Süreç
PP5.2, R1, Ocak 2023
Kalite Yönetim Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Üniversitede yürütülmekte olan eğitim-öğretim, araştırma- geliştirme, topluma katkı ve yönetim sistemi faaliyetlerinin YÖKAK ölçütlerine ve belgelendirme kuruluşları standartlarına uygun olarak kalite güvence sistemi doğrultusunda izlenmesi ve iyileştirilmesi süreçlerini yönetmek
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
-
Birimler arası yazışma
-
Kurumlar arası yazışma
-
Kurum içi ve dışı bilgilendirme ihtiyacı
-
Stratejik Plan
-
Kurumsal Değişken Listesi
-
Kurumsal Değişken Verileri
-
Proses Planı
-
Kalite Komisyonu Toplantı Gündemi
-
Kalite Komisyonu Kararları
-
Görev tanımları
-
Organizasyon şemaları
-
Kalite Hedefleri ve Gerçekleşme Sonuçları
-
Süreç Yönetimi Güncelleme Formu
-
KIDR sonuçları
-
OMÜ İş Takvimi
-
Ofis Ortamı
-
Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı
-
İnsan Kaynağı
-
UBYS
-
KAYSİS-Yasal Mevzuat
-
E-Bütçe otomasyon Sistemi
-
ÜNİKYS yazılımı
-
Süreç Yönetim Sistemi
-
Geri Bildirim Yönetim Sistemi
-
Web Sayfası
-
Stratejik Plan
-
Performans Göstergeleri Hedefe Ulaşma Oranı Raporu
-
Süreç Kartı İzleme Raporu (İzleme -Kriteri ve Riskler)
-
İyileştirme Eylem Planı
-
Eylem Planı İzleme Raporu
-
ÜNİKYS raporları
-
Birim Öz Değerlendirme Raporları
-
Birim Geri Bildirim Raporu
-
KİDR
-
Komisyon Kararları
-
Paydaş Etki Düzeyi Sonuçları
-
Koordinatörlük Faaliyet Raporu (Etkinlik tanıtım broşürleri)
Faaliyetler
F5.2.1 Süreç Yönetimi
Faaliyetin Amacı: Üniversitede yürütülen süreçlerin kalite güvence sistemine uygun olarak izlenmesi ve iyileştirilmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Süreç Kartlarının Takip İşlemleri
- Doküman Taleplerinin Alınması ve Değerlendirilmesi İşlemleri
- Dokümanların Oluşturulması ve Yayınlanması İşlemleri
- Risk Bildirimlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi
- Risk güncelleme işlemleri
- Fırsat Yönetim İşlemleri
Doküman Yönetimi Ofis Personeli
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
Risk ve Fırsat Yönetimi Ofis Personeli
Kalite El Kitabı
PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ
PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu
PP.5.2.FR.0026 Risk ve Fırsat Kayıt Formu
PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu
PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu
PP.5.2.FR.0001-Doküman Ekleme - Değiştirme Talep Formu
PP.5.2.LST.0001 Ana Doküman Listesi
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Fiziki ortam
İzleme Kriterleri: KG787 Güncellenen doküman sayısının toplam doküman sayısına oranı
KG788 Hatalı güncellenen doküman sayısının toplam güncellenen doküman sayısına oranı
KG789 Uygun görülmeyen doküman talep sayısı
KG790 Uygun görülmeyen risk bildirim sayısı
KG791 Yüksek risk grubunda yer alan risk sayısının toplam risk sayısına oranı
Riskler: Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması
Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması
Birimlerin risklerini doğru değerlendirememeleri nedeniyle sürecin başarı performansının düşmesi
Olasılık/etkilerin doğru belirlenememesi nedeniyle risk puanının hatalı olması
Yüksek risk grubundaki risklere DİF açılmaması nedeniyle riskin düşürülememesi
Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması
Fırsatlar: ÜNİKYS Risk ve Fırsat modülü ile üniversitenin risk ve fırsatlarının anlık takip edilebilir olması
ÜNİKYS Doküman yönetimi modülü ile kontrolsüz doküman kullanımının minimuma indirilmesi
İç kaynaklarla üretilen OMÜ’ye özgü ÜNİKYS yazılımının kullanılıyor olması
F5.2.2 Veri ve Gösterge Yönetimi
Faaliyetin Amacı: Hedeflerin belirlenmesi, verilerin toplanması, değerlendirilmesi, raporlandırılması ve hedeflere ulaşma durumunun izlenmesi amaçlanmaktadır.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Veri ve gösterge havuzunun güncelleme işlemleri
- Verilerin ve gösterge hedeflerinin girişlerinin sağlanması
- Raporlama işlemleri
- ÜNİKYS Birim ve Kullanıcı yetkilendirme İşlemleri
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
Kurumsal Değerlendirme Birim Personeli
Kurumsal Performans İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
Veri ve Gösterge Yönetimi Personeli
PP.5.3.FR.0011-Veri Toplama ve Raporlama Takvimi
PP.5.2.FR.0037- UNİKYS Gösterge Hazırlama Tablosu
PP.5.2.TAL.0001 UNIKYS Gösterge Oluşturma Talimatı
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Fiziki Arşiv
-
Dijital Ortam
İzleme Kriterleri: KG793 Düzeltilen kurumsal veri değeri sayısı
KG794 Hatalı gösterge etiketi hedef değeri sayısı
KG792 Eksik kurumsal veri girişi yapan birim sayısının toplam birim sayısına oranı
Riskler: Gösterge üst hedeflerinin doğru belirlenememesi nedeniyle hedefe ulaşma raporlarının yanlış olması
Kurumsal verilerin gerçek değerinin girilmemesi nedeniyle sağlıklı raporlama yapılamaması
Birimlerin hedeflerini doğru belirleyememesi nedeniyle raporların hatalı hesaplanması
Fırsatlar: Veri kütüphanesi yapısıyla tekrarlı veri girişlerinin önlenmesi
Gösterge kütüphanesi yapısıyla tekrarlı veri girişlerinin önlenmesi
F5.2.3 Kurumsal Değerlendirme Yönetimi
F5.2.4 Kurumsal Performans İzleme ve İyileştirme Yönetimi
Faaliyetin Amacı: Programların akreditasyon altyapısını güçlendirmek, kalite ölçütlerine uyumlaştırmak, sıralama kuruluşlarında görünürlülüğünü artırmak ve eğitim öğretim performansını izlemek ve yürütülen faaliyetlerin iyileştirilmesini sağlamak, üniversitemizin ulusal / uluslararası görünürlüğünü arttırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Eğitimde Revizyon İşlemleri
- Ar-Ge Revizyon İşlemleri
- Eğitim Öğretim Performans Ölçeği
- Eylem Planlarının hazırlanması, izlenmesi ve raporlanması
- Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetlerin izlenmesi ve raporlanması
- Düzeltme faaliyetleri
Kalite Komisyonu
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
Kurumsal Performans İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
Kalite El Kitabı
PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ
PP.1.2.FR.0036-Öğretim Elemanı Ders Tanıtım Formu
PP.1.2.FR.0038-Eğitim Öğretim Performansı Birim Geri Bildirim Formu
PP.1.2.FR.0094-Eğitim-Öğretim Performansı Değerlendirme Takvimi
PP.1.2.FR.0095-Eğitim-Öğretim Performans Ölçüm Formu
PP.1.2.FR.0006-Eğitim Öğretim Performansı Birim Amiri Değerlendirme Formu
PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu
PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu
PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu
PP.5.3.FR.0020-Ders Değerlendirme Anket Formu
PP.1.2.PRS.0032 OMÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM PERFORMANSININ DEĞERLENDİRİLMESİNE AİT USUL VE ESASLAR
PP.5.1.PLN.0001-Eylem Planı Takip Çizelgesi
PP1.2.KLV.0002-Eğitimde Revizyon İzleme ve Yönlendirme Kılavuzu
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
-
eopd.omu.edu.tr
İzleme Kriterleri: KG801 Uygun görülmeyen ders açma talebi sayısı
KG802 Zamanında gönderilmeyen ara ve sonuç raporu sayısı
KG156 Üniversitenin THE’ya göre dünya sıralaması
KG803 Greenmetric index sıralaması
KG804 TUBİTAK Girişimci ve Yenilikçi üniversite endeksi
KG805 Ders tanıtım dosyasını eopd sisteminde yüklemeyen akademisyen sayısı
Riskler: Eylem planından birimler tarafından açılan DİF takibinin yapılmaması ve PUKO çevriminin tamamlanamaması
Ders tanıtım dosyasının zamanında yüklenememesi nedeniyle bölüm/fakülte ortalamasının gerçek performansının ortaya konulamaması
Birimlerin eylem planlarında kendilerine verilen görevleri yapma konusunda isteksiz olması nedeniyle eylemlerin gerçekleştirilememesi
DİF ve Düzeltme kayıtları hakkında bilgi yetersizliği sebebiyle hatalı işlem yapılması
Uluslararası sıralama kuruluşlarının talep ettiği verilerin eksik/hatalı veya geç gönderilmesi sebebiyle üniversitenin daha düşük sırada yer alması
Zamanında gönderilmeyen ERK ara ve sonuç raporu nedeniyle sürecin uzaması
Eylem planlarının uygulanabilir olmaması nedeniyle gerekli iyileştirmelerin yapılamaması
Eğitim öğretim performans ölçeği için ihtiyaç duyulan verilerin birimlerden eksik ve yanlış alınması sebebiyle öğretim elemanlarının gerçek performansının ortaya konulamaması
Ders açma taleplerinin müfredata uygun olmaması nedeniyle kalite süreçlerinin yavaşlaması
Fırsatlar: Eğitim öğretim performans ölçeği için eopd.omu.edu.tr sistemi kullanıldığından sürekliliğin sağlanması
Eğitimde revizyon kılavuzu kontrol kriterleri ile kalite ölçütlerine tam uyumun sağlanması
Ar-ge revizyon kılavuzu ile sıralama kuruluşlarında görünürlüğün artması
Birimlerin iyileştirme süreçlerini benimseyerek sürece katkıda bulunması
Üst yönetimin iyileştirme yönetimini içselleştirerek liderlik etmesi
F5.2.5 Yaygınlaştırma ve Danışmanlık İşlemleri
Faaliyetin Amacı: Üniversite genelinde kalite güvence sistemi farkındalığını arttırmak ve ÜNİKYS ticarileştirme danışmanlık hizmeti vermek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- ÜNİKYS Ticarileştirme İşlemleri
- KGS Eğitim İşlemleri
- Kalite Kültürünü Yaygınlaştırma Etkinlikleri İşlemleri
- Akreditasyon Süreçleri
Kalite Komisyonu
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
ORT-Kalite Sorumlusu
ORT-Süreç Koordinatörü
ORT-Süreç Yöneticisi
Yaygınlaştırma ve Danışmanlık Birimi Personeli
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri: KG569 Akredite olan program sayısının toplam program sayısına oranı
KG809 Verilen kalite güvencesi eğitimi sayısı
KG810 Ticarileştirme ile anlaşılan kurum sayısı
Riskler: Akademisyen direnci nedeniyle akredite program sayısının artırılamaması
Eğitim içeriklerinin yetersiz olması nedeniyle paydaş farkındalığının oluşmaması
Fırsatlar: Kalite Koordinatörlüğü kurgu ekibinin sürece hakim ve tecrübeli oluşu
ÜNİKYS yazılımcısının konuya hakim ve tecrübeli oluşu
Kalite Yönetim Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: sevimh@omu.edu.tr | ||
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ | ||
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
SÜRECİN AMACI: Üniversitede yürütülmekte olan eğitim-öğretim, araştırma- geliştirme, topluma katkı ve yönetim sistemi faaliyetlerinin YÖKAK ölçütlerine ve belgelendirme kuruluşları standartlarına uygun olarak kalite güvence sistemi doğrultusunda izlenmesi ve iyileştirilmesi süreçlerini yönetmek | ||
GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
---|---|---|
|
|
|
F5.2.1 Süreç Yönetimi
Faaliyetin Amacı: Üniversitede yürütülen süreçlerin kalite güvence sistemine uygun olarak izlenmesi ve iyileştirilmesini sağlamak | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
Doküman Yönetimi Ofis Personeli Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Risk ve Fırsat Yönetimi Ofis Personeli |
Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu PP.5.2.FR.0026 Risk ve Fırsat Kayıt Formu PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0001-Doküman Ekleme - Değiştirme Talep Formu PP.5.2.LST.0001 Ana Doküman Listesi |
|
İzleme Kriterleri: KG787 Güncellenen doküman sayısının toplam doküman sayısına oranı |
|||
Riskler: Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması |
|||
Fırsatlar: ÜNİKYS Risk ve Fırsat modülü ile üniversitenin risk ve fırsatlarının anlık takip edilebilir olması |
F5.2.2 Veri ve Gösterge Yönetimi
Faaliyetin Amacı: Hedeflerin belirlenmesi, verilerin toplanması, değerlendirilmesi, raporlandırılması ve hedeflere ulaşma durumunun izlenmesi amaçlanmaktadır. | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü Kurumsal Değerlendirme Birim Personeli Kurumsal Performans İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Veri ve Gösterge Yönetimi Personeli |
PP.5.3.FR.0011-Veri Toplama ve Raporlama Takvimi PP.5.2.FR.0037- UNİKYS Gösterge Hazırlama Tablosu PP.5.2.TAL.0001 UNIKYS Gösterge Oluşturma Talimatı |
|
İzleme Kriterleri: KG793 Düzeltilen kurumsal veri değeri sayısı |
|||
Riskler: Gösterge üst hedeflerinin doğru belirlenememesi nedeniyle hedefe ulaşma raporlarının yanlış olması |
|||
Fırsatlar: Veri kütüphanesi yapısıyla tekrarlı veri girişlerinin önlenmesi |
F5.2.3 Kurumsal Değerlendirme Yönetimi
F5.2.4 Kurumsal Performans İzleme ve İyileştirme Yönetimi
Faaliyetin Amacı: Programların akreditasyon altyapısını güçlendirmek, kalite ölçütlerine uyumlaştırmak, sıralama kuruluşlarında görünürlülüğünü artırmak ve eğitim öğretim performansını izlemek ve yürütülen faaliyetlerin iyileştirilmesini sağlamak, üniversitemizin ulusal / uluslararası görünürlüğünü arttırmak | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü Kurumsal Performans İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi |
Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ PP.1.2.FR.0036-Öğretim Elemanı Ders Tanıtım Formu PP.1.2.FR.0038-Eğitim Öğretim Performansı Birim Geri Bildirim Formu PP.1.2.FR.0094-Eğitim-Öğretim Performansı Değerlendirme Takvimi PP.1.2.FR.0095-Eğitim-Öğretim Performans Ölçüm Formu PP.1.2.FR.0006-Eğitim Öğretim Performansı Birim Amiri Değerlendirme Formu PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu PP.5.3.FR.0020-Ders Değerlendirme Anket Formu PP.1.2.PRS.0032 OMÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM PERFORMANSININ DEĞERLENDİRİLMESİNE AİT USUL VE ESASLAR PP.5.1.PLN.0001-Eylem Planı Takip Çizelgesi PP1.2.KLV.0002-Eğitimde Revizyon İzleme ve Yönlendirme Kılavuzu |
|
İzleme Kriterleri: KG801 Uygun görülmeyen ders açma talebi sayısı |
|||
Riskler: Eylem planından birimler tarafından açılan DİF takibinin yapılmaması ve PUKO çevriminin tamamlanamaması |
|||
Fırsatlar: Eğitim öğretim performans ölçeği için eopd.omu.edu.tr sistemi kullanıldığından sürekliliğin sağlanması |
F5.2.5 Yaygınlaştırma ve Danışmanlık İşlemleri
Faaliyetin Amacı: Üniversite genelinde kalite güvence sistemi farkındalığını arttırmak ve ÜNİKYS ticarileştirme danışmanlık hizmeti vermek | |||
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
---|---|---|---|
|
Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Yaygınlaştırma ve Danışmanlık Birimi Personeli |
|
|
İzleme Kriterleri: KG569 Akredite olan program sayısının toplam program sayısına oranı |
|||
Riskler: Akademisyen direnci nedeniyle akredite program sayısının artırılamaması |
|||
Fırsatlar: Kalite Koordinatörlüğü kurgu ekibinin sürece hakim ve tecrübeli oluşu |