ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP5.2, R1, Ocak 2024

Kalite Yönetim Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: ckurnaz@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Üniversitede yürütülmekte olan eğitim-öğretim, araştırma- geliştirme, topluma katkı ve yönetim sistemi faaliyetlerinin YÖKAK ölçütlerine ve belgelendirme kuruluşları standartlarına uygun olarak kalite güvence sistemi doğrultusunda izlenmesi ve iyileştirilmesi süreçlerini yönetmek
Birimler arası yazışma Kurumlar arası yazışma Kurum içi ve dışı bilgilendirme ihtiyacı Stratejik Plan Kurumsal Değişken Listesi Kurumsal Değişken Verileri Proses Planı Kalite Komisyonu Toplantı Gündemi Kalite Komisyonu Kararları Görev tanımları Organizasyon şemaları Kalite Hedefleri ve Gerçekleşme Sonuçları Süreç Yönetimi Güncelleme Formu KIDR sonuçları OMÜ İş Takvimi	Ofis Ortamı Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı İnsan Kaynağı UBYS KAYSİS-Yasal Mevzuat E-Bütçe otomasyon Sistemi ÜNİKYS yazılımı Süreç Yönetim Sistemi Geri Bildirim Yönetim Sistemi Web Sayfası	Stratejik Plan Performans Göstergeleri Hedefe Ulaşma Oranı Raporu Süreç Kartı İzleme Raporu (İzleme -Kriteri ve Riskler) İyileştirme Eylem Planı Eylem Planı İzleme Raporu ÜNİKYS raporları Birim Öz Değerlendirme Raporları Birim Geri Bildirim Raporu KİDR Komisyon Kararları Paydaş Etki Düzeyi Sonuçları Koordinatörlük Faaliyet Raporu (Etkinlik tanıtım broşürleri)

Faaliyetler

F5.2.1 Süreç Yönetimi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversitede yürütülen süreçlerin kalite güvence sistemine uygun olarak izlenmesi ve iyileştirilmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Süreç Kartlarının Takip İşlemleri Doküman Taleplerinin Alınması ve Değerlendirilmesi İşlemleri Dokümanların Oluşturulması ve Yayınlanması İşlemleri Risk Bildirimlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi Risk güncelleme işlemleri Fırsat Yönetim İşlemleri İç ve Dış Tetkik İşlemleri Yönetimin Gözden Geçirmesi İşlemleri	Doküman Yönetimi Ofis Personeli Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Risk ve Fırsat Yönetimi Ofis Personeli İç Tetkikçi ORT-Kalite Sorumlusu	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu PP.5.2.FR.0026 Risk ve Fırsat Kayıt Formu PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0001-Doküman Ekleme - Değiştirme Talep Formu PP.5.2.LST.0001 Ana Doküman Listesi PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ PP.5.2.İŞA.0001 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) TOPLANTISI İŞ AKIŞI – FAKÜLTE,MYO,YO,ENSTİTÜ PP.5.2.İŞA.0003 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) TOPLANTISI İŞ AKIŞI - ÜNİVERSİTE İDARİ BİRİMLERİ PP5.2.İŞA.0004 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) TOPLANTISI İŞ AKIŞI - ARAŞTIRMA MERKEZLERİ PP.5.2.İŞA.0015 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) TOPLANTISI İŞ AKIŞI - KOORDİNATÖRLÜKLER - UİB - BAPKOB PP.5.2.İŞA.0016 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ TOPLANTISI (YGG) İŞ AKIŞI - OMÜ PP.5.2.FR.0039 İç Tetkikçi Performans İzleme Takip Formu PP.5.2.FR.0019 OMÜ YGG-KYS Performans Raporu PP.5.2.FR.0005 İç Tetkik Katılımcı Listesi PP.5.2.FR.0007 OMÜ İç Tetkik Üst Yönetim Soru Listesi PP.5.2.FR.0020 Yönetim Gözden Geçirme (YGG) 1_2. Kademe Raporu Formu PP.5.2.FR.0003 İç Tetkik Detay Planı PP.5.2.FR.0038 İç Tetkik Bulgu ve Takip Çizelgesi PP.5.2.FR.0018 İç Tetkik Raporu PP.5.2.FR.0004 İç Tetkikçi Performans İzleme Formu PP.5.2.FR.0041 İç Tetkikçi Birim Değerlendirmesi Formu PP.5.2.FR.0040 İç Tetkikçi Ön Değerlendirme Kontrol Listesi PP.5.2.FR.0006 OMÜ İç Tetkik Ana Soru Listesi	ÜNİKYS UBYS Fiziki ortam
İzleme Kriterleri: KG787 Güncellenen doküman sayısının toplam doküman sayısına oranı KG788 Hatalı güncellenen doküman sayısının toplam güncellenen doküman sayısına oranı KG789 Uygun görülmeyen doküman talep sayısı KG790 Uygun görülmeyen risk bildirim sayısı KG791 Yüksek risk grubunda yer alan risk sayısının toplam risk sayısına oranı KG633 İç tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluk sayısı KG795 İç Tetkik sonucuna tespit edilen bulgu sayısı KG796 İç Tetkik bulguları olması rağmen birimler tarafından açılmayan DİF sayısı KG797 İç Tetkikte görev alan alan kişi sayısı KG798 İç tetkikçi eğitimi talep eden kişi sayısı KG799 YGG sonucu açılan DİF sayısı
Riskler: Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması YGG sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi Birimlerin risklerini doğru değerlendirememeleri nedeniyle sürecin başarı performansının düşmesi Olasılık/etkilerin doğru belirlenememesi nedeniyle risk puanının hatalı olması Yüksek risk grubundaki risklere DİF açılmaması nedeniyle riskin düşürülememesi Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması İç tetkik sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi
Fırsatlar: ÜNİKYS Risk ve Fırsat modülü ile üniversitenin risk ve fırsatlarının anlık takip edilebilir olması ÜNİKYS Doküman yönetimi modülü ile kontrolsüz doküman kullanımının minimuma indirilmesi İç kaynaklarla üretilen OMÜ’ye özgü ÜNİKYS yazılımının kullanılıyor olması

F5.2.2 Veri ve Gösterge Yönetimi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Hedeflerin belirlenmesi, verilerin toplanması, değerlendirilmesi, raporlandırılması ve hedeflere ulaşma durumunun izlenmesi amaçlanmaktadır.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Veri ve gösterge havuzunun güncelleme işlemleri Verilerin ve gösterge hedeflerinin girişlerinin sağlanması Raporlama işlemleri ÜNİKYS Birim ve Kullanıcı yetkilendirme İşlemleri	Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü Kurumsal Değerlendirme Birim Personeli Kurumsal Performans İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Veri ve Gösterge Yönetimi Personeli	PP.5.3.FR.0011-Veri Toplama ve Raporlama Takvimi PP.5.2.FR.0037- ÜNİKYS Gösterge Hazırlama Tablosu PP.5.2.TAL.0001 ÜNİKYS Gösterge Oluşturma Talimatı	ÜNİKYS UBYS Fiziki Arşiv Dijital Ortam
İzleme Kriterleri: KG793 Düzeltilen kurumsal veri değeri sayısı KG794 Hatalı gösterge etiketi hedef değeri sayısı KG792 Eksik kurumsal veri girişi yapan birim sayısının toplam birim sayısına oranı
Riskler: Gösterge üst hedeflerinin doğru belirlenememesi nedeniyle hedefe ulaşma raporlarının yanlış olması Kurumsal verilerin gerçek değerinin girilmemesi nedeniyle sağlıklı raporlama yapılamaması Birimlerin hedeflerini doğru belirleyememesi nedeniyle raporların hatalı hesaplanması
Fırsatlar: Veri kütüphanesi yapısıyla tekrarlı veri girişlerinin önlenmesi Gösterge kütüphanesi yapısıyla tekrarlı veri girişlerinin önlenmesi

F5.2.3 Kurumsal Değerlendirme Yönetimi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Kurumsal Değerlendirme süreçlerini gerçekleştirmek ve takibini yapmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, GENEL SEKRETERLİK, İdari Birimler
Kalite Komisyonu İşlemleri Kurum İç Değerlendirme Süreci Kurum Dış Değerlendirme Süreci YÖKAK Bilgi Yönetim Sistemi İşlemleri	Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü Kurumsal Değerlendirme Birim Personeli ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı	PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ POL0005-OMÜ KALİTE POLİTİKASI	ÜNİKYS UBYS Fiziki Arşiv Dijital Ortam
İzleme Kriterleri: KG800 Kalite Komisyonu tarafından uygun görülen kanıt sayısı
Riskler: Kurum İç değerlendirme sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi
Fırsatlar: Kurumda değerlendirme süreçleri hakkında farkındalık oluşması BİDR/KİDR, İç tetkik ve YGG’nin ÜNİKYS üzerinden gerçekleştirilmesi ile takip edilebilirliğinin sağlanması

F5.2.4 Kurumsal Performans İzleme ve İyileştirme Yönetimi

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Programların akreditasyon altyapısını güçlendirmek, kalite ölçütlerine uyumlaştırmak, sıralama kuruluşlarında görünürlülüğünü artırmak ve eğitim öğretim performansını izlemek ve yürütülen faaliyetlerin iyileştirilmesini sağlamak, üniversitemizin ulusal / uluslararası görünürlüğünü arttırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Eylem Planlarının hazırlanması, izlenmesi ve raporlanması Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetlerin izlenmesi ve raporlanması Düzeltme faaliyetleri	Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü Kurumsal Performans İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu PP.5.1.PLN.0001-Eylem Planı Takip Çizelgesi	ÜNİKYS UBYS Dijital Ortam Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
Riskler: Eylem planından birimler tarafından açılan DİF takibinin yapılmaması ve PUKO çevriminin tamamlanamaması Birimlerin eylem planlarında kendilerine verilen görevleri yapma konusunda isteksiz olması nedeniyle eylemlerin gerçekleştirilememesi DİF ve Düzeltme kayıtları hakkında bilgi yetersizliği sebebiyle hatalı işlem yapılması Uluslararası sıralama kuruluşlarının talep ettiği verilerin eksik/hatalı veya geç gönderilmesi sebebiyle üniversitenin daha düşük sırada yer alması Zamanında gönderilmeyen ERK ara ve sonuç raporu nedeniyle sürecin uzaması Eylem planlarının uygulanabilir olmaması nedeniyle gerekli iyileştirmelerin yapılamaması Ders açma taleplerinin müfredata uygun olmaması nedeniyle kalite süreçlerinin yavaşlaması
Fırsatlar: Eğitimde revizyon kılavuzu kontrol kriterleri ile kalite ölçütlerine tam uyumun sağlanması Ar-ge revizyon kılavuzu ile sıralama kuruluşlarında görünürlüğün artması Birimlerin iyileştirme süreçlerini benimseyerek sürece katkıda bulunması Üst yönetimin iyileştirme yönetimini içselleştirerek liderlik etmesi

F5.2.5 Akreditasyon İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Programların akreditasyon altyapısını güçlendirmek, eğitim öğretim performansını izlemek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Program akreditasyon işlemleri Akreditasyon Mentor Uygulama Programı işlemleri Eğitim Öğretim Performans Ölçeği İşlemleri	Eğitim Öğretim Performansını Ölçme, Değerlendirme ve Geliştirme Komisyonu Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü Öğretim Elemanı ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Bölüm Başkanı Dekan Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü	PP.1.2.PRS.0040 OMÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM PERFORMANSINI DEĞERLENDİRME PROSEDÜRÜ PP.1.2.FR.0037-Eğitim Öğretim Performansı Değerlendirmesi Öğretim Elemanı Geri Bildirim Formu PP.1.2.FR.0038-Eğitim Öğretim Performansı Birim Geri Bildirim Formu PP.5.3.FR.0020-Ders Değerlendirme Anket Formu PP.1.2.FR.0006-Eğitim Öğretim Performansı Birim Amiri Değerlendirme Formu PP.1.1.FR.0022-Akreditasyon Mentör Uygulama Programı Mentor Program Değerlendirme Formu PP.1.1.FR.0023-Akreditasyon Mentör Uygulama Programı Birim Mentor Değerlendirme Formu PP.1.1.FR.0026 Akreditasyon Mentör Uygulama Programı Akademik Birim Ziyaret Değerlendirme Raporu PP.5.2.PRS.0009 OMÜ AKREDİTASYON MENTÖR UYGULAMA PROGRAMI İZLEME KOMİSYONU VE MENTORLERİ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI	ÜNİKYS UBYS Dijital Ortam Fiziki Arşiv eopd.omu.edu.tr
İzleme Kriterleri: KG1177 Akreditasyon kuruluşlarında görev alan akademik personel sayısı KG805 Ders tanıtım dosyasını eopd sisteminde yüklemeyen akademisyen sayısı
Riskler: Akademisyen direnci nedeniyle akredite program sayısının artırılamaması Ders tanıtım dosyasının zamanında yüklenememesi nedeniyle bölüm/fakülte ortalamasının gerçek performansının ortaya konulamaması Eğitim öğretim performans ölçeği için ihtiyaç duyulan verilerin birimlerden eksik ve yanlış alınması sebebiyle öğretim elemanlarının gerçek performansının ortaya konulamaması
Fırsatlar: Eğitim öğretim performans ölçeği için eopd.omu.edu.tr sistemi kullanıldığından sürekliliğin sağlanması

F5.2.6 Yaygınlaştırma ve Danışmanlık İşlemleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Üniversite genelinde kalite güvence sistemi farkındalığını arttırmak ve ÜNİKYS ticarileştirme danışmanlık hizmeti vermek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
ÜNİKYS Yazılım işlemleri (kurgu, test, bilgi notu vb) KGS Eğitim İşlemleri Kalite Kültürünü Yaygınlaştırma Etkinlikleri İşlemleri Koordinatörlük Web sayfası işlemleri	Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Yaygınlaştırma ve Danışmanlık Birimi Personeli BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Yazılım Geliştirme Birimi Personeli	PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ	ÜNİKYS UBYS Dijital Ortam Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG809 Verilen kalite güvencesi eğitimi sayısı KG810 Ticarileştirme ile anlaşılan kurum sayısı
Riskler: Eğitim içeriklerinin yetersiz olması nedeniyle paydaş farkındalığının oluşmaması
Fırsatlar: Kalite Koordinatörlüğü kurgu ekibinin sürece hakim ve tecrübeli oluşu ÜNİKYS yazılımcısının konuya hakim ve tecrübeli oluşu