Süreç
PP4.7, R3, Nisan 2024
Kültürel ve Sosyal Hizmetler Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: ckurnaz@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Başta öğrencilerin barınma, beslenme, çalışma, dinlenme ve ilgi alanlarına göre boş zamanlarını değerlendirme, yeni ilgi alanları kazanmalarına imkan sağlayarak, sosyal durumlarının iyileşmesine, yetenek ve kişiliklerinin sağlıklı bir şekilde gelişmesine imkan verecek hizmetler olmak üzere tüm paydaşlarına kaliteli hizmet sunmak
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
-
Aylık Yemek Menüsü
-
Araç Ruhsatı
-
Başvuru Formu/Dilekçesi
-
Birimler Arası Yazışma
-
Davet Yazısı
-
Görevlendirme Belgesi
-
Kafile Listesi
-
Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırma Talep Formu
-
Kısmi Zamanlı Öğrenci Başvuru ve Değerlendirme Formu
-
Kimlik Kartı
-
Kimlik Talep Formu
-
Kurum Dışı Yazışma
-
Konaklama Formu
-
Öğrenci Belgesi
-
Pasaport
-
Sağlık Raporu
-
Topluluk Kurucu Üye Formu
-
Üyelik Formu
-
Üye Sözleşmesi
-
Vesikalık Fotoğraf
-
Basım Makinesi
-
UBYS
-
Eğitim Materyalleri
-
Enerji (doğalgaz, elektrik vb.)
-
Fiziki Mekân
-
KAYSİS
-
Kimlik Kartı -Yemek Sevk Araçları
-
Konaklama Demirbaşları
-
İnsan Kaynağı
-
Mutfak ve Yemekhane Demirbaşları
-
Ofis Ortamı
-
OMÜ İş Takvimi
-
Plaka Tanıma Sistemi
-
Spor Malzemeleri
-
Spor ve Salon Demirbaşları
-
Tanıtım Materyalleri
-
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Yazılımlar
-
Turnike ve Geçiş Sistemleri
-
TÜSF Ekstranet Programı
-
Yasal Mevzuat
-
Yemek Üretim Malzemeleri
-
Erişilebilirlik Ödülleri
-
Fidan Sertifikası
-
Gündüz Bakımevi Kayıt Protokolü
-
Hizmet Faturası veya Tahsilat Makbuzu
-
Kısmi Zamanlı Öğrenci Listesi
-
Kısmi Zamanlı SGK Tescili
-
Kısmi Zamanlı Ücret Bordrosu
-
Kimlik/Giriş Kartı
-
İş Bitirme Tutanağı
-
Malzeme Teslim Tutanağı
-
Mezun Hologramı
-
Organizasyon Destek Hizmeti
-
Öğrenci Butiği Cari Hesap Kartı
-
Öğrenci Temsilciliği Seçim Sonuç Tutanağı
-
Öğrenci Topluluğu Kuruluş Kararı
-
Öğrenci Topluluk Etkinlikleri
-
Öğrenci Yurdu Kesin Kayıtları
-
Turnike Geçişleri
-
Üniversite Seçim Kurulu Kararı
-
Üretilen Kimlik Kartı
-
Üretilen Yemek
-
Üye Kaydı
-
Üyelik Kartı
-
Sporcu Lisansı
-
Salon Tahsis Kaydı
-
Yemek Bursu Öğrenci Listesi
Faaliyetler
F4.7.1 Beslenme Hizmetleri
F4.7.2 Barınma hizmetleri
F4.7.3 Konaklama Hizmetleri
F4.7.4 Öğrenci Toplulukları ve Spor Takımları Yönetimi
F4.7.5 Sosyal ve Kültürel Faaliyet Salonlarından Yararlandırma Hizmeti
F4.7.6 Burs ve Yardım
F4.7.7 Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırılması
Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesi öğrencilerinin ders saati dışındaki boş zamanlarında ilgi ve yetenekleri doğrultusunda geçici işlerde çalıştırılarak, uygulama becerisi ve iş disiplini edinmiş üretken bireyler olarak topluma katkı sunma sürecini yönetmek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Kısmı Zamanlı olarak çalıştıracak birimlerin kontenjanlarının belirlenmesi işlemleri
- Kısmı zamanlı Öğrenci çalıştırma duyuru, başvuru, değerlendirme ve işe giriş işlemleri
- Kısmı zamanlı olarak çalışan öğrencilerin ücret ödeme işlemleri
- Kısmı zamanlı olarak çalışan öğrencilerin ayrılış işlemleri
SKSDB Sosyal Hizmetler Birim Yöneticisi
SKSDB Sosyal Hizmetler Ofisi Personeli
Kısmi Zamanlı Öğrenci Tahakkuk Birimi Personeli
PP.4.7.FR.0066-Birimlerde Çalışacak Kısmi Zamanlı Öğrenci Listesi
PP.4.7.FR.0086-Kısmi Zamanlı Öğrenci Devam Takip Formu
PP.4.7.FR.0147-Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırma Sözleşmesi
PP.4.7.FR.0011-Kısmi Zamanlı Öğrenci Başvuru ve Değerlendirme Formu
PP.4.7.FR.0012-Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırma Talep Formu
PP.4.3.FR.0057 Çalışma Puantajı
PP.4.7.PRS.0005 OMÜ KISMİ ZAMANLI ÖĞRENCİ ÇALIŞTIRMA YÖNERGESİ
PP.4.7.İŞA.0021-Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırılması İş Akış Süreci
PP.4.7.İŞA.0022-Kısmi Zamanlı Öğrenci Maaş Tahakkuk İş Akış Süreci
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
ORG.0059 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması
PP.4.7.FR.0175-SGK İlişik Beyan ve Taahhütname Formu
PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE
PP.4.3.GEN.0001-OMÜ İŞ KANUNUNA TABİ PERSONEL GENELGESİ
PP.4.5.GEN.0001-OMÜ ISITMA SİSTEMLERİNİ İŞLETME VE KULLANMA GENELGESİ
PP.4.5.GEN.0003-OMÜ ZİMMETTEKİ TAŞINIRLARIN İADESİ HAKKINDA GENELGE
PP.4.7.GEN.0001-OMÜ TÜTÜN KULLANIMI GENELGESİ
PP.5.1.GEN.0001-OMÜ İMZA DEVRİ ve EVRAK AKIŞI GENELGESİ
-
UBYS
-
Kısmi Zamanlı Öğrenci Başvuru Yazılımı (OMU Portal)
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG740 Kısmi Zamanlı olarak çalıştırılan öğrenci sayısının birimlerce talep edilen kısmi zamanlı çalışma için başvuran öğrenci sayısına oranı
Riskler: İşe giriş ve çıkış bildirgesinin yasal süresinde düzenlenmemesi nedeniyle idari para cezasına maruz kalınması
Fırsatlar: Üniversitemiz birimlerinde ihtiyaç duyulan ve temininde güçlük çekilen bilgi ve beceriye dayalı ürünler (yazılım gibi) için insan kaynağının sağlanması
F4.7.8 Gündüz Bakımevi Hizmetleri
F4.7.9 Üniversite Kimlik Kartı Basım Hizmeti
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz personel ve öğrencileri ile diğer paydaşlarının kampüslere giriş/çıkış yapması ve kurum hizmetlerinden yararlanmalarında kullanılacak kimlik kartlarının oluşturulması ve kullanımı sürecini yönetmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Personel ve Öğrenci Kimlik Kartı başvuru, basım ve teslim İşlemleri
- Kimlik kartlarının süresi sonunda imha edilmesi işlemleri
- Raporlama işlemleri
İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Personeli
ORT-Taşınır Kayıt Yetkilisi
ORT-Taşınır Kontrol Yetkilisi
SKSDB Beslenme Hizmetleri Birim Sorumlusu
SKSDB Beslenme Hizmetleri Birim Yöneticisi
SKSDB Kimlik ve Otomasyon Ofisi Personeli
SKSDB Kimlik ve Otomasyon Ofisi Sorumlusu
SKSDB Yemekhane Gelirleri Sorumlusu
SKSDB Yemekhane Otomasyon Görevlisi
Teknik Destek Personeli
PP.4.7.FR.0087-Kimlik Kartı Teslim Formu (Birim)
PP.4.7.FR.0114-Yemekhaneler Ücretli - Ücretsiz Geçiş İcmal Formu
PP.4.7.FR.0152-Kimlik Kartı İcmal Formu
PP.4.7.FR.0153-Kimlik Kartı İmha Formu
PP.4.7.FR.0001-Kimlik Grubu Değiştirme Talep Formu
PP.4.7.FR.0163-Kimlik Kartı Başvurusu Formu
PP.4.3.PRS.0008 OMÜ KİMLİK KARTI YÖNERGESİ
PP.4.7.İŞA.0028-Personel ve Öğrenci Kimlik Kartı Basımı İş Akış Süreci
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
ORG.0059 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması
PP.4.7.FR.0193 Kimlik Kartı Teslim Formu (Kişi)
PP.4.8.FR.0005-Cihaz Bakım Takip Formu
-
UBYS
-
Akıllı Kart Sistemi
-
Yemekhane Otomasyon Sistemi
İzleme Kriterleri: KG743 Hatalı basılan kimlik kartı sayısı/Basılan kimlik kartı sayısı
Riskler: Çeşitli nedenlerle (mezuniyet, emeklilik, nakil, istifa, ilişik kesilme vb.) Üniversitemizden ayrılan personel ve öğrenci kimliklerinin teslim alınmaması ve otomasyon sistemlerinden iptal işleminin yapılmaması
Fırsatlar: Öğrenci Kimlik Kartlarında mezun hologramı kullanımı ile maliyet ve iş yükü tasarrufu sağlanması
Kimlik kartlarının birçok hizmet alanına (yemekhane, havuz, geçiş sistemleri gibi) entegre edilebilmesi
F4.7.10 Otopark Hizmetleri
F4.7.11 Organizasyon Destek Hizmetleri
F4.7.12 Engelli Öğrenci Hizmetleri
F4.7.13 Öğrenci Temsilciliği Faaliyetleri
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz eğitim öğretim birimlerine kayıtlı öğrenciler ile yönetim organları arasında etkili bir iletişim kurarak öğrencilerin beklenti ve isteklerini yönetim organlarına iletmek ve öğrencilerin eğitim-öğretim konusundaki kararlara katılımını sağlamak amacıyla oluşturulacak öğrenci temsilciliklerinin belirlenmesi sürecini yönetmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Öğrenci Konseyi seçim takvimi hazırlanması
- Duyuruların yapılması
- Başvuru işlemleri
- Seçimin uygulanması
- Sonucun raporlanması
SKSDB Kültür Hizmetleri Ofisi Personeli
SKSDB Kültür ve Spor Birimi Yöneticisi
PP.4.7.PRS.0015 OMÜ ÖGRENCİ KONSEYİ YÖNERGESİ
PP.4.7.İŞA.0008-Öğrenci Konseyi İş Akış Süreci
ORG.0059 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması
PP.4.7.FR.0184 Öğrenci Konseyi Seçim Pusulası
PP.4.7.FR.0183 Öğrenci Konseyi Yönetim Kurulu Seçim Tutanağı
PP.4.7.FR.0182 Öğrenci Temsilciliği Seçim Tutanağı
PP.4.7.FR.0211 Öğrenci Temsilci Adayı Başvuru Dilekçesi
-
UBYS
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG747 Öğrenci Temsilciliği seçimi yapılamayan bölüm/program sayısı / Toplam bölüm/program sayısı
Riskler: Öğrenci temsilciliği seçimlerinin ilgili mevzuat esaslarına uygun olarak yapılmaması nedeniyle anlaşmazlıklar yaşanması ve bu nedenle Üniversitenin kamuoyunda imaj kaybına uğraması
Fırsatlar: Öğrenci konsey çalışmalarında sekretarya hizmeti yapılıyor olması ile etkinliklerin kontrolü ve takibinin sağlanması
Öğrenci konsey faaliyetlerinin üniversitemiz organizasyon çalışmalarına katkı sağlaması (prestij)
F4.7.14 Spor Tesislerinden Yararlandırma Hizmeti
F4.7.15 SKSDB Birimleri Teknik Destek ve Bakım Onarım Hizmeti
Kültürel ve Sosyal Hizmetler Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: ckurnaz@omu.edu.tr | ||
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI | ||
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
SÜRECİN AMACI: Başta öğrencilerin barınma, beslenme, çalışma, dinlenme ve ilgi alanlarına göre boş zamanlarını değerlendirme, yeni ilgi alanları kazanmalarına imkan sağlayarak, sosyal durumlarının iyileşmesine, yetenek ve kişiliklerinin sağlıklı bir şekilde gelişmesine imkan verecek hizmetler olmak üzere tüm paydaşlarına kaliteli hizmet sunmak | ||
GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
---|---|---|
|
|
|
F4.7.1 Beslenme Hizmetleri
F4.7.2 Barınma hizmetleri
F4.7.3 Konaklama Hizmetleri
F4.7.4 Öğrenci Toplulukları ve Spor Takımları Yönetimi
F4.7.5 Sosyal ve Kültürel Faaliyet Salonlarından Yararlandırma Hizmeti
F4.7.6 Burs ve Yardım
F4.7.7 Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırılması
Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesi öğrencilerinin ders saati dışındaki boş zamanlarında ilgi ve yetenekleri doğrultusunda geçici işlerde çalıştırılarak, uygulama becerisi ve iş disiplini edinmiş üretken bireyler olarak topluma katkı sunma sürecini yönetmek. | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
SKSDB Sosyal Hizmetler Birim Yöneticisi SKSDB Sosyal Hizmetler Ofisi Personeli Kısmi Zamanlı Öğrenci Tahakkuk Birimi Personeli |
PP.4.7.FR.0066-Birimlerde Çalışacak Kısmi Zamanlı Öğrenci Listesi PP.4.7.FR.0086-Kısmi Zamanlı Öğrenci Devam Takip Formu PP.4.7.FR.0147-Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırma Sözleşmesi PP.4.7.FR.0011-Kısmi Zamanlı Öğrenci Başvuru ve Değerlendirme Formu PP.4.7.FR.0012-Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırma Talep Formu PP.4.3.FR.0057 Çalışma Puantajı PP.4.7.PRS.0005 OMÜ KISMİ ZAMANLI ÖĞRENCİ ÇALIŞTIRMA YÖNERGESİ PP.4.7.İŞA.0021-Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırılması İş Akış Süreci PP.4.7.İŞA.0022-Kısmi Zamanlı Öğrenci Maaş Tahakkuk İş Akış Süreci PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ ORG.0059 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması PP.4.7.FR.0175-SGK İlişik Beyan ve Taahhütname Formu PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE PP.4.3.GEN.0001-OMÜ İŞ KANUNUNA TABİ PERSONEL GENELGESİ PP.4.5.GEN.0001-OMÜ ISITMA SİSTEMLERİNİ İŞLETME VE KULLANMA GENELGESİ PP.4.5.GEN.0003-OMÜ ZİMMETTEKİ TAŞINIRLARIN İADESİ HAKKINDA GENELGE PP.4.7.GEN.0001-OMÜ TÜTÜN KULLANIMI GENELGESİ PP.5.1.GEN.0001-OMÜ İMZA DEVRİ ve EVRAK AKIŞI GENELGESİ |
|
İzleme Kriterleri: KG740 Kısmi Zamanlı olarak çalıştırılan öğrenci sayısının birimlerce talep edilen kısmi zamanlı çalışma için başvuran öğrenci sayısına oranı |
|||
Riskler: İşe giriş ve çıkış bildirgesinin yasal süresinde düzenlenmemesi nedeniyle idari para cezasına maruz kalınması |
|||
Fırsatlar: Üniversitemiz birimlerinde ihtiyaç duyulan ve temininde güçlük çekilen bilgi ve beceriye dayalı ürünler (yazılım gibi) için insan kaynağının sağlanması |
F4.7.8 Gündüz Bakımevi Hizmetleri
F4.7.9 Üniversite Kimlik Kartı Basım Hizmeti
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz personel ve öğrencileri ile diğer paydaşlarının kampüslere giriş/çıkış yapması ve kurum hizmetlerinden yararlanmalarında kullanılacak kimlik kartlarının oluşturulması ve kullanımı sürecini yönetmek | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Personeli ORT-Taşınır Kayıt Yetkilisi ORT-Taşınır Kontrol Yetkilisi SKSDB Beslenme Hizmetleri Birim Sorumlusu SKSDB Beslenme Hizmetleri Birim Yöneticisi SKSDB Kimlik ve Otomasyon Ofisi Personeli SKSDB Kimlik ve Otomasyon Ofisi Sorumlusu SKSDB Yemekhane Gelirleri Sorumlusu SKSDB Yemekhane Otomasyon Görevlisi Teknik Destek Personeli |
PP.4.7.FR.0087-Kimlik Kartı Teslim Formu (Birim) PP.4.7.FR.0114-Yemekhaneler Ücretli - Ücretsiz Geçiş İcmal Formu PP.4.7.FR.0152-Kimlik Kartı İcmal Formu PP.4.7.FR.0153-Kimlik Kartı İmha Formu PP.4.7.FR.0001-Kimlik Grubu Değiştirme Talep Formu PP.4.7.FR.0163-Kimlik Kartı Başvurusu Formu PP.4.3.PRS.0008 OMÜ KİMLİK KARTI YÖNERGESİ PP.4.7.İŞA.0028-Personel ve Öğrenci Kimlik Kartı Basımı İş Akış Süreci PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ ORG.0059 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması PP.4.7.FR.0193 Kimlik Kartı Teslim Formu (Kişi) PP.4.8.FR.0005-Cihaz Bakım Takip Formu |
|
İzleme Kriterleri: KG743 Hatalı basılan kimlik kartı sayısı/Basılan kimlik kartı sayısı |
|||
Riskler: Çeşitli nedenlerle (mezuniyet, emeklilik, nakil, istifa, ilişik kesilme vb.) Üniversitemizden ayrılan personel ve öğrenci kimliklerinin teslim alınmaması ve otomasyon sistemlerinden iptal işleminin yapılmaması |
|||
Fırsatlar: Öğrenci Kimlik Kartlarında mezun hologramı kullanımı ile maliyet ve iş yükü tasarrufu sağlanması |
F4.7.10 Otopark Hizmetleri
F4.7.11 Organizasyon Destek Hizmetleri
F4.7.12 Engelli Öğrenci Hizmetleri
F4.7.13 Öğrenci Temsilciliği Faaliyetleri
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz eğitim öğretim birimlerine kayıtlı öğrenciler ile yönetim organları arasında etkili bir iletişim kurarak öğrencilerin beklenti ve isteklerini yönetim organlarına iletmek ve öğrencilerin eğitim-öğretim konusundaki kararlara katılımını sağlamak amacıyla oluşturulacak öğrenci temsilciliklerinin belirlenmesi sürecini yönetmek | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
SKSDB Kültür Hizmetleri Ofisi Personeli SKSDB Kültür ve Spor Birimi Yöneticisi |
PP.4.7.PRS.0015 OMÜ ÖGRENCİ KONSEYİ YÖNERGESİ PP.4.7.İŞA.0008-Öğrenci Konseyi İş Akış Süreci ORG.0059 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması PP.4.7.FR.0184 Öğrenci Konseyi Seçim Pusulası PP.4.7.FR.0183 Öğrenci Konseyi Yönetim Kurulu Seçim Tutanağı PP.4.7.FR.0182 Öğrenci Temsilciliği Seçim Tutanağı PP.4.7.FR.0211 Öğrenci Temsilci Adayı Başvuru Dilekçesi |
|
İzleme Kriterleri: KG747 Öğrenci Temsilciliği seçimi yapılamayan bölüm/program sayısı / Toplam bölüm/program sayısı |
|||
Riskler: Öğrenci temsilciliği seçimlerinin ilgili mevzuat esaslarına uygun olarak yapılmaması nedeniyle anlaşmazlıklar yaşanması ve bu nedenle Üniversitenin kamuoyunda imaj kaybına uğraması |
|||
Fırsatlar: Öğrenci konsey çalışmalarında sekretarya hizmeti yapılıyor olması ile etkinliklerin kontrolü ve takibinin sağlanması |