirmek, protokolle ilgili işleri yürütmek, Rektörlük tarafından organize edilen tüm etkinleri takip etmek.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Haber takip ve yayımlama süreci Etkinlik takip ve yayımlama süreci Duyuru takip ve yayımlama süreci	Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Ofisi Personeli Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Ofisi Sorumlusu Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı Kurumsal İletişim Birimi Yöneticisi	PP5.3.İŞA.0007-Duyuru Yayınlama İş Akış Süreci PP5.3.İŞA.0008-Etkinlik Yayınlama İş Akış Süreci PP5.3.İŞA.0011- Haber Yayınlama İş Akış Süreci	OMÜ Bülten Dergisi Evrak Arşivleme ÜBYS ÜNİKYS
Tracking Criterion: KG772 Yayımlanmayan haber sayısı (yerel/ulusal)
Risks: Kurul komisyon gündeminde olması gereken bir konunun gündemde yer almaması İnternet üzerinden çalışan sistemlerde aksama olması Bilgi Edinme Yasası gereği yasal süre içinde cevap verilememesi Planlanan etkinliklerin dış kaynaklı nedenlerden dolayı gerçekleştirilememesi
Opportunities: Teknolojik gelişmelerin basın-yayın faaliyetleri üzerine olumlu etkisi olması

F5.1.2 Kurul Komisyon Sekretarya İşlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Üniversitemiz misyon, vizyon ve hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini etkin, verimli ve tüm birimlerimizle koordineli bir şekilde yürütmek ve Üniversitemizin üst düzey karar organı olan Senato ve Üniversite Yönetim Kurulunda alınan kararları ilgili birim ve kişilere ulaşmasını sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Üniversite Senatosu Sekretarya İşlemleri Üniversite Yönetim Kurulu Sekretarya İşlemleri Disiplin Kurulu Sekretarya İşlemleri Etik Kurullar Sekretarya İşlemleri	GEN Yazı İşleri Birimi Yöneticisi Kurul/Komisyonlar Sekreterya Personeli ORT-Sekreter	PP.5.1.FR.0001-Toplantı Tutanak Formu PP.5.1.FR.0011-Kurul Komisyon Karar Formu PP.5.1.FR.0025-Toplantı Katılım Formu PP.5.1.PRS.0002 OMÜ MEVZUAT KOMİSYONU YÖNERGESİ PP.5.1.PRS.0003 OMÜ SOSYAL VE BEŞERİ BİLİMLER ARAŞTIRMALARI ETİK KURULU YÖNERGESİ PP.5.1.PRS.0001 OMÜ ETİK İLKELERİ VE İŞ ETİK KURULU YÖNERGESİ	ÜBYS Kurum Web sayfası Kararlar Veritabanı ÜNİKYS Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG773 Kurul Komisyon üyeleri ile iletişimde yaşanılan aksaklık sayısı (yıllık) KG774 Kurul Komisyonda doküman eksikliği nedeniyle karara bağlanamayan gündem sayısı (yıllık) KG775 Kurul Komisyon gündeminde yer alması gereken ancak herhangi bir nedenle yer almayan gündem sayısı (yıllık)
Risks: Kurul Komisyon Üyeleri ile iletişimde olası aksaklıklar nedeniyle katılım yeter sayısının sağlanamaması Kurul Komisyon toplantısına ilişkin dokümanların eksik ya da yetersiz olması nedeniyle konunun karara bağlanamaması
Opportunities: Uzaktan Erişim Teknolojilerinde Yaşanan Gelişim: Özellikle pandemi sürecinde kurul ve komisyon toplantılarının uzaktan erişim yöntemleri yapılabilmesi sağlık ve zaman yönetimi açısından fırsat yaratması Teknolojik imkanlar (Toplu SMS) : Kurul Komisyon üyeleriyle iletişimde telefon ve mail’den sonra toplu SMS ile bilgilendirme yapılabilmesi olası iletişim aksaklıklarının önüne geçilmesi

F5.1.3 Yazı İşleri ve Evrak Yönetimi

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşiv oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanmak, gelen belgeleri kayıt ve havale yoluyla işleme almak aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Fiziksel evrakın ÜBYS’ye kayıt İşlemi Kurum içi ve dışından ÜBYS’ye gelen evrakın havalesi Fiziksel kayıt olan evrakın zimmet işlemi	Evrak Kayıt Ofisi Personeli Evrak Yönetimi Birimi Yöneticisi GEN Yazı İşleri Birimi Yöneticisi İç Yazışma Ofisi Personeli ORT-Yazı İşleri Personeli		ÜBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG776 Gereği zamanında yapılmamış evrak sayısı (yıllık) KG777 Üst yazı veya eklerinde hata olması nedeniyle iade/iptal edilen evrak sayısı (yıllık)
Opportunities: Kurumsal iş süreçlerini azaltıp kamu hizmetleri için daha çok vakit harcanması Kamu kurumlarının daha etkin, daha hızlı ve daha az maliyetle hizmet sunması bürokratik sürecin azalması daha çok bilime katkı sağlaması Kağıt ortamının ortadan kaldırılıp tasarruf edilmesi Kuruma olan güvenin artması Kuruma olan itibarın artması Kurumlar arasında işbirliğinin artması, paydaşlar ile daha kolay ve etkili bilgi paylaşımı yapma fırsatının olması(E-devlet)

F5.1.4 EBYS Yönetimi Faaliyeti

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşivin oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanmak, gelen belgeleri kayıt ve havale yoluyla işleme almak aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
KEP'e gelen evrakların kayıt ve havale işlemleri KEP ile gönderilen evrakın mühür ve postalama işlemleri	Evrak Yönetimi Birimi Yöneticisi ORT-EBYS Kullanıcısı	PP.5.1.PRS.0006 OMÜ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEMİ KULLANMA USUL VE ESASLARI	ÜBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG1175 KEP sistemine gelen kutusuna düşüp kayda alınamayan evrak sayısı (hatalı ve mükerrer) KG1176 KEP sistemine giden kutusuna düşüp gönderilemeyen evrak sayısı
Opportunities: Personelin elektronik süreçleri daha iyi takip etmesi sonucunda işin hızlanması Elektronik süreçte bilgi belge alışverişini etkin, hızlı güvenli bir şekilde yaparak kağıt ve zamandan tasarruf edilmesi

F5.1.5 Arşiv Yönetimi Faaliyeti

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarılması suretiyle kurumsal arşivin oluşturulması kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanılarak, gelen belgelerin kaydı havalesi ve işleme alınması aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütmektir.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Standart dosya planına göre belgenin dosyalanması, Belgelerin saklama süreleri sonunda imhası Belgelerin kurum arşivinde elektronik olarak arşivlenmesi	Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı Kurum Arşiv Personeli ORT-Birim Arşiv Personeli ORT-EBYS Kullanıcısı ORT-Yazı İşleri Personeli	PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ	ÜBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG782 Saklama Süreleri Doğru Belirmeden Yapılan Dosyalama sayısı
Opportunities: Belgelerin yıpranmasının önlenmesi Fiziki alan ve insan kaynağından tasarruf edilmesi Hızlı bir şekilde belgeye ulaşılması, kullanıcının araştırma sürecinin kısalması

F5.1.6 Bilgi Edinme

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına yardımcı olmak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Gelen Bilgi Edinme Başvurularının kayıt ve yazışma işlemleri CİMER portaldan gelen başvurularının alınması ve yazışma işlemleri ÜBYS üzerinden gelen cevap yazılarının düzenlenip imzaya sunulması İmzadan çıkan yazıların sisteme ve kişilere dönüşünün yapılması	Bilgi Edinme Ofisi Personeli Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı Kurumsal İletişim Birimi Yöneticisi	PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.1.FR.0015-Tüzel Kişi Bilgi Edinme PP.5.1.FR.0016-Gerçek Kişi Bilgi Edinme PP5.3.İŞA.0002- Bilgi Edinme Başvuruları İş Akış Süreci	CİMER Portal Bilgi Edinme Arşiv Yazılımı Web Sayfası Evrak Arşivi ÜBYS ÜNİKYS
Tracking Criterion: KG1063 Üniversitemize yapılan CİMER Başvurusu Sayısı KG1064 Üniversitemize yapılan Bilgi Edinme başvuru sayısı
Risks: CİMER portal üzerinden başvuruların geç gelmesi sonucu Bilgi Edinme Yasası gereği yasal süre içinde cevap verilememesi Birimlerden cevap yazısının geç gelmesi Bilgi Edinme Yasası gereği yasal süre içinde cevap verilememesi
Opportunities: Arşiv fiziki şartlarının iyileştirilmesi Online Bilgi Edinme başvurularının yaygınlaştırılması

F5.1.7 İş Sağlığı ve Güvenliği Çalışmaları ve Koordinasyonu

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Üniversitemiz çalışanlarına, öğrencilerine ve ziyaretçilerine sağlıklı ve güvenli bir çalışma ve eğitim-öğretim ortamı sunmak üzere birimlerimizde yürütülen İş Sağlığı ve Güvenliği çalışmalarını koordine etmek ve çalışmaların ilgili mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Çalışanların Sağlık Gözetimi Faaliyetlerinin Koordinasyonu Çalışanların İSG Eğitimlerinin Verilmesi Faaliyetlerinin Koordinasyonu Birimlerin Risk Değerlendirmesi Faaliyetlerinin Koordinasyonu Birimlerin Acil Durum Planı Hazırlama Faaliyetlerinin Koordinasyonu İş Sağlığı ve Güvenliği Üst Kurulu’nun Sekretarya Faaliyetleri	Birim İSG Çalışan Temsilcisi Birim İSG Personeli Birim İSG Sorumlusu İş Güvenliği Uzmanı İş Sağlığı ve Güvenliği Birim Yöneticisi İşyeri Hekimi Ortak Sağlık Güvenlik Birimi Ofis Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı	PP.5.1.FR.0001-Toplantı Tutanak Formu PP.5.1.FR.0011-Kurul Komisyon Karar Formu PP.5.1.FR.0025-Toplantı Katılım Formu PP.5.1.PRS.0010 OMÜ İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ KURULLARI YÖNERGESİ	İSG Katip Sistemi Onaylı Defter ÜBYS ÜNİKYS Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG785 Üniversitemizde 6331 sayılı kanundan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilme oranı (Çalışan sayısı bazında)
Risks: Birimlerimizin iş sağlığı ve güvenliği alanında ihtiyaç duyduğu insan kaynaklarının ve mali kaynakların tahsis edilememesi sonucu yasal yükümlülüklerin yerine getirilememesi, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin koordinasyonunun sağlanamaması ve üniversitemizin idari cezalar ile karşı karşıya gelmesi
Opportunities: Üniversitemizde Bakanlık onaylı faaliyet gösteren bir Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimi bulunması Çevre Düzenleme Müdürlüğü’nün idari yapısının daha etkin ve verimli çalışmaya imkan verecek şekilde değiştirilmesi

F5.1.8 Yönetim Etkinlikleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Üst Yönetim tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin planlanması ve izlenmesi
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Etkinliklerin planlanması Etkinliklerin gerçekleştirilmesi Etkinliklerin kayıt altına alınması ve izlenmesi Etkinliklerin değerlendirilmesi	ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Sekreter ORT-Süreç Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı Kurumsal İletişim Birimi Yöneticisi	PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ PP.5.1.FR.0001-Toplantı Tutanak Formu PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu PP.5.1.FR.0025-Toplantı Katılım Formu	ÜNİKYS Elektronik Ortam ÜBYS
Tracking Criterion: KG771 Planlanan etkinliklerin gerçekleştirilme oranı
Opportunities: Etkinlik takip ve yönetimi için özel olarak görevlendirilmiş yetkin çalışanlarımızın bulunması